Gesloten vacatures directiesecretaresse Enschede

Als Medewerker Business Support (Pensioenfonds ING) rapporteer je aan de Bestuurssecretaris en maak je onderdeel uit van het secretariaat Bestuursbureau.

Team

Je maakt deel uit van een compact team dat bestaat uit de Bestuurssecretaris, de Personal Assistant/Office Manager en jou als Medewerker Business Support.

Over Pensioenfonds ING

Pensioenfonds ING is een ondernemingspensioenfonds zonder winstoogmerk. Onze missie: op hoogwaardige wijze uitvoering geven aan de pensioenovereenkomsten die ING Bank en NN Group bij ons hebben ondergebracht voor hun (voormalige) werknemers.

Wij streven naar een waardevast pensioen voor onze (gewezen) deelnemers en pensioengerechtigden, en beleggen op maatschappelijk verantwoorde wijze. Met een belegd vermogen van circa €26 miljard en 65.000 deelnemers behoren we tot de grotere ondernemingspensioenfondsen in Nederland.

Het Bestuursbureau ondersteunt het Algemeen Bestuur en verzorgt beleidsvoorbereiding en uitvoering op het gebied van:

• Risicomanagement
• Vermogensbeheer
• Pensioenreglementen
• Communicatie
• Externe verantwoording

Het Bestuursbureau wordt aangestuurd door de uitvoerende bestuurders.

Kijk voor meer informatie over Pensioenfonds ING op onze website: www.pensioenfondsing.nl.

Taken en verantwoordelijkheden

Je ondersteunt het secretariaat van het Bestuursbureau van Pensioenfonds ING en werkt nauw samen met de directiesecretaresse/ office manager. Je taken zijn divers:

Contractbeheer

• Vanuit het Bestuursbureau neem je opdrachten aan om documenten ter ondertekening aan te bieden via DocuSign, en vult deze zo nodig aan met de daarvoor bestemde programma's;
• In overleg met de vermogensbeheerjurist werk je aan de workflow van documenten (opstellen en bewerken, via het ondertekenen tot het opvolgen en archiveren in de daarvoor bestemde systemen);
• Je verzorgt (koeriers-)zendingen van contracten ter ondertekening of legalisering;
• Je initieert de jaarlijkse uitvraag van de contracten aan de business owners vanuit de contractendatabase en verwerkt eventuele aanpassingen in de database die daaruit voortvloeien.

Correspondentie

• Je opent en registreert de (elektronische) post, bepaalt de prioriteit en handelt de post af, of bereidt de afhandeling door de directiesecretaresse voor;
• Je stelt schriftelijke stukken op, zowel zelfstandig als op basis van gegeven richtlijnen.
• Je behandelt brieven, e-mails en werkt deze uit in de daarvoor geldende huisstijl en zorgt voor verzending.
• Post van deurwaarders stuur je door voor het Pensioenloket en vernietigt deze na ontvangstbevestiging door het Pensioenloket.

Ondersteuning ICT

• Je werkt praktisch mee aan het door het UB vast te stellen en door de ICT-manager te concipieren strategische ICT-beleid;
• Je bent de schakel tussen het Bestuursbureau en de ICT-provider;
• Je signaleert mogelijke verbeterpunten op ICT-gebied en brengt die samen met de ICT-provider verder;
• Je signaleert storingen bij ICT-apparatuur en zorgt voor het vastleggen van de in bruikleen gegeven bedrijfsmiddelen en administreert ICT-licensies.

Host

• Je verricht werkzaamheden van representatieve aard (host);
• Je levert een bijdrage aan de uitvoering van bepaalde projecten, zoals verhuizingen, procesbeschrijvingen, het invoeren van procedures en/of apparatuur e.d.
• Je organiseert in voorkomende gevallen evenementen (die buiten de verantwoordelijkheid van het evenementenbureau vallen), recepties en jubilea.
• Je verzorgt attenties, relatiegeschenken, kantoorbenodigdheden;
• Je neemt deel aan overleggen binnen de eigen functie (bijeenkomsten met secretariaat van het Bestuursbureau).

Hoe word je succesvol in deze rol?

Je werkt zelfstandig, neemt initiatief en kunt goed prioriteiten stellen en weet zaken te combineren. Daarnaast dien je discreet om te gaan met vertrouwelijke informatie.

Wat neem je mee:

• Minimaal werk- en denkniveau MBO+;
• Secretariël vaardigheden;
• Communicatief sterk in zowel de Nederlandse als de Engelse taal;
• Affiniteit met ICT.

Salaris en arbeidsvoorwaarden

We willen ervoor zorgen dat je de juiste balans vindt tussen je carrière en je privéleven. Lees hier meer over hoe we dat doen. De voordelen van werken bij ING zijn onder andere:

• 15-28 vakantiedagen (afhankelijk van je contract)
• 24 uur per week
• Pensioenregeling
• 13e maand
• 8% vakantiegeld
• Hybride werken
• Persoonlijke groei en uitdagend werk met eindeloze mogelijkheden
• Een informele werkomgeving met innovatieve collega's

Over ons

Benieuwd hoe ING mensen en bedrijven helpt vooruit te komen? Ontdek wat we doen en wat we jou kunnen bieden.

Vragen?

Neem contact op met de recruiter die aan de vacature is gekoppeld. Wil je direct solliciteren? Upload dan je CV en motivatiebrief door te klikken op de knop 'Solliciteer'.

#J-18808-Ljbffr