Firmitas groeit, en daarom zoeken we een proactieve en gestructureerde Backoffice Medewerker die energie krijgt van regelen, organiseren en ondersteunen. Jij bent de stille kracht achter de schermen die ervoor zorgt dat onze zorgteams, locaties en leveranciers soepel kunnen samenwerken. Dankzij jouw overzicht, nauwkeurigheid en communicatieve vaardigheden blijft onze organisatie draaiende.
Wat ga je doen?
- Ticketbeheer en coördinatie: Je bewaakt de voortgang van tickets, houdt deadlines in de gaten, koppelt terug naar locaties en afdelingen en signaleert urgente situaties die snel opgepakt moeten worden;
- Administratieve ondersteuning: Je verwerkt VECOZO‑berichten, stelt contracten en overeenkomsten op, controleert en archiveert dossiers en bewaakt de volledigheid en deadlines van documentatie;
- Bestellingen, leveranciersbeheer & werkspullen: Je plaatst en volgt bestellingen op, onderhoudt contact met leveranciers, registreert materialen en kosten, beheert werkspullen voor medewerkers en houdt voorraad en leveringen nauwkeurig bij;
- Documentenbeheer: Je beheert digitale en fysieke documenten, zorgt voor juist versiebeheer en autorisaties, signaleert verlopen documenten en ondersteunt bij AVG‑proof opslag en archivering;
- Planning en organisatie: Je ondersteunt bij personeelsplanning en bereikbaarheidsdiensten en bereidt agenda’s, documenten en notulen voor overleggen voor;
- Financiële organisatie: Je verwerkt en controleert zorgdeclaraties (WLZ, Jeugdwet), signaleert afwijkingen en ondersteunt bij het oplossen van fouten;
- Verzekeringsbeheer: Je beheert zakelijke verzekeringen, onderhoudt contact met verzekeraars, bewaakt polisvoorwaarden en looptijden en ondersteunt bij schademeldingen en risicosignalering;
- Abonnementen- en contractbeheer: Je houdt overzicht over lopende abonnementen en contracten, bewaakt opzeg- & verlengmomenten, controleert facturen en stemt tarieven en voorwaarden af met leveranciers;
- Procesoptimalisatie: Je signaleert knelpunten in werkprocessen, denkt mee over verbeteringen, werkt mee aan het actualiseren van procedures en ondersteunt bij audits en kwaliteitscontroles.
- MBO 4 / HBO werk- en denkniveau;
- Ervaring in een backoffice-, servicedesk- of administratieve rol is een plus;
- Je werkt nauwkeurig, houdt overzicht en schakelt makkelijk tussen taken;
- Je bent communicatief sterk, servicegericht en denkt graag mee;
- Handig met digitale systemen (Office, Excel, planningstools, ticketing);
- Affiniteit met zorg of facilitair werk is mooi meegenomen.
Wat bieden wij?
- Een afwisselende functie waarin jouw ideeën en initiatieven welkom zijn;
- Salaris volgens CAO Gehandicaptenzorg, passend bij je ervaring;
- Een jaarcontract met uitzicht op een vaste aanstelling;
- Ruimte om door te groeien richting facilitair coördinator of bedrijfsvoering;
- Een informele werksfeer met korte lijnen en veel eigen verantwoordelijkheid;
- Vakantiegeld (uitgekeerd in mei);
- Eindejaarsuitkering van 8,33% (uitgekeerd in december);
- Onbeperkt toegang tot OpenUp;
- Een goede pensioenregeling conform CAO Gehandicaptenzorg;
- Reiskostenvergoeding.
Firmitas is een organisatie waar aandacht, vertrouwen en ontwikkeling centraal staan voor cliënten én collega’s. We geloven in vaste teams, duurzame instroom en mensen die echt passen bij onze organisatie.
Zie jij jezelf in deze rol? Dan maken we graag kennis met je.
We kijken ernaar uit om je te leren kennen!
#J-18808-Ljbffr