Opdracht
Het team bestuurssecretariaat heeft de afgelopen periode diverse personeelswisselingen gehad. Het team is daardoor onderbezet geweest en heeft niet altijd de beoogde kwaliteit van dienstverlening kunnen leveren. Mede hierdoor staat het team nog niet. Daarnaast zijn processen nog niet eenduidig en efficiënt ingericht waardoor werkzaamheden soms veel tijd kosten. Als meewerkend kwartiermaker van het secretariaat van Gemeente De Bilt schaak je op 2 borden tegelijk. De eerste opdracht is om met het team de dagelijkse dienstverlening te laten doordraaien. Daarnaast leg je de basis voor een toekomstbestendig bestuurssecretariaat, zodat het team na je vertrek stabiel verder kan.
De opdracht van het team is ervoor te zorgen dat de agenda's van onze burgemeester, wethouders, directie en MT gestructureerd, vlot en soepel verlopen. Het ontzorgen en ondersteunen waar nodig. De teamleden hebben een grote mate van verantwoordelijkheid en werken hiervoor nauw samen met het eigen team en met vakinhoudelijke teams in de organisatie.
De dagen van het team zijn gevuld met acties die voortkomen uit de mail en agenda van het college, directie en MT. Complex agendabeheer, monitoren van afspraken en acties beslaan een groot deel van de dag. Naast deze werkzaamheden heeft het team een grote rol in de bestuurs- en managementprocessen. Denk aan de juiste routing van vergaderstukken en besluiten.
De opdracht voor de kwartiermaker is te zorgen voor:
- directe begeleiding en aansturing voor de secretaresses;
- een plan om met ingang van 1 januari 2026 het secretariaat structureel goed te laten draaien;
- het invullen van bestaande vacatures;
- kwalitatieve ondersteuning voor de strategisch managers/ambtelijk opdrachtgevers;
- werkprocessen (w.o. Het MT proces) efficiënter en effectiever in te richten.
In verband met de Wet DBA (Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties) is het voor deze opdracht niet mogelijk om als zzp'er te factureren. Matchd biedt diverse soorten dienstverbanden aan. We gaan hierover graag met je in gesprek om samen te kijken welk dienstverband het beste aansluit bij jouw wensen en situatie. Neem gerust contact met ons op voor meer informatie en een toelichting op de mogelijkheden.
6 maanden - 32 uur - 0,88 FTE
Eisen:
- Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring met bestuurssecretariaat van een gemeente;
- Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring als leidinggevende;
- Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal HBO bachelor niveau;
Gunningscriteria:
- Aantoonbare werkervaring als leidinggevende van een (bestuurs-)secretariaat;
- Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met met proces van College- en raadsbesluiten en -voorstellen. Idem voor Directiebesluiten;
- Aantoonbare werkervaring met Office365;
- Aantoonbare ervaring met digitaal zaakgericht werken en Raadsinformatiesystemen .;