Opdrachtomschrijving
In 2023 is ICT-Services (HvA+UvA) begonnen met een totale renovatie van de financiële structuur/inrichting in ons ERP-systeem (ERP). De oorzaak hiervoor was meervoudig:
- De bestaande inrichting was niet meer sync met de geboden dienstverlening;
- De bestaande inrichting was niet meer sync met de manier waarop dienstverlening werd georganiseerd (sinds 2019 in toenemende mate agile in product- en enabling teams;
- De bestaande inrichting kende teveel verschillen in systematiek tussen enerzijds HvA en anderzijds UvA. Te weinig harmonisatie;
- De bestaande inrichting bood geen 1-op-1 koppeling tussen de kosten enerzijds en de opbrengsten (via SLA) anderzijds.
Met hulp van een projectleider is in 2023 een nieuwe inrichting voorbereid, met live-gang per 01-01-2024. Het jaar 2024 was een overgangsjaar waarin de hele financiële huishouding op de nieuwe structuur moest gaan landen. Voor het jaar 2025 is de vervolgstap gezet om ook de begroting op de nieuwe structuur te zetten. Zodat we ook kunnen gaan sturen, monitoren en rapporteren op de nieuwe structuur.
Het jaar 2025 staat in het teken van de laatste stappen van het meerjarige project. De nieuwe structuur vertalen naar een nieuw kostenallocatiemodel, met daarin nieuwe voorgestelde tarieven / kostprijzen voor interne afnemers (faculteiten / staven en diensten). Hiertoe is reeds een kostenallocatiemodel opgezet, en ook al grotendeels ingevuld.
Richting het najaar (sep-okt) is het doel om met een adviesnotitie te komen om nieuwe (interne) tarieven te gaan hanteren. Dit ter voorbereiding op de SLA 2027. Dit is de laatste fase van het project. Het huidige Finance team heeft in de periode mei - okt beperkt tijd om dit te realiseren, omdat de nadruk in deze periode op de voorbereiding van de begroting 2026 ligt. Vandaar de hulpvraag.
Concrete werkzaamheden
- Borgen van synchronisatie tussen de modellen HvA en UvA;
- Doorrekenen van scenario's;
- Analyses uitvoeren op de verschillen tussen bestaande en nieuwe tarieven / doorbelastingen
- De dienstverlening bestaat uit 2 brokken:
- Dienstverlening voor alle afnemers (1-all)
- Dienstverlening voor specifieke afnemers (1-1)
- Met name op de dienstverlening voor specifieke afnemers is een gedetailleerde analyse en nauwe samenwerking met Servicemanagement nodig.
- De dienstverlening bestaat uit 2 brokken:
- Voorbereiden van memo's voor het BVO (HvA+ UvA). BVO staat voor Bedrijfsvoerdersoverleg. Het BVO adviseert het CvB over de implementatie van nieuwe tarieven;
- Afstemming (tussentijds) met interne stakeholders (directie / afdelingshoofden / domein leads servicemanagers / centrale financiële kolom);
- Coördinatie van het gehele proces, in samenspraak met de Business Controllers.
De afdeling
De afdeling waar de kandidaat komt te werken (Finance & Control ICTS) bestaat uit een viertal controllers, waarvan 2x Business Controller (1x HvA, 1x UvA), en 2x Financial / Portfolio Controller (1x HvA, 1x UvA). Voor dit project werkt het team Finance & Control nauw samen met het team Servicemanagement. De Servicemanagers coördineren jaarlijks de SLA-cyclus, waarin tariefswijzigingen tot stand komen. Ook zijn zij verantwoordelijk voor de afstemming van specifieke dienstverlening (1-1), inclusief de doorbelastingen.
Standplaats
De standplaats voor de uitvoering van de opdracht is de HvA/UvA locatie op de Hogehilweg.
5 maanden | 8-16 uur per week | 0,22-0,44 fte
Eisen:
- HBO-/WO opleiding afgerond, bij voorkeur een financiële opleiding;
- Meer dan 5 jaar werkervaring als business controller.
Wensen:
- Bij voorkeur ervaring in het onderwijs, ervaring bij HvA/UvA is een pr?-;
- Ervaring met het (her)inrichten van financiële structuren in ERP-systemen;
- Ervaring met kostprijsberekeningen en SLA-cycli;
- Werkervaring in een organisatie waar de financiën gemonitord moesten worden in een matrixorganisatie;
- In staat om de juiste relaties te leggen en een netwerk op te bouwen;
- In staat om snel complexe situaties te doorgronden, eigen te maken, en te vertalen naar pragmatische oplossingen.