Functieomschrijving
Ben jij de energieke en ondernemende secretaresse met een vooruitdenkende blik? Weet jij heel goed prioriteiten te stellen? Ben jij een kei in plannen en organiseren? En behoud je je goede humeur ook in stressvolle situaties? Als dat zo is, dan ben jij de collega die wij zoeken! Hoe jij bijdraagt in je rolJouw streven? De manager steeds een stap voor zijn. Dus in plaats van af te wachten of vragen te stellen, onderneem jij liever direct actie. Dat zit hem in kleine dingen, zoals alvast die ene conceptbrief opstellen. Daarnaast zorg je uiteraard voor een overzichtelijke en actuele agenda, bereid je vergaderingen voor, bewaak je de afgesproken acties en archiveer je documenten. En natuurlijk ben je alert op sociale gebeurtenissen. Een succes dat gevierd moet worden? Iemand die met pensioen gaat? Het onboarden van nieuwe medewerkers? Jij coördineert passende (online) sociale bijeenkomsten en leidt dit in goede banen.Sta je alleen in je werkzaamheden? Zeker niet. Je werkt binnen een pool met 10 secretaresses van alle andere vakgroepen. Op hen kun je altijd terugvallen. En tijdens je inwerkperiode heb je een buddy die je alle ins en outs van onze organisatie bijbrengt. Ben je ambitieus? Je kunt bij ons in de toekomst wisselen van vakgroep of wellicht als project- of programmaondersteuner aan de slag. Kortom, je hebt bij ons een uitdagende baan met perspectief.Als secretaresse verwachten we van jou een proactieve rol in het team van secretaresses door zelf met voorstellen te komen hoe we zaken handiger of efficiënter kunnen organiseren. Dit is waar jij voldoening uit haaltJij ontzorgt de managers van 1 of 2 vakgroepen op administratief, secretarieel en operationeel vlak. Hoe? In eerste instantie door proactief mee te denken over hoe we ons huidige proces het beste kunnen vormgeven en verbeteren. Bij het KNMI ben jij de schakel tussen jouw manager(s) en de vakgroepmedewerkers. Dankzij jouw feeling met de medewerkers weet je precies wat er speelt. Wringt het ergens? Dan draag je naast het signaleren zo mogelijk ook bij aan een oplossing. Zo bewaak je de interne samenhang. Het KNMI biedt een uitdagende ondersteunende baan in een complexe politiek-bestuurlijke omgeving. Een organisatie die volop in beweging is én in de publieke belangstelling staat. Jij pakt de kans om hier je ervaring uit te breiden met beide handen aan. Je zet je kennis, netwerk en professionele vaardigheden optimaal in en laat ze verder groeien. Voor jezelf en voor het KNMI als geheel. Meer weten of solliciteren?Is jouw interesse gewekt? Dan ontvangen wij graag jouw sollicitatie middels onderstaande button. Wil je eerst nog een even sparren over de functie? Neem dan gerust contact op met Matthijs Lodder, teamleider, via 06-44367930. Wij kijken uit naar jouw sollicitatie!
Functie-eisen
een havo- en/of een mbo 4-diploma; enkele jaren werkervaring als management assistente, secretaresse of als office manager; je beheerst de Windows MS-Office programma's, zoals Outlook, Excel, Word en Powerpoint; je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, zowel in woord als geschrift. Je herkent je in de volgende eigenschappen Onze nieuwe collega staat stevig in de schoenen en weet de rust te bewaken. Je laat je niet gek maken door alle zaken die op je afkomen in een soms hectische omgeving. Samenwerken doe je graag en goed. Verder ben je initiatiefrijk en ga je vlot en zelfstandig aan de slag. Dat je accuraat bent spreekt voor zich. Mogelijkheden om het werk van de manager te verlichten? Jij ziet ze én grijpt ze aan. Je houding is kritisch en energiek en je hebt een flexibele instelling. Voldoe je (nog) niet aan alle eisen, maar heb je wel de drive en potentie om je te ontwikkelen tot volwaardig managementassistent? Ook dan nodigen we je uit om te reageren en kijken we graag samen naar de mogelijkheden, onder meer van een opleidingsprogramma op maat.
Arbeidsvoorwaarden
Salarisniveau schaal 6 Maandsalaris Min €2.557 - Max. €3.190 (bruto) Dienstverband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd Contractduur Vast contract voorafgegaan door een jaarcontract. Bij voldoende functioneren: na een jaar omzetting in onbepaalde tijd Minimaal aantal uren per week 24 Maximaal aantal uren per week 32
Overige arbeidsvoorwaarden
Volop doorgroei- en ontwikkelmogelijkhedenDe Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Denk aan het volgen van opleidingen en het behalen van certificeringen. Ook bieden we loopbaancoaching als je daar behoefte aan hebt. Interessante extra'sNaast het salaris ontvang je een individueel keuzebudget (IKB) bestaande uit vakantiegeld van 8% en een jaarlijkse eindejaarsuitkering. Dit IKB bestaat uit geld (16,37% van je bruto jaarsalaris) en/of tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt bijvoorbeeld een deel van je maandinkomen laten uitbetalen wanneer jij dat wenst, het IKB omzetten in verlof of het besteden aan fiscaalvriendelijke doelen. Tot onze andere secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer bedrijfsfitness en volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer.
Bijzonderheden
solliciteer direct, wij kijken ernaar uit! Een eerste kennismaking kan wat ons betreft snel plaatsvinden; gesprekken vinden doorlopend plaats; hebben we de juiste kandidaat gevonden dan sluiten we de vacature; het inwinnen van referenties kan deel uit maken van het sollicitatieproces. Een (online) voorselectietest, een assessment, het maken van een casus en (online) screening via onder meer databanken kunnen deel uitmaken van het sollicitatieproces. Acquisitie naar aanleiding van deze vacature stellen wij niet op prijs.
€2.557 - €3.190