Ben jij scherp in plannen en opvolgen? Word managementondersteuner CVDH.
Je valt formeel onder het Bureau Directieteam (BDT) van de Dienst Stedelijke Ontwikkeling (DSO) en werkt dagelijks voor de Centrale Vastgoedorganisatie Den Haag (CVDH). Samen met je collega run je het secretariaat. Jij brengt rust en overzicht in volle agenda's en schakelt zorgvuldig met collega's binnen CVDH en BDT.
Wat ga je doen?
Agendabeheer en mailboxen vormen een belangrijk onderdeel van je werk. Vind je structuur, planning en nauwkeurigheid leuk? Dan pas je hier goed. Je houdt het overzicht in Outlook, zodat de directeur CVDH en de drie afdelingsmanagers gefocust kunnen werken.
Je taken zijn onder andere:
- plannen, maken, aanpassen en verzetten van (complexe, intensieve en soms ad hoc) afspraken;
- een proactieve rol bij het organiseren en voorbereiden van overleggen, het bewaken van afspraken en het afhandelen van correspondentie en actiepunten;
- samen met je collega het secretariaat van CVDH runnen en veelvuldig afstemmen met de (directie)secretaris;
- aanspreekpunt zijn op het secretariaat voor collega's van CVDH;
- logistieke werkzaamheden verrichten die passen bij een vastgoedorganisatie als CVDH.
Wat vragen wij?
In deze functie houd je overzicht, kies je bewust voor voorspelbare werkzaamheden en communiceer je servicegericht met collega's. Je stelt prioriteiten en herplant soepel bij wijzigingen.
Daarnaast beschik je over:
- mbo-4 of hbo-werk- en denkniveau; bijvoorbeeld richting (directie)secretaresse, management assistent, office management of secretarieel/administratief;
- minimaal 1-3 jaar ervaring met het ondersteunen van één of meerdere managers, bij voorkeur in een politiek-bestuurlijke omgeving;
- aantoonbare routine in agendabeheer en mailboxmanagement in Outlook;
- vaardigheid met MS Office: Outlook, Word, Excel en PowerPoint en vlot met nieuwe systemen zoals Teams, SharePoint en iBabs;
- flexibiliteit , zelfstandigheid en een proactieve houding;
- goede beheersing van de Nederlandse taal, in woord en geschrift.
Wat bieden wij?
Een werkplek waar jouw zelfstandigheid, aanpassingsvermogen en nauwkeurigheid volledig tot hun recht komen. Je werkt vanuit BDT voor CVDH en schakelt waar nodig met collega-managementondersteuners en secretarissen. Kenmerkend zijn de intensieve samenwerking, professionaliteit, betrokkenheid en de bereidheid om voor elkaar klaar te staan.
Ook kun je rekenen op:
- een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd voor de duur van 12 maanden met de mogelijkheid tot verlenging of een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd;
- een individueel keuzebudget (IKB) ter waarde van 17,05% boven op je salaris, dat je naar keuze kunt inzetten voor bijvoorbeeld extra verlof of salaris;
- ruimte om compensatieverlof op te bouwen;
- diverse opleidings- en ontwikkelmogelijkheden;
- de ruimte om jouw optimale werk- en privébalans te vinden: je krijgt diverse voorzieningen (o.a. Laptop en telefoon) en de mogelijkheid je werk daar te doen waar het op dat moment het beste past;
- en nog veel meer. Bekijk onze overige arbeidsvoorwaarden.
Wie zijn wij?
Als medewerker management ondersteuning ben je werkzaam bij het Bureau Directie Team. Deze afdeling ressorteert rechtstreeks onder de Algemeen Directeur van DSO. Bij deze gedreven afdeling werken o.a. De managementondersteuners, directiesecretarissen en senior adviseurs. Samen zorgen wij voor de optimale ondersteuning en advisering van het voltallige Directie Team van DSO. Een dienstverlenende, integrale en resultaatgerichte aanpak staat bij ons centraal.
De gemeente Den Haag wil een werkgever zijn waar het prettig werken is. Waar het veilig is en waar ruimte is om vrijmoedig te spreken. Waar er ruimte is voor verschillende mensen, meningen en perspectieven. Den Haag, onze mooie stad achter de duinen, heeft medewerkers nodig die zich willen inzetten voor het welzijn en de leefbaarheid van al onze burgers. Wees welkom om te solliciteren als jij je daarvoor wilt inzetten. Zo zijn we Samen Haags.
Extra informatie
- Hoewel een motivatiebrief niet verplicht is, wordt deze sterk aangemoedigd. Een motivatiebrief kan ons helpen om beter te begrijpen hoe jouw ervaring en vaardigheden aansluiten bij de functie en onze organisatie.
- Het opvragen van referenties en een assessment kan een onderdeel zijn van de selectieprocedure.
- Het aanvragen van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) is bij externe sollicitanten een onderdeel van de selectieprocedure.
Wij werken zonder tussenkomst of hulp van werving- en selectiebureaus. Indien wij daar toch gebruik van maken, werken wij met vaste leveranciers