De uitdaging
Als secretaresse voor de wethouders weet je precies waar en wanneer je nodig bent om ondersteuning te bieden. De taak om alles netjes voor de wethouders te regelen, pak je automatisch op. De secretaresse signaleert, plant vooruit en denkt mee. Je hoort en ziet veel en weet wanneer het daarbij moet blijven.
Je bent een teamplayer. Je werkt als aanspreekpunt voor een wethouder en maakt daarbij samen met 6 collega's onderdeel uit van dit secretaressecluster. Dit is een enthousiast team dat zich met veel ambitie inzet voor hun collega’s en valt onder het secretaresseteam van de gemeentelijke organisatie dat bestaat uit circa 26 medewerkers.
De ontwikkelingen binnen het secretariaat en de gemeente gaan snel en het is zaak dat daar goed op voorbereid te zijn. De invloed van nieuwe digitale middelen, de rol van de klant /inwoner en het type leidinggevende, maakt dat er een proactieve service- en dienstverlening wordt verwacht. Het team is dienstverlenend, werkt aanbod gestuurd en werkt met elkaar aan een optimale dienstverlening. Kortom, het team neemt een meer zichtbare en reflecterende rol aan en anticipeert op de toekomst.
Als bestuurssecretaresse heb je onder andere met de volgende zaken te maken:
Secretariële ondersteuning. Je zorgt voor een volledige, organisatorische, secretariële en administratieve ondersteuning op inhoudelijk verschillende onderwerpen. Je signaleert, plant vooruit en denkt mee. Daarbij staat de integriteit hoog in het vaandel.
Agendabeheer. Je stelt de agenda op en bewaakt deze waarbij je goed prioriteiten weet te stellen op basis van inzicht, inhoud en politiek-bestuurlijke verhoudingen.
Mail. Je beheert de mailbox. Bespreking en verwerking van de mail in overleg, daarbij vanuit eigen inzicht alert zijn op belang en urgentie. Je voegt op eigen initiatief en naar eigen inzicht benodigde informatie toe voor de afhandeling en zorgt ervoor dat deze behandeld worden.
Vergaderingen. Je organiseert en bereidt vergaderingen voor, attendeert op bijzondere aandachtspunten en bewaakt de voortgang van de afdoening van gemaakte afspraken en genomen besluiten.
Zelfstandigheid. De rol van bestuurssecretaresse behoeft een grote rol van senioriteit en zelfstandigheid. Je vormt zowel intern als voor de externe omgeving een ‘buffer’, waarbij je verbanden moet kunnen leggen en belangen goed moet kunnen inschatten.
Samenwerking. Je werkt in koppels voor de wethouders en maakt daarbij onderdeel uit van het secretaresseteam, waar binnen je ook elkaar ondersteunt. Daarbij is samenwerking essentieel om de wethouders goed te ondersteunen.
Politiek & bestuur. Deze functie bevindt zich in een ambtelijk en politiek zeer gevoelige omgeving en is bestuurlijke sensitiviteit aan de orde. Het is daarom noodzakelijk dat je een afweging kunt maken tussen consequenties met een groot en maatschappelijk afbreukrisico. Je hebt veel contact met externe relaties. Intern ken jij jouw contacten en weet je wie en waarvoor je nodig hebt.