Senior Management Assistant

QuTech is wereldwijd een toonaangevend onderzoekscentrum voor Quantum Computing en Quantum Internet. QuTech is opgericht in 2014 door de Technische Universiteit Delft en TNO. QuTech staat vooraan bij de research en ontwikkeling van Quantum Technologie en streeft ernaar prototypes van een quantum computer en een veilig quantum internet te ontwikkelen. Dit doen we door wetenschappers van wereldniveau, ingenieurs en het bedrijfsleven samen te brengen in een inspirerende omgeving. Zo creëren we een internationale setting waar ambitie, ondernemerschap en innovatie floreren.

QuTech is onderverdeeld in drie divisies: Quantum Computing, Quantum Internet en Qubit Research. QuTech wordt geleid door een driekoppige directie die bestaat uit de Director Research, de Director Operations en de Director Business Development.
De divisies en de directie worden ondersteund door een secretariaat met een vijftal Management Assistenten (MA’s). De MA’s hebben een eigen takenpakket en ondersteunen ieder een divisie of directie, daarnaast worden er ook taken onderling verdeeld en opgepakt.

Op dit moment hebben we een QuTech team van 300 collega’s, groeien we stevig door en willen we op korte termijn ook onze nieuwe Management Assistant verwelkomen.

Als Management Assistant vervul je een cruciale rol bij het soepel laten verlopen van alle processen. Je werkt in een team collega MA’s en bent samen verantwoordelijk voor de administratieve en organisatorische ondersteuning van de directie, de QuTech divisies (wetenschappelijke staf en de divisie coördinator) en de support staf. De senior MA die we nu zoeken verleent voornamelijk ondersteuning aan een QuTech divisie en de functie omvat:

• Outlook: beheer agenda en mail van de wetenschappelijke staf


• Support aan de divisie coördinator: ondersteuning bij de lopende projecten; organiseren kick-off meetings en externe bezoeken, verzamelen input voor rapportages; bewaken van planningen


• Vergaderingen en meetings: organiseren en voorbereiden; notuleren en opstellen van actielijsten; catering en uitsturen communicatie en vergaderstukken


• Reizen: boeken, goedkeuren in financieel systeem en declareren voor wetenschappelijke staf


• HR: ondersteuning bij aanstellingen, verlengingen, vacatures en recruitment; fungeren als contactpersoon nieuwe medewerkers; huisvesting regelen via DUWO; inkoop werkplek artikelen; afstemming International Office/HR/faculteiten; planning en rapportages R&O cyclus


• Bestellingen: plaatsen en goedkeuren voor wetenschappelijke staf, aanmaken inkooporders en status in de gaten houden


• Tijdschrijven: urenregistratie bijhouden voor wetenschappelijke staf, aanspreekpunt zijn voor Finance i.v.m. maandelijkse urenregistratie wetenschappelijke staf en groepen


• Website: bijhouden van de web pagina’s van de eigen groepen; up-to-date houden van publicatielijsten en Cv’s van de wetenschappelijke staf


• Spil: voor iedereen fungeren als het centrale QuTech aanspreekpunt, informatie verstrekken en contacten onderhouden met mensen binnen en buiten TUD (pers, subsidieverstrekkers, andere instellingen etc.)


• Studenten, promovendi en postdocs: zorgen voor een vlotte en correcte afhandeling van aanstellingen; samenstellen evaluatie commissies en beheer formulierenstroom

Je bent een expert op je vakgebied, een doortastende en proactieve senior Management Assistant die verder beschikt over:

• Tenminste HBO werk- en denkniveau


• Meer dan 3 jaar werkervaring binnen een internationale omgeving


• Sterke persoonlijkheid, accuratesse, klantgerichtheid, collegialiteit en tact


• Stressbestendigheid en flexibiliteit: wisselende prioriteiten en dynamiek zijn geen probleem, integendeel daardoor word je juist uitgedaagd


• Daadkracht, sociale vaardigheden, pro activiteit en trouble shooter houding


• Goede mondelinge en schriftelijke beheersing van Nederlands en Engels (voertaal)


• Goede PC skills


• Nederlands staatsburgerschap of een Europese werkvergunning

De functie heeft een omvang van 32 uur per week, dat is 0,8 Fte. Het betreft een aanstelling voor 1 jaar, met uitzicht op verlenging en/of vaste aanstelling. Inschaling is afhankelijk van leeftijd en ervaring, in schaal 7 of schaal 8: min € 2.329 (schaal 7) en max € 3.548 (schaal 8) bruto per maand o.b.v. FT. Inschaling is afhankelijk van achtergrond en ervaring.

Daarnaast biedt de TU Delft een aantrekkelijk pakket secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals een flexibele werkweek, korting bij zorgverzekeraars en sportabonnement, een dertiende maand, pensioenvergoeding en een individueel arbeidsvoorwaardenpakket. Op de campus is verder een Internationaal Kind Centrum met kinderopvang, voor- en naschoolse opvang en een internationale basisschool. Het salaris en de arbeidsvoorwaarden zijn gebaseerd op de CAO Nederlandse Universiteiten.

De eerste selectieronde zal worden uitgevoerd door FleXelect, het interne secretaressewervingspunt van TU Delft. Voor informatie over deze vacature kun je contact opnemen met Marloes Rodenrijs van FleXelect, e-mail fx@tudelft.nl onder vermelding van MA QuTech. Deze vacature staat open tot 1 november en de eerste sollicitatiegesprekken worden online gevoerd.

Een pre-employment screening kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.