Maak jij met jouw organisatietalent en improvisatievermogen graag het verschil? Dan ben jij dé managementassistent (m/v/x) voor de onderzoeksgroep Web Information Systems van de TU Delft!
Functieomschrijving
De afdeling Software Technology vormt samen met de afdeling Intelligent Systems het cluster informatica. Bij Software Technology werken ongeveer 180 wetenschappers, onder wie hoogleraren, universitair (hoofd)docenten, postdocs, promovendi en ondersteunende staf.
Samen met je teamgenoten ben je als managementassistent verantwoordelijk voor de administratieve en organisatorische ondersteuning van de onderzoeksgroepen van de afdeling. Wij zijn op zoek naar een nieuwe managementassistent voor de onderzoeksgroep Web Information Systems (WIS).
Als managementassistent ondersteun je hoofdzakelijk één sectie, maar zet je je ook in voor afdelingsbrede taken. Je ontzorgt de (wetenschappelijke) stafleden en draagt bij aan een soepel lopende organisatie. Je bent het eerste aanspreekpunt voor medewerkers, studenten, bezoekers, en je zorgt dat de administratieve ondersteuning van de sectie op rolletjes loopt.
De boeiende internationale onderzoeksomgeving waarin je werkt geeft extra dimensie geeft aan jouw takenpakket. Zoals bij het organiseren van een online meeting voor deelnemers in drie verschillende tijdzones. En die nieuwe buitenlandse hoogleraar? Die heeft dankzij jou op tijd zijn of haar visum binnen om bij ons voor de collegezaal te mogen staan.
Hoewel je zelfstandig werkt, kan je rekenen op ondersteuning van je directe managementassistent collega's. Onze werksfeer is prettig en informeel. Als team zorgen we er graag voor dat je goed wordt ingewerkt, zodat je al snel stevig in je schoenen staat.
Jouw inbreng en creativiteit worden zeker gewaardeerd. Je krijgt de kans om een groot netwerk op de bouwen, binnen en buiten de faculteit. Het TU Delft secretaressenetwerk organiseert regelmatig leerzame en leuke activiteiten waardoor je snel wegwijs raakt binnen de organisatie.
Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:
- Agendabeheer en algemene ondersteuning van de sectieleider;
- Administratieve verwerking van o.a. Indiensttredingen, vacatures, personele mutaties;
- Ondersteunen van buitenlandse gasten en medewerkers voor- en na aankomst in Nederland;
- Verwerking van orders en facturaties;
- Organiseren van vergaderingen/bijeenkomsten/evenementen.
Functie-eisen
Je bent collegiaal ingesteld. Je werkt zelfstandig aan jouw taken en bent ook graag bereid jouw managementassistent-collega's te helpen. Je bent proactief, servicegericht en werkt accuraat. Organisatorische kwaliteiten en improvisatietalent zijn een must in deze functie. Jij bent dan ook oplossingsgericht, kunt goed tegen drukte en verliest daarbij prioriteiten niet uit het oog.
We zijn in eerste instantie op zoek naar iemand met een afgeronde administratieve/secretaresse opleiding op minimaal mbo-niveau (bijv. Mbo-4 Directiesecretaresse) en ervaring als secretaresse/managementassistent, maar we nodigen je ook van harte uit om te reageren als je jezelf in dit profiel herkent zonder dat je voldoet aan de opleidingseis of werkervaring.
Verder zijn goede mondelinge en schriftelijke beheersing van zowel het Nederlands als het Engels een vereiste. Je hebt een professionele, integere en kwaliteits- en klantgerichte houding en beschikt over een groot leervermogen. Jij vindt gemakkelijk je weg in onze complexe organisatie en maakt je de werkzaamheden snel en zelfstandig eigen. De TU Delft werkt met verschillende softwarepakketten voor o.a. HR-zaken, financiën, en recruitment. Jij bent in staat of vindt het leuk om dit soort programma's snel in de vingers te krijgen.
