Wij zijn op zoek naar een proactieve en georganiseerde Administratief Facilitair Medewerker om ons lokale managementteam te ondersteunen. In deze rol ben je verantwoordelijk voor het verlenen van administratieve ondersteuning, facilitaire taken en organisatorische assistentie. Je zult werkzaam zijn op twee locaties in Eindhoven, met vaste aanwezigheidsdagen per locatie. Hierdoor ben je visueel het aanspreekpunt en onderhoud je contacten voor beide locaties. Deze functie betreft een werkweek van maandag t/m vrijdag (32-40 uur per week).
Verantwoordelijkheden:
Coördinatie en Contact:
- Onderhouden van contact met contractors en facilitaire leveranciers (bijv. Post, Schoonmaak, printen, badgesysteem, fruit etc.).
- Samenwerken met gebouwbeheerders.
Algemene Administratieve Taken:
- Beheren van documentondertekeningen en postverwerking.
- Vervullen van receptietaken zoals het beheer van bezoekerssystemen, kantoorbenodigdheden en poolauto's.
- Verantwoordelijk voor communicatie en e-mails met betrekking tot locatiegerelateerde onderwerpen.
Inkoopafhandeling:
- Onderhouden van contacten met niet-kritische leveranciers voor offerte-aanvragen.
- Verrichten en bewaken van bestellingen en levertijden; vastleggen van ontvangsten in het geautomatiseerde inkoopsysteem.
- Opvolgen en verwerken van facturen (zowel kritische als niet-kritische inkoop) voor betaling door de gecentraliseerde financiële afdeling.
- Oplossen van facturatieproblemen in samenwerking met de financiële afdeling.
- Signaleren en bespreken van verbetermogelijkheden in administratieve processen met de leidinggevende.
Calamiteiten en Veiligheid:
- Optreden bij calamiteiten en escaleren naar de leidinggevende.
- Deelname aan het BHV-team.
Continuous Improvement:
Leiden en ondersteunen van lokale Continuous Improvement projecten (bijv. Gezamenlijke communicatie tussen beide kantoren, migratie naar OneDrive, opzetten van belruimtes).
Veel vrijheid om projecten op jouw manier aan te pakken in overleg met het lokale managementteam.
Een dynamische en afwisselende functie binnen een professioneel team.
Mogelijkheid om te werken op twee locaties met vaste aanwezigheidsdagen.
Veel vrijheid en verantwoordelijkheid binnen de rol.
Een werkweek van 32-40 uur met een marktconform salaris. €2600-€3300
Een tijdelijk dienstverband met uitzicht op vast contract voor een fulltime functie.
Functie-eisen:
Uitstekende organisatorische vaardigheden.
Ervaring met administratieve en facilitaire taken.
Sterke communicatieve vaardigheden.
Proactieve en flexibele werkhouding.
Vermogen om zelfstandig te werken en initiatieven te nemen.
Ervaring met inkoopprocessen en factuurverwerking is een pre.
BHV-certificering of bereidheid om deze te behalen.
Onze opdrachtgever is een toonaangevend bedrijf dat wereldwijd opereert in de productie en levering van industriële gassen en aanverwante diensten. Als onderdeel van een Franse multinational is onze opdrachtgever actief in diverse sectoren zoals gezondheidszorg, chemie, energie en elektronica. Het bedrijf levert een breed scala aan gassen zoals zuurstof, stikstof, waterstof en argon, evenals bijbehorende apparatuur en technologieën. Met een sterke focus op innovatie en duurzaamheid, streeft onze opdrachtgever ernaar om haar klanten te voorzien van efficiënte en milieuvriendelijke oplossingen. Het hoofdkantoor is gevestigd in Eindhoven, van waaruit het bedrijf haar operaties coördineert en haar klanten ondersteunt.
2644 - 3300