Actief Werkt!

Helaas, deze vacature is niet langer actief

Originele vacaturetekst

Management assistent

Ben jij iemand die houdt van snel schakelen? Ben jij georganiseerd en passen de woorden praktisch en flexibel perfect bij jou en is thuis werken voor jou geen probleem? Dan is dit functie die je zoekt!

Voor onze opdrachtgever, een overheidsorganisatie, in Delft zijn wij opzoek naar een managementassistent.

Wat ga je doen?
Jij verzorgt alle voorkomende secretariële werkzaamheden voor afdelingsmanagers/programmamanagers. Een belangrijk onderdeel van jouw werkzaamheden is het agendabeheer in een ambtelijk en politiek dynamische context. Denk hierbij aan het inplannen of verzetten van afspraken en de afspraken maken op basis van urgentie. Voorafgaand aan vergaderingen controleer je de vergaderstukken op volledigheid en juistheid, en plaatst ze in het administratiesysteem.

Daarnaast heb je nog andere secretariële taken. Bijvoorbeeld het regelen van faciliteiten via het zelfserviceportaal bij in- en externe overleggen en werkbezoeken. Dat varieert van het regelen van lunches, catering en vervoer tot vergaderruimten. En het ontvangen, te woord staan en aanmelden van bezoekers. Ook draag je zorg voor processen op het gebied van inkoop en HRM.

Bij complexe overleggen met meerdere deelnemers kun je gevraagd worden de verslaglegging voor je rekening te nemen. Je monitort voor de afdelingsmanager/programmamanager de voortgang op actiepunten zoals afgesproken in het managementteam of andere interne overleggen. Je verzorgt de samenstelling van de vergaderstukken van deze overleggen.

De agenda van degene die je ondersteunt, bepaalt jouw dag. Je kijkt altijd vooruit en beperkt je niet tot je eigen werkpakket.
Uren:
32

Over de werkgever

Wat wij bieden

• Het gaat om een functie voor 32 uur.
• De duur via Actief Werkt is een periode van 6 maanden. Daarna is er een mogelijkheid tot indiensttreding bij goed functioneren of kan dit wederom via Actief verlengd worden.
• Verder bieden we jou een goed salaris volgens de CAO waterschappen, de functie is ingedeeld in schaal 7 en deze loopt tot € 3165,- bruto per maand op basis van 36 uur.
• Het is een functie waarbij veel vanuit huis zal worden gewerkt in verband met de corona maatregelen die binnen de organisatie zijn genomen.

Is dit een functie die bij jou past? Solliciteer dan direct via de blauwe button. Heb je vragen of wil je meer weten? Bel dan 010-2815055 of mail naar rotterdam@actiefwerkt.nl.

Vaardigheden

•Je bent collegiaal, flexibel en kunt snel schakelen.
•Je bent goed georganiseerd, praktisch van aard en werkt hard.
•Je kunt de urgentie van inkomende vragen en verzoeken inschatten, prioriteiten stellen en afspraken op tijd en volgens de wensen realiseren.
•Je bent representatief, integer en kunt goed samenwerken
•Je werkt accuraat en bent zorgvuldig
•Je beschikt over goede mondelinge communicatieve vaardigheden

Naast deze kwaliteiten beschik je over de volgende kennis & ervaring;

-Je hebt mbo werk- en denkniveau
- Je hebt werkervaring in een soortgelijke functie
-Je hebt goede kennis van Microsoft Office en bijbehorende applicaties.
-Aantoonbare ervaring met het eigen maken van nieuwe werkprocessen en
systemen

Opleiding

mbo

Wat wij bieden

Salaris:
€ 2.950,-

Ons referentienummer: 202106005

vast