Het directiesecretariaat bestaat uit een office manager en 3 managementassistenten, die gezamenlijk de zes directieleden van OCW ondersteunen met agendabeheer, mailverkeer, het (telefonisch) te woord staan van medewerkers en relaties, de ontvangst van gasten en logistieke ondersteuning. We werken met plezier en intensief samen in een hecht team met directieleden, inhoudelijk adviseurs en managementassistentes.
Als junior managementassistent ondersteun je één directielid binnen een loyaal en professioneel team van drie managementassistenten en een officemanager. Je bent het eerste aanspreekpunt en zorgt ervoor dat het complexe agendabeheer altijd klopt. Dit begint met het zorgvuldig beoordelen en prioriteren van de vele verzoeken die binnenkomen.
Je zorgt ervoor dat de directeur alle benodigde informatie tijdig ontvangt en dat de juiste mensen aan tafel zitten voor vergaderingen en bijeenkomsten. Daarnaast scan je de mailbox van de directeur op vergaderverzoeken en inkomende stukken voor vergaderingen en onderhoud je nauw contact met de directeur en je collega's.
Hoewel je een sterke faciliterende instelling hebt, ben je ook in staat om verwachtingen te managen en waar nodig bij te stellen.