Als Managementassistent ben je niet alleen de organisatorische spil, maar ook een moderne 'business partner' voor het management. Ontzorgen en ondersteunen zit in je DNA en je krijgt energie van het slim inrichten van werkprocessen.
Wat ga je doen?Met jouw energie kan het- Als Managementassistent ben je niet alleen de organisatorische spil, maar ook een moderne 'business partner' voor het management. Ontzorgen en ondersteunen zit in je DNA, maar je haalt net zo goed energie uit het slim inrichten, digitaliseren en continu verbeteren van werkprocessen.
- Je werkt nauw samen met de managers Corporate Affairs, Legal Affairs en Compliance. Ook ontzorg je de advocaten en bedrijfsjuristen binnen Corporate & Legal Affairs bij hun procesvoering. Vanuit jouw centrale positie help je de collega's om effectief, transparant en toekomstgericht te werken.
- Daarbij kun je rekenen op goede arbeidsvoorwaarden, waaronder de mogelijkheid om je werk flexibel in te delen, een vitaliteitsbudget en een bijdrage aan je pensioen.
Als Managementassistent(e) werk je binnen de afdeling Corporate & Legal Affairs voor de Manager Corporate Affairs, de Manager Legal Affairs en de Manager Compliance. Daarnaast help je de advocaten en bedrijfsjuristen van de afdeling bij de procesvoering.
Het aantal uren voor deze functie is bespreekbaar tussen 24 en 32 uur per week. Het aantal uren en welke dagen je beschikbaar bent, zien we graag terug in jouw motivatiebrief. Op maandag en donderdag zijn de vaste samenwerkdagen op kantoor in Den Bosch. De overige dagen stem je in overleg af; hybride werken behoort tot de mogelijkheden.
Dit zijn jouw verantwoordelijkheden:
- Je bent regisseur van de agenda's van de managers: je plant niet alleen afspraken, maar denkt actief mee over prioriteiten, voorbereiding en opvolging.
- Je stelt vergaderagenda's op voor afdelingsoverleggen, notuleert, bewaakt actielijsten en zorgt dat acties ook daadwerkelijk worden opgepakt.
- Je reserveert ruimtes en faciliteert hybride en digitale overleggen (Teams/online tools).
- Je vervult een belangrijke rol in de correspondentie tussen advocaten, rechtbanken en andere partijen en voert rolhandelingen uit.
- Je bewaakt planningen en termijnen en zorgt ervoor dat processtukken tijdig en correct worden ingediend bij de desbetreffende instanties.
- Je ondersteunt bij het opstellen en actualiseren van managementrapportages, beheert de systemen en de infosite van de afdeling en zorgt dat informatie logisch, vindbaar en up-to-date is.
- Je bent een voorloper op het gebied van digitale innovaties, zoals AI en moderne Microsoft 365-functionaliteiten.
- Je verkent nieuwe mogelijkheden, test deze in de praktijk en helpt collega's om hier effectief gebruik van te maken.
- Je herkent structurele knelpunten in processen en werkafspraken en vertaalt die naar concrete verbetervoorstellen.
- Je initieert én begeleidt verbeteringen, bijvoorbeeld door documentenstromen te vereenvoudigen, standaardisatie te bevorderen en digitale tools beter in te zetten.
Je bent leergierig, proactief, nauwkeurig en stressbestendig. In een omgeving waar veel tegelijk speelt, schakel je snel tussen dossiers en weet je prioriteiten aan te brengen. Je werkt gestructureerd, denkt vooruit en voelt je verantwoordelijk voor de kwaliteit van de ondersteuning.
Met jouw uitstekende communicatieve en organisatorische vaardigheden bouw je makkelijk relaties op, op alle niveaus. Je zorgt voor heldere afstemming, spreekt collega's aan waar nodig en durft voorstellen te doen om zaken slimmer te organiseren. Discretie en integriteit zijn vanzelfsprekend voor je, gezien de gevoeligheid van informatie binnen Corporate & Legal Affairs.
Verder heb je:
- Een afgeronde administratieve mbo4-opleiding in combinatie met minimaal 5 jaar ervaring in een soortgelijke rol.
- Affiniteit en/of ervaring met het bestuurlijk en/of juridische werkveld bij voorkeur bij een grotere (corporate) organisatie.
- Daarnaast beschik je over goede schriftelijke en mondelinge uitdrukkingsvaardigheden en ben je digitaal vaardig. Dat betekent dat je uitstekend overweg kunt met o.a. Een Microsoft 365-omgeving, maar ook affiniteit hebt met ontwikkelingen zoals AI.
Jouw collega's van de afdeling Corporate & Legal Affairs, bestaande uit ongeveer 30 ervaren en betrokken professionals, die zich dagelijks - elk op hun eigen expertise - inzetten voor de energietransitie. De sfeer is collegiaal, open en gericht op samenwerken: je kunt op elkaar bouwen en er is ruimte voor eigen initiatief en verbetering.
We vinden het belangrijk dat je je bij ons thuis voelt. We zijn allemaal anders en het mooie daarvan is dat we elkaar vanuit die verschillen aanvullen. We hebben elkaars perspectieven en meningen nodig voor een succesvolle energietransitie! Lees hier mee over ons beleid op diversiteit en inclusie.
Het salaris bedraagt €2808 - €4012