Als ervaren bestuurssecretaresse ondersteun je het college in samenwerking met twee andere bestuurssecretaresses. Je weet op een efficiënte en effectieve manier onderscheid te maken tussen urgente en niet urgente zaken.
Je bent verantwoordelijk voor:
- De behandeling van aanvragen voor Koninklijke onderscheidingen en de organisatie van de lintjesregen/bijeenkomst gedecoreerden op Koningsdag;
- Kabinetszaken (zoals jubilea inwoners, de jaarlijkse Dodenherdenking en veteranenbijeenkomst);
- Het bewaken van de agenda’s, de benodigde informatie en een goede stukkenstroom ten behoeve van (bestuurlijke) overleggen. Waar nodig stem je nader af wanneer informatie of stukken niet tijdig of onvolledig zijn;
- Het plannen en organiseren van afspraken, overleggen en bijeenkomsten;
Jij bent sterk in organiseren en kunt snel schakelen. Verder ben je collegiaal en waar nodig vervang je collega's.
Waar kom je te werken?Je wordt onderdeel van het team Publiek en Bestuur van de afdeling Bestuur- & Managementondersteuning. Binnen deze afdeling is het onze taak om bestuur, management en medewerkers zo goed mogelijk te ondersteunen en te adviseren in de uitvoering van hun taken. Dit met als doel een optimale en kwalitatief goede dienstverlening richting onze inwoners, ondernemers en verenigingen.
Het secretariaat bestaat momenteel uit negen collega’s. Zij ondersteunen de managers, MT en het college. Daarnaast wordt ondersteuning en begeleiding geleverd bij projecten. Onze werksfeer kenmerkt zich door collegialiteit, respect en saamhorigheid. We zijn trots op ons werk!
Wat maakt werken in Staphorst speciaal?Gemeente Staphorst is uniek, met een eigen karakter. Bijna iedereen kent ons wel en heeft daar een beeld bij. Veelal gebaseerd op haar oorsprong, cultuurhistorie en erfgoed. Daar hechten wij zeker waarde aan. Maar Staphorst is meer: het ondernemerschap, de bedrijvigheid, een compleet voorzieningenniveau en de verrassend mooie natuur zijn ook belangrijke kenmerken. Met iets meer dan 18.000 inwoners, waarvan een derde jonger dan 20 jaar, zijn wij een jonge en dynamische gemeente.
Als gemeentelijke organisatie maken we gebruik van de kracht van die dynamische samenleving. We bewegen flexibel mee en zijn een overheid die, veel meer dan voorschrijvend en controlerend, de voorwaarden wil scheppen voor inwoners en ondernemers. We werken in het hier en nu met onze blik steeds gericht op de toekomst. Bij de gemeente Staphorst werken we met korte lijnen, waardoor we snel en persoonlijk inspelen op de wensen van onze inwoners en bedrijven.
Wat heb je nodig om deze baan goed te kunnen doen?- HBO werk- en denkniveau, gericht op officemanagement of secretariële ondersteuning;
- Een aantal jaren gemeentelijke ervaring als kabinetsmedewerker;
- Je hebt uitstekende kennis en ervaring met meerdere digitale systemen zoals Microsoft 365, iBabs en Lint;
- Je communiceert helder, zowel mondeling als schriftelijk;
- Je hebt een prettige en professionele omgang met collega’s en externe contacten;
- Je werkt nauwkeurig en hebt oog voor detail;
- Je schakelt moeiteloos tussen verschillende taken en blijft flexibel onder druk;
- Je improviseert als de situatie daarom vraagt;
- Je denkt gestructureerd en houdt overzicht, ook in drukke periodes.
- Deze functie kent een minimumsalaris van € 3.283,- (schaal 7) en een maximumsalaris van € 5.225,- (schaal 8) bruto per maand inclusief IKB. De inschaling vindt plaats op basis van jouw vooropleiding, kennis en ervaring.
- Je hebt recht op 201,6 uur verlof en via het IKB bestaat de mogelijkheid voor het bijkopen van 187 uur op basis van een fulltime (36 uur) dienstverband.
- Een vrij te besteden individueel keuzebudget (IKB) van 17,05%.
- We vinden vitaliteit belangrijk! Daarom ligt er elke dag vers fruit van lokale ondernemers klaar. Daarnaast bieden we een budget voor persoonlijke gezondheid aan (€125 naar rato van je dienstverband). Ook krijg je een tegemoetkoming voor zorgverzekering.
- We bieden flexibele werktijden en mogelijkheid tot thuiswerken.
- Je krijgt de mogelijkheid om opleidingen te volgen met aandacht voor jouw persoonlijke en professionele ontwikkeling.
Bekijk hier alle secundaire arbeidsvoorwaarden en onze manier van (thuis)werken.
Hoe komen we met jou in contact?We houden in Staphorst niet van lange procedures. Solliciteer via onderstaande link voor 7 november samen met een cv en bondige motivatie waarom we juist met jou verder zouden moeten. De eerste gesprekken staan gepland op donderdag 11 november.
Binnen de selectieprocedure wordt gebruik gemaakt van de assessment-tool PI (Predictive Index).
Vragen? Neem dan contact op met Jacob Herms, teamcoördinator team Publiek en Bestuur, via telefoonnummer (0522) – 46 74 15.
De interne- en externe selectieprocedure verloopt gelijktijdig. Bij gelijke geschiktheid geniet de interne kandidaat de voorkeur.
#J-18808-Ljbffr€3283 - €5225 monthly