Vacature: Site Administrator / Project Assistant. Functieomschrijving: Ben jij een georganiseerde en proactieve professional die graag administratieve en organisatorische ondersteuning biedt op industriële projectlocaties? Voor een grootschalig energieproject in Nederland zijn wij op zoek naar een Site Administrator die het site- en projectteam ondersteunt. Je speelt een belangrijke rol in het waarborgen van een gestructureerde administratie, een veilige werkomgeving en een efficiënte documentatieflow.
Wat ga je doen?- Administratieve ondersteuning van het site- en projectmanagementteam
- Beheren van project- en sitedocumentatie, inclusief contracten, rapporten, tekeningen en checklists
- Organiseren van vergaderingen, notuleren en opvolgen van acties met stakeholders
- Coördineren van reizen en accommodatie voor teamleden en bezoekers
- Ondersteunen bij inkoop: bestellen van kantoor- en sitebenodigdheden en afstemming met de inkoopafdeling
- Beheren van toegangsvergunningen, beveiligingspassen en onboarding van nieuwe medewerkers of onderaannemers
- Bijhouden van databases, genereren van rapportages en waarborgen van een correcte documentatiestroom
- Ondersteunen van Health & Safety- en kwaliteitsprocessen (documentatie en opvolging)
- Fungeren als schakel tussen site, hoofdkantoor en onderaannemers
- Bevorderen van veilig werken en continue verbetering van de veiligheidscultuur op de site
- Verzorgen van post- en koeriersdiensten
- Beheren van projectcontactlijsten en e-mailgroepen
- Ondersteunen bij tekeningenbeheer en leveringen op de site
- Beheren van bedrijfsvoertuigen voor veldmedewerkers
- Uitgeven van veiligheidsmededelingen en bulletins
- Af en toe aanwezig zijn op het hoofdkantoor (bijv. Rijswijk) indien nodig
- Ondersteunen van meerdere projecten, met focus op het hoofdproject
- Bijhouden van administratie van medewerkers en onderaannemers, inclusief voorbereiding van gegevens voor belastingdoeleinden indien nodig
- Opstellen van dagelijkse en maandelijkse rapportages en afstemming van site-uitgaven
- In het bezit van VCA of gelijkwaardig certificaat
- Afgeronde commerciële of technische opleiding, bij voorkeur met ervaring in een industriële omgeving
- Ervaring als Site Administrator, Site Assistant of Project Assistant binnen grootschalige projecten, bij voorkeur in de energie- of bouwsector
- Sterke vaardigheden in MS Office (Excel, Word, PowerPoint, SharePoint)
- Ervaring met document management systemen (bijv. Aconex, SharePoint, DMS, Autodesk ACC Build, IM2 of vergelijkbaar) is een pré
- Sterke organisatorische vaardigheden, gestructureerde en proactieve werkstijl
- Uitstekende communicatieve vaardigheden in Engels; kennis van Nederlands is een plus
- Bereidheid tot reizen en flexibiliteit om op industriële projectlocaties te werken
- Type dienstverband: Contractor / via uitzendbureau
- Duur opdracht: projectbasis, doorgaans 18 maanden
- Startdatum: maart 2026
- Locatie: Rotterdam / Maasvlakte, Nederland
- Uren: Fulltime (40 uur/week), overuren mogelijk afhankelijk van projectbehoefte
- Werkomgeving: internationaal team, actief op de projectlocatie
Note: Dit document bevat geactualiseerde en samengevatte inhoud; repetities en duplicaties uit de originele bron zijn verwijderd.
#J-18808-Ljbffr