Onze voorkeur gaat uit naar collega die 0,8-1 FTe (waarbij 1 FTe 38 uur is) werkt. Flexibele werktijden en gedeeltelijk thuiswerken zijn bespreekbaar, maar we zien het liefst dat je 4 dagen deels aanwezig bent op de campus. In sommige gevallen is 0,6 FTe ook een optie.
Wil je eens wat anders of wil je doorstromen? Misschien vinden we in elkaar een goede match!
Arbeidsvoorwaarden
- Een salaris volgens de CAO van de Nederlandse Universiteiten (gebaseerd op schaal 7: €2.693,00 - €3.636,00), plus 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%.
- Een uitstekende pensioenregeling via het ABP.
- De mogelijkheid om jaarlijks een individueel arbeidsvoorwaardenpakket samen te stellen.
- Korting bij zorgverzekeraars.
- Flexibele werkweek.
- Jaarlijks 232 verlofuren (bij 38 uur). Via het individueel keuzebudget kun je bovendien verlofuren verkopen of bijkopen.
- Volop mogelijkheden om opleidingen, trainingen en cursussen te volgen.
- Gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof.
- Aandacht voor gezond en energiek werken met het vitaliteitsprogramma.
TU Delft
De Technische Universiteit Delft heeft een sterk fundament. Als bouwer van de wereldberoemde Nederlandse waterwerken en pionier in biotech is TU Delft een internationale topuniversiteit die wetenschap, engineering en design combineert. TU Delft staat voor onderwijs, onderzoek en innovatie van wereldklasse om uitdagingen op het gebied van energie, klimaat, mobiliteit, gezondheid en digitale maatschappij aan te gaan. Generaties Delftse ingenieurs hebben bewezen ondernemende probleemoplossers te zijn in bedrijfsleven en in sociale context.
Bij TU Delft omarmen we diversiteit als een van onzekernwaardenenzetten we ons actief inom een universiteit te zijn waar jij je thuis voelt en kunt floreren. We hechten veel waarde aan verschillende perspectieven en kwaliteiten, omdat wij geloven dat dit ons werk innovatiever, de TU Delft-gemeenschap levendiger en de wereld rechtvaardiger maakt. Samen bedenken en ontwikkelen we oplossingen die een positieve invloed hebben op wereldwijde schaal. Daarom nodigen we jou uit om te solliciteren. Je sollicitatie krijgt een eerlijke behandeling.
Challenge. Change. Impact!
Faculteit Elektrotechniek, Wiskunde en Informatica
De faculteit Elektrotechniek, Wiskunde en Informatica (EWI) verenigt drie wetenschappelijke disciplines. Samen versterken ze elkaar en zijn ze de drijvende kracht achter de technologie die we allemaal in ons dagelijks leven gebruiken. Technologie zoals het elektriciteitsnet, dat duurzaam en toekomstbestendig wordt gemaakt door onze faculteit. Tegelijkertijd ontwikkelen wij de chips en sensoren van de toekomst en leggen wij de basis voor de softwaretechnologieën die op deze nieuwe generatie apparatuur gaan draaien - waaronder natuurlijk AI. Ondertussen verleggen wij de grenzen van de toegepaste wiskunde, bijvoorbeeld door ziekteprocessen in kaart te brengen met informatie over individuele cellen en door met wiskunde gigantische aswolken na een vulkaanuitbarsting te simuleren. Met andere woorden: op de faculteit is volop ruimte voor baanbrekend onderzoek. We leiden innovatieve ingenieurs op en beschikken over uitstekende laboratoria en faciliteiten die onze sterke internationale positie onderstrepen. In totaal werken en studeren meer dan 1000 medewerkers en 4000 studenten in deze innovatieve omgeving.
Klikhierom naar de website van faculteit Elektrotechniek, Wiskunde en Informatica te gaan.
Additionele informatie
Sollicitatieprocedure
- Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.
Het salaris bedraagt €2693 - €3636