Executive Assistant Jobs

EXECUTIVE ASSISTANT (m/w/d) in Vollzeit

Studio Julian Charrière sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte, zuverlässige und sehr strukturierte Persönlichkeit als Executive Assistant in Vollzeit.

In dieser vielseitigen Schlüsselposition arbeiten Sie eng mit dem Studio Director zusammen und sind sowohl seine zentrale Unterstützung im Tagesgeschäft als auch eigenverantwortliche:r Ansprechpartner:in für delegierte Aufgaben und Themen. Ihre Arbeit trägt entscheidend dazu bei, die Effizienz der Studioleitung sicherzustellen, Prioritäten klar zu halten und strategische wie operative Vorhaben professionell umzusetzen. Sie organisieren, bereiten vor, setzen um und halten die Fäden zusammen – in der Kommunikation mit externen Partnern ebenso wie bei internen Abläufen, inhaltlichen Vorbereitungen und administrativen Prozessen. Dabei verstehen Sie Ihre Rolle selbstverständlich darin, Ordnung, Struktur und Verlässlichkeit zu schaffen, damit sich die Studioleitung auf die inhaltlich und strategisch wesentlichen Themen konzentrieren kann.

AUFGABEN

• Direkte Unterstützung des Studio Directors im Tagesgeschäft sowie bei Sonderprojekten
• Sichtung, Strukturierung und Aufbereitung eingehender Informationen zur Vorbereitung von Entscheidungen
• Eigenverantwortliche Umsetzung delegierter Aufgaben sowie zuverlässiges Nachhalten offener Themen bis zu deren Abschluss
• Strukturierung, Priorisierung und Koordination von Aufgaben, Fristen und Themen (Task Management)
• Erstellung und Pflege von Projekt-Timelines, Terminübersichten und Arbeitsständen
• Vorbereitung von Verträgen, Budgets, Abrechnungen und weiteren Arbeits- und Entscheidungsdokumenten
• Projektbezogene Korrespondenz mit Museen, Galerien, Produzenten und Partnerinstitutionen
• Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings inklusive strukturierter Protokollführung
• Laufende Pflege von Kalendern, Kontakten und digitalen Tools
• Unterstützung bei Reisedisposition und Reisekostenabrechnung

PROFIL

• Ausgeprägter Sinn für Verlässlichkeit, Diskretion und vorausschauendes Arbeiten
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und ein klar strukturiertes Mindset
• Hohe Eigenständigkeit, Verantwortungsbewusstsein und konsequente Abschlussorientierung
• Selbstverständnis dafür, Ordnung, Übersicht und Effizienz für die Studioleitung herzustellen
• Klarer, professioneller Kommunikationsstil – schriftlich wie mündlich
• Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse
• Hervorragende Kenntnisse in gängigen Office-Anwendungen und G-Workspace-Tools
• Kenntnisse in InDesign und Photoshop sind von großem Vorteil
• Erfahrung in projektorientierten, strukturierten Arbeitsumfeldern (z. B. Kunst, Kultur, Kommunikation, Kanzlei oder Agentur)

BEWERBUNG

Wenn Du Freude daran hast, Ordnung und Struktur in komplexe Themen zu bringen, Verantwortung für Aufgaben zu übernehmen und die Arbeit der Studioleitung aktiv zu unterstützen, freuen wir uns auf Deine Bewerbung. Bitte sende Deine Unterlagen (Lebenslauf und kurze Erläuterung Deiner Motivation) mit dem Betreff „Executive Assistant“ ausschließlich per E-Mail an: jobs@julian-charriere.net

ÜBER JULIAN CHARRIÈRE

Julian Charrière (*1987) ist ein schweizerisch-französischer Künstler, der in Berlin lebt und arbeitet. In seinem Werk setzt er sich mit den kulturellen und ökologischen Schichten auseinander, die in natürlichen Landschaften eingeschrieben sind. Dabei lässt er geologische und menschliche Zeitskalen ineinanderfallen und macht jene langsamen, oft unsichtbaren Kräfte sichtbar, die sowohl Landschaften als auch historische Vorstellungen formen und transformieren. Seine interdisziplinäre Praxis umfasst Film, Skulptur, Fotografie und Installation und zeichnet sich durch immersive Projekte aus, die auf Feldforschung an ökologisch und symbolisch aufgeladenen Orten basieren – etwa Gletscher, Vulkane, Atomtestgelände oder Tiefseeökosysteme. In diesen unmittelbaren Begegnungen mit fragilen Umwelten untersucht Charrière, wie sich menschliches Handeln in die Gewebestruktur unseres Planeten einschreibt und dessen Oberflächen, Atmosphären und Zukünfte subtil verändert. Indem er wissenschaftliche Beobachtung mit spekulativer Poetik verbindet, begreift Charrière Landschaften als physische Prozesse, als Speicher kollektiver Erinnerung und als Träger kultureller Imagination. Anstatt ökologische Krisen direkt zu illustrieren, schafft er Räume, in denen Staunen und Unbehagen nebeneinander bestehen und Betrachter*innen die Widersprüche und Spannungen unserer Gegenwart unmittelbar erleben können. Seine Arbeit befragt die kolonialen und extraktivistischen Prägungen, die in Erkundung, Landschaftsdarstellung und den Technologien des Sehens fortwirken. Charrière studierte an der Universität der Künste Berlin (UdK) und war Teilnehmer am Institut für Raumexperimente von Olafur Eliasson. Seine Arbeiten wurden von zahlreichen internationalen Institutionen und Biennalen gezeigt. 2024 wurde er als erster Künstler mit dem von The Museum of Contemporary Art (MOCA), Los Angeles, vergebenen Eric and Wendy Schmidt Environment and Art Prize ausgezeichnet.

ÜBER DAS STUDIO

Gelegen auf dem historischen Gelände der Malzfabrik in Tempelhof-Schöneberg, besteht das Studio aus einem internationalen, interdisziplinären Team von Fachleuten mit unterschiedlichsten Hintergründen, das gemeinsam an der Realisierung von Kunstwerken und Ausstellungen des Künstlers Julian Charrière arbeitet. In einem dynamischen, schnelllebigen Umfeld bündeln wir vielfältige Kompetenzen unter einem Dach – von architektonischer Ausstellungsplanung über experimentelle Entwicklung und Kunstproduktion (in eigenen Werkstätten und mit externen Partnern), bis hin zu Recherche, Archivierung, Kommunikation, Publikationen, Logistik und Installationen weltweit. Die Arbeit im Studio ist geprägt von kollegialem Austausch und einem klaren Bekenntnis zu Inklusion, Diversität und Offenheit. Täglich kommt das Team aus den verschiedenen Departments und Produktionsstätten zu einem gemeinsamen, frisch gekochten Mittagessen zusammen – ein Moment der Verbindung und des Dialogs in einem vielstimmigen Arbeitsumfeld. Mit einem großen Netzwerk an freien Mitarbeitenden und externen Spezialist:innen ist das Studio ein Ort des kreativen Austauschs und der Entwicklung von Ideen – getragen von einer offenen, kollaborativen Arbeitskultur.