Vacatures manager Delft

Voor DJI/IND is JS Consultancy op zoek naar een Projectcoördinator S11. Dit betreft een functie in loondienst voor 32 - 36 uur per week, per z.s.m. voor een periode van 12 maanden (met optie tot verlenging).
De IND is een agentschap van het Ministerie van Asiel en Migratie. Namens de Staatssecretaris van Veiligheid en Justitie voert de IND de Vreemdelingenwet en de Rijkswet op het Nederlanderschap uit. Dit betekent dat de IND alle verblijfsaanvragen beoordeelt van mensen die in Nederland willen wonen of Nederlander willen worden. Uitvoering van het vreemdelingenbeleid betekent ook effectief toezicht en zichtbare handhaving. De IND werkt met een aantal overheidsinstellingen samen om misbruik van procedures te voorkomen.
Voor de IND worden de inkooptrajecten centraal geregeld vanuit het IUC DJI.
De directie Bedrijfsvoering zorgt ervoor dat de IND als concern en de keten als geheel hun taken zo goed mogelijk kunnen uitvoeren. De directie wil haar klanten (alle IND-collega’s en vele ketenpartners) snel en vakkundig bedienen: met een brede blik op het gebied van HR, financiën, control, Lean, interne audits, huisvesting en facilitaire voorzieningen. Dat betekent dat zij weten wat hun klanten nu maar ook in de toekomst nodig hebben, zodat ze duurzame en toekomstbestendige (integrale) adviezen en diensten leveren.
De directie Bedrijfsvoering bestaat uit de directeur en een aantal MT-leden, die verantwoordelijk zijn voor de onderliggende afdelingen van BV. De directeur en MT-leden worden ondersteund door managementondersteuners. De inhoudelijke ondersteuning van (plaatsvervangend) directeur en de overige MT-leden vindt plaats door directie- en afdelingssecretarissen.De managementondersteuners, de staf adviseurs en cluster Informatie management vormen de Staf van de directie Bedrijfsvoering. Het team bestaat uit ca. 17 personen.
De asiel- en opvangsystemen binnen de Europese Unie staan al geruime tijd onder aanzienlijke druk. Met het oog op deze gemeenschappelijke Europese respons heeft de Europese Commissie het migratie- en asielpact voorgesteld, een EU-kader voor het beheer van migratie op lange termijn. Dit systeem, waarover het Europees Parlement in april 2024 heeft gestemd, is bedoeld ter ondersteuning van lidstaten die met grote migratiedruk te maken hebben en die de buitengrenzen beschermen. Tegelijkertijd biedt het zekerheid en duidelijkheid voor mensen die in de EU aankomen. Het biedt Europeanen ook het vertrouwen dat migratie op een doeltreffende en humane manier wordt beheerd, volledig in overeenstemming met hun waarden en het internationaal recht. Het pact gaat in op 12 juni 2026 en heeft directe gevolgen voor de werkwijze van de IND. Want de IND is verplicht de processen zo aan te passen dat ze vanaf die datum in lijn zijn met het pact.
Het Europese asiel- en migratiepact heeft veel gevolgen voor het werk van de IND én het biedt kansen voor een efficiëntere asielprocedure. Binnen de IND is een programma opgezet om dit vorm te geven. Er zijn drie bouwplaatsen en een centraal programmateam actief om per 12/06/2026 dit live te krijgen. Er moet veel gerealiseerd worden. Enerzijds een nieuwe procesontwerp met IV-ondersteuning. Anderzijds ook de bedrijfsvoering waaronder huisvesting, sturingsroutines en -informatie, beveiliging van locaties en een transitie en opleiding van medewerkers.

Vanuit BV zien we 4 belangrijke onderdelen:
1. Inrichten Rapportage, Sturing en Verantwoording
2. Realiseren Organisatie-inrichting en bemensing migratiepact
3. Inrichten passende huisvesting en veiligheid en weerbaarheid
4. Inrichten werkende uitvoeringsprocessen
Om dit in te richten, is er een kernteam opgericht dat deze onderdelen het komende jaar zal vormgeven, zoveel mogelijk binnen het reguliere werkproces. Dit kernteam wordt aangestuurd door een tactisch manager en MT-lid vanuit BV. Om deze manager en het kernteam te ondersteunen, zijn wij op zoek naar een stevige projectmanagement ondersteuner.
Voor het migratiepact van de IND zoeken we een adviseur / projectmatige ondersteuning die het leuk vindt om op de bedrijfsvoering thema’s de ondersteuning vorm te geven en te organiseren:
1) Zelfstandig zorgt dat de benodigde ondersteuning er komt
2) Sessies tussen BV en migratiepact tot in de puntjes zijn voorbereid
3) Helderheid in de interface tussen BV en Migratiepact bestaat
4) Het voor het BV-projectteam duidelijk is wat de stand van zaken isMet andere woorden: zorgt ervoor dat dingen gedaan worden en onze BV-werkzaamheden op het afgesproken moment echt af zijn. Dit is dus primair geen beschouwende of adviserende rol, het gaat om hands-on, gestructureerd dit proces verzorgen zodat de huisvesting, besturing, medewerkerstransitie succesvol gerealiseerd zijn per 12/6/2026.
Als Projectmanagementondersteuner ben je onmisbaar voor de tactisch manager en het kernteam. Je bent de rechterhand en in jouw veelzijdige rol ondersteun je bij alles wat nodig is om de werkzaamheden bij BV voor het migratiepact soepel te laten verlopen. Van het opzetten en beheren van projectstructuren en documentatie tot het faciliteren van brainstorms en workshops – geen dag is hetzelfde. Je bent een cruciale schakel in het structureren en stroomlijnen.

De voornaamste werkzaamheden in jouw rol zijn:• Meehelpen bij een goede inrichting van de programmastructuur. Bijvoorbeeld structurele overleggen opzetten en afspraken over hoe we samenwerken (werkprocessen beschrijven);• Proactief, inhoudelijk, procesmatig en procedureel adviseren, meedenken, ondersteunen en ontzorgen van de projectleider;• Organiseren, voorbereiden en professioneel vastleggen van diverse overleggen (o.a. besluiten in Digijust). Acties en besluiten notuleren, najagen en opvolgen;• Inrichten en beheren van het projectarchief en SharePoint (notulen, acties en besluiten), inclusief procesafspraken over documentatie;
• Vaststellen en beheren van afhankelijkheden, stakeholders, risico's en maatregelen;• Signaleren van de impact van wijzigingen op de business case en het programmaplan, inclusief bewaken van versiebeheer;
• Faciliteren van sessies op proces en werkvorm (denk aan brainstorms, workshops, hackathons etc.);• Bewaken van en najagen op de voortgang op producten, deadlines, gemaakte afspraken en genomen besluiten; waar nodig knelpunten signaleren en escaleren;• Bijdragen aan het opstellen van diverse projectdocumenten, waaronder het projectvoorstel, planning, dashboard, budget- en uitputtingsrapportage, decharge-rapport etc.;
• Bewaken van de financiële verslaglegging;• Fungeren als eerste aanspreek- en informatiepunt binnen het project en onderhouden van contacten met relevante partijen (binnen en buiten het project).