Vacatures secretaresse Nijkerk

Wij zoeken per 1 april as. Een assistent stagecoördinator die de manager opleiding jaar 2 assisteert en verantwoordelijk is voor de continuïteit en kwaliteit van de stageplanning in het tweede opleidingsjaar.

Als assistent stagecoördinator bij de Huisartsopleiding werk je in een dynamische werkomgeving waar een beroep wordt gedaan op jouw organisatietalent, snel kunnen schakelen en accuratesse. Je maakt onderdeel uit van het team coördinatie (stage)opleiders, dat gevormd wordt door jou en twee assistent opleiders; ieder teamlid heeft zijn eigen taak en gezamenlijk is het team verantwoordelijk voor de optimalisering van de organisatorische processen rondom (stage)opleiders. Bij piekmomenten ondersteunen jullie elkaar én jullie zorgen voor continuïteit door werkzaamheden van elkaar over te nemen bij ziekte en/of vakantie.

Je kerntaken zijn: zorgen voor een passende koppeling van tweedejaars aios en hun stageplek en het verzorgen van communicatie daarover. Je houdt de beschikbaarheid van stage-instellingen en de status van hun erkenning bij en je zorgt ervoor dat alle stageleerwerkplannen actueel zijn. Je bent eerste aanspreekpunt voor de stageplek en plant, in het kader van onze kwaliteitscyclus, stagebezoeken in en handelt de uitkomsten hiervan administratief af. Ook registreer je de opleidingstrajecten van de aios, waarbij je proactief meedenkt bij afwijkende trajecten door bijv. Zwangerschap of ziekte. Verder verstrek je, samen met de staffunctionaris vrijstellingen, informatie over vrijstellingen voor stages in het tweede opleidingsjaar en handel je de aanvragen voor vrijstellingen administratief af.

Als assistent stagecoördinator werk je nauw samen met de manager opleiding, stagecoördinatoren en de secretaresse onderwijs van jaar 2. Je bent niet alleen uitvoerend bezig, maar denkt ook mee over een adequate organisatie. Je hebt contacten met zowel de medeondersteuners, de managers opleiding van alle opleidingsjaren en de docenten, als met de aios, stage-instellingen, de stagecoördinatoren en de staffunctionaris vrijstellingen. Daarnaast heb je contact met externe instanties die door regelgeving invloed uitoefenen op de opleiding.

Huisartsopleiding Utrecht is een onderdeel van het Julius Centrum, een divisie van het UMC Utrecht. De huisartsopleiding hecht veel waarde aan goed georganiseerd en enthousiast onderwijs in het basiscurriculum, de vervolgopleiding en het postacademisch onderwijs. Doel is gemotiveerde huisartsen in opleiding te krijgen en goede huisartsen af te leveren.

De huisartsopleiding is een driejarige opleiding na het artsexamen. De opleiding is sterk praktijkgericht. In het eerste en derde jaar lopen de artsen in opleiding tot specialist (aios) stage in een huisartspraktijk. Hier staat het individuele leertraject centraal. In het tweede jaar wordt stage gelopen bij ziekenhuizen, GGZ-instellingen en verpleeghuizen. Als Utrechtse huisartsopleiding leiden we jaarlijks circa 300 huisartsen op en hebben we ongeveer 85 medewerkers.

• MBO niveau 4/ HBO werk- en denkniveau met enige jaren ervaring in een soortgelijke functie en affiniteit met onderwijs en planning is een pre;
• beschikbaarheid van 20-22 uur per week (werkdagen in ieder geval dinsdag en woensdag de hele dag en donderdag 4-6 uur).
• zelfstandig kunnen werken, goed kunnen anticiperen op veranderingen en een inschatting kunnen maken van wat deze veranderingen betekenen voor de uitvoering van je werkzaamheden
• uitstekende computervaardigheden: o.a. Parate kennis van MS Office en de bereidheid je te verdiepen in het werken met het koppelingssysteem Matchmaker, een elektronische leeromgeving en het softwareprogramma Family;
• de bereidheid om (indien nodig) cursussen te volgen en je te verdiepen in onderwerpen binnen je taakgebied;
• flexibiliteit, stressbestendigheid en accuratesse;
• ervaring met plannen en organiseren;
• een pragmatische, tactvolle en discrete instelling;
• uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk.

Graag ontvangen wij uiterlijk 2 maart as. Aanstaande je motivatiebrief en cv. Deze kun je sturen naar Mark van Dijk, officemanager, via m.s.dijk-27@umcutrecht.nl.

Voor nadere informatie over de functie kun je eveneens contact opnemen met Mark van Dijk via dit e-mailadres of telefonisch via 06 27744065 (bereikbaar van dinsdag tot en met vrijdag).