Wil jij werken voor een organisatie met een doel dat er écht toe doet? Als onze nieuwe Office Manager bij het Meldkamerinstituut zorg jij ervoor dat alle opleidingstrajecten goed gerund worden.
Bij het Meldkamerinstituut dragen we direct bij aan de veiligheid en efficiëntie van cruciale hulpdiensten in Nederland. Onze trainingen en adviezen zorgen ervoor dat meldkamers, zoals die van 112, ProRail en de Kustwacht, optimaal kunnen functioneren wanneer elke seconde telt. Als onderdeel van ons hechte team help jij mee om deze impact mogelijk te maken.
Als Senior Office Manager ben je de drijvende kracht achter onze opleidingstrajecten en zorgt je ervoor dat de dagelijkse werkprocessen gestructureerd en soepel verlopen. Samen met een collega backoffice-medewerker bied je onmisbare ondersteuning aan onze directeur Fatima Bonebakker. Van agendabeheer tot het ondersteunen van de directie in diverse logistieke en inhoudelijke taken – jij zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt.
Ons kantoor bevindt zich in een prachtig koetshuis in Langbroek, midden in de natuur nabij Utrecht, waar een klein, hecht team en tientallen externe professionals dagelijks het verschil maken voor onze klanten.
Jouw verantwoordelijkheden:
- Coördineren en beheren van complexe jaarplanningen voor de 40 meldkamers die wij ondersteunen.
- Beheren van de agenda en coördineren van uiteenlopende afspraken, inclusief voorbereiding en opvolging.
- Onderhouden van klantrelaties en het bijwerken van ons CRM-systeem.
- Bewaken van administratieve werkprocessen, zoals het bijhouden van prioriteiten, deadlines, offertetrajecten en nazorg.
- Gehele ondersteuning bieden in de dagelijkse werkzaamheden.
- Docenten en collega's voorzien van de benodigde informatie.
Wat bieden wij:
- Een vaste functie voor 32 uur per week (dagen in overleg).
- Een competitief salaris tussen de € 3.000 en € 3.500 o.b.v. 40 uur.
- 25 vakantiedagen op basis van een 40-urige werkweek.
- Doorgroeimogelijkheden naar een senior positie.
- Een pensioenbijdrage.
- Dagelijks een verzorgde lunch op kantoor.
- Werken op een kantoor gelegen op een prachtig groen landgoed.
- Een collegiale sfeer met regelmatige teamactiviteiten en borrels.
Wat zoeken wij in jou:
Wij zijn op zoek naar een ervaren professional met 3 tot 5 jaar ervaring in een functie zoals Office Manager, Opleidingscoördinator of Managementassistent. Je blijft kalm en gefocust in hectische situaties, waardoor collega's echt op je kunnen rekenen. Je hebt een sterke achtergrond in het organiseren en coördineren van werkzaamheden.Je bent verder:
- Ervaren met het Office-pakket, CRM-systemen en boekhoudprogramma’s zoals Moneybird.
- Een organisatorisch talent dat vooruit kan denken en knelpunten tijdig signaleert.
- Gestructureerd om de complexiteit van taken te kunnen doorgronden. Hierdoor kun je goed prioriteiten stellen.
- Een communicatieve kracht om effectief te schakelen met mensen op diverse niveaus.
- Een klantgerichte professional die begrip toont voor de behoeften en situatie van anderen.
Over het Meldkamerinstituut
Het Meldkamerinstituut is een jong, snelgroeiend adviesbureau dat meldkamers in heel Nederland ondersteunt en opleidt. In een paar jaar tijd zijn wij toonaangevend geworden in deze sector en werken we samen met organisaties zoals 112-meldkamers, ProRail, de Tweede Kamer, en de Kustwacht. Wij verzorgen onder andere trainingen voor overheidshulpdiensten, infrastructuur, gebouwbeveiliging en toezicht & handhaving.
Sollicitatieprocedure
Herken jij jezelf in deze vacature? Stuur dan je CV en motivatie naar backoffice@meldkamerinstituut.nl, t.a.v. Fatima Bonebakker. Voor vragen kun je bellen naar 0343-234112.