Als secretaresse Bedrijfsvoering ben je verantwoordelijk voor het plannen van afspraken en het agendabeheer van twee teamleiders. Door jouw ondersteuning komen ze goed voorbereid en op tijd op al hun afspraken. Ook draag je bij aan de organisatie van bijeenkomsten en evenementen. Verder houd jij je bezig met processen, zoals de afhandeling documentenstromen.
De functie is voor 28 - 36 uur per week in verband met zwangerschapsverlof.
Wat ga je doen?- Agendabeheer;
- Ondersteunen bij het organiseren vergaderingen en evenementen;
- Routing documenten;
- Ondersteunende taken bij vacatures;
- Overige ad-hoc werkzaamheden.
- Een afwisselende baan bij Provincie Overijssel;
- Je wordt beloond met een marktconform salaris van € 2994,33 / schaal 5, conform cao Provincie;
- Je bouwt naar rato 25 vakantiedagen per jaar op en je ontvangt 8,33% vakantiegeld over je verdiende salaris;
- Pensioenopbouw vanaf dag 1;
- Een thuiswerkvergoeding van 3,00 per dag en een eindejaarsuitkering;
- Doorbemiddeling bij einde opdracht of einde dienstverband.
Als medewerker via Driessen kun je daarnaast rekenen op mooie extra's zoals collectiviteitskortingen bij verschillende (zorg)verzekeringen, een fiscaal voordelige uitruilregeling en €10 korting op je sport abonnement bij een van de 3550 sportscholen. Ook kun je bij ons gratis deelnemen aan verschillende opleidingen en workshops.
Wat vragen we van jou?- Enkele jaren ervaring in een secretaresse of ondersteunende functie op vergelijkbaar niveau;
- Een secretaresseopleiding (MBO 4) afgerond is een pré;
- Ervaring in het werken met de programma's van Microsoft Office en digitaal vergaderen via Teams;
- Als je ook nog bekend bent met SAP, Youforce en SharePoint dan worden wij daar helemaal blij van;
- Een goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
Als secretaresse ben je een kei in plannen en organiseren. Hierbij weet je goed te prioriteren, snel te schakelen en heb je een proactieve houding zodat je de twee teamleiders zo veel mogelijk kunt ontzorgen. Je bent stressbestendig en gewend om met deadlines en werkdruk om te gaan. Ook ben je communicatief vaardig en je kunt vanzelfsprekend uitstekend omgaan met vertrouwelijke informatie.
De ontwikkelingen in het vak (digitaal vergaderen, werken op afstand, etc.) vragen een professionele en flexibele aanpak van jou als medewerker. Daarnaast ben je bereid om met een positieve en frisse blik een bijdrage te leveren aan de doorontwikkeling van het secretariaat.
In deze rol ben je de secretaresse voor twee teamleiders Jeanine en Carolien. Jeanine stuurt het financiële team aan en Carolien is manager van het team Rapportage en Financiële Administratie. In jouw rol maak je deel uit van het afdelingssecretariaat van de afdeling Bedrijfsvoering. Dit team bestaat momenteel uit 5 collega's die samen zorgdragen voor de ondersteuning alle teamleiders, en van het hoofd van de afdeling. Een hecht team dat elkaar ook waarneemt bij afwezigheid.
Het afdelingssecretariaat maakt onderdeel uit van de afdeling Bedrijfsvoering, één van de acht afdelingen binnen provincie Overijssel. De afdeling zorgt dat de organisatie haar bestuurlijke en uitvoerende processen zo goed en efficiënt mogelijk kan uitvoeren. Hierdoor kunnen collega's van andere afdelingen zich helemaal richten op de provinciale opgaven.
Is je interesse gewekt?Reageer op deze vacature via de sollicitatieknop. Heb je een vraag over deze vacature? Neem dan telefonisch contact met Jinke van Wieren of Yvette Stappenbeld op via 038-204 10 11 of stuur een e-mail via zwolle@driessen.nl.