Gesloten vacatures medisch secretaresse Utrecht

Organisatie MDL Fonds voorheen Maag Lever Darm Stichting

Vier miljoen Nederlanders bezoeken jaarlijks een arts met een ziekte aan de maag, darm, lever, slokdarm, galwegen of alvleesklier: levensbedreigend, levenslang of voorbijgaand. Als MDL Fonds zetten wij alles op alles voor het voorkomen, vroeg opsporen, genezen en verlichten van MDL-ziekten.

Krijg jij energie van administratief werk, structuur en ondersteunen? Wil jij met jouw nauwkeurigheid en organisatietalent bijdragen aan wetenschappelijk onderzoek binnen MDL Fonds? Dan maken we binnen het team Kennis & Innovatie graag kennis met jou.

Wat ga je doen?

In deze veelzijdige rol ondersteun je bij het opstellen van managementinformatie en zorg je dat financiële processen goed verlopen. Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Het zorgdragen voor een goede administratieve ondersteuning en procesbewaking m.b.t. De financieringsaanvragen voor wetenschappelijk onderzoek.
• Invoeren, verwerken en actueel houden van gegevens, dossiers en databestanden, en het helder en zorgvuldig opstellen van correspondentie, zoals toekenningsbrieven en andere ondersteunende documenten.
• Beheren van de research-inbox en het correct doorzetten of beantwoorden van binnengekomen berichten.
• Zorgdragen voor een gestructureerde vastlegging en toegankelijkheid van informatie in systemen zoals AFAS Profit, Microsoft Teams en de bijbehorende (digitale) mappenstructuur.
• Bewaken van deadlines v.w.b. De aanlevering van onderzoeksrapportages, beoordelingsverslagen, voortgangs- en eindrapportages en afhandeling van hiervan volgens vastgestelde procedures.
• Signaleren van eventuele verbeterpunten zodat processen nog efficiënter kunnen verlopen.
• Ondersteunen bij de urenadministratie van de collega’s en draagt bij aan het gebruiken hiervan voor subsidieprojecten.
• Meehelpen bij het organiseren van bijeenkomsten en de praktische voorbereiding voor congresdeelnamen.

Als administratief medewerker K&I werk je binnen het team Kennis & Innovatie (K&I) van MDL Fonds. Binnen dit team wordt het hele proces van de toekenning van (wetenschappelijk) onderzoek tot aan de resultaat-fase verzorgd. Jij ondersteunt dit proces administratief en zorgt ervoor dat alles zorgvuldig en gestructureerd verloopt. Als administratief medewerker K&I ben je o.a. Verantwoordelijk voor het administratief afhandelen van nieuwe onderzoeksaanvragen en het ondersteunen van lopende onderzoeken conform procedures.

Wij zoeken een administratief sterke collega die het team Kennis & Innovatie ondersteunt en bijdraagt aan een zorgvuldige en prettige samenwerking binnen het team.

Wie ben jij?

Je bent vooral iemand die plezier haalt uit administratief en ondersteunend werk. Daarnaast:

• Heb je MBO- 4 werk- en denkniveau.
• Heb je enige kennis van medische terminologie (bijvoorbeeld als medisch secretaresse).
• Werk je nauwkeurig en zelfstandig.
• Kun je structuur aanbrengen en behouden, terwijl je ook snel en adequaat inspringt op ad-hoc vragen en taken.
• Ben je een kei in procesbewaking.
• Heb je een echte hands‑on mentaliteit en ondersteun je collega’s graag.
• Kun je goed overweg met Microsoft Office (Word en Excel).
• Ervaring met een CRM-systeem is een pré (wij werken met AFAS Profit).

Als jij deze waarde aan onze stichting kunt toevoegen, dan zetten wij daar graag iets tegenover. MDL Fonds heeft jou veel te bieden, zoals:

• Salaris tussen € 2.701,43 en € 3.643,79 bruto per maand (40 uur), afhankelijk van leeftijd en ervaring
• 30 vakantiedagen bij een fulltime dienstverband
• Aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder 30 vakantiedagen per jaar op fulltime basis en een goede pensioenregeling
• Volledige reiskostenvergoeding met openbaar vervoer. Het kantoor ligt aan het NS-station Amersfoort
• Een jaarcontract met uitzicht op vast dienstverband
• Een fijne werkplek met een informele sfeer.
• Een veelzijdige baan met veel eigen inbreng.

Word jij blij van administratief werk, overzicht en ondersteunen?
En lijkt het je leuk om binnen een betrokken team bij te dragen aan het soepel laten verlopen van processen rondom onderzoek? Dan nodigen wij je graag uit om te solliciteren!

Stuur je motivatie en CV naar sollicitatie@mdlfonds.nl t.a.v. Cynthia van Etten (HR-adviseur) onder vermelding van "Administratief Medewerker K&I".

De eerste gesprekken vinden plaats in de week van 16 februari. Kandidaten die hiervoor in aanmerking komen, ontvangen hierover bericht.

We streven naar een divers personeelsbestand en nodigen daarom kandidaten met verschillende achtergronden en ervaring uit om te reageren.

We werven zelf, dus acquisitie is niet gewenst.