Voor een middelgroot advocatenkantoor gevestigd in het culturele hart van Amsterdam zijn wij op zoek naar een Secretaresse/PA voor de afdeling Mergers & Acquisitions.
Taakomschrijving:
In deze functie assisteer je samen met een collega secretaresse twee partners en het team van meerdere advocaten. Als secretaresse ben jij verantwoordelijk voor de ondersteuning van alle advocaten uit het betreffende team en in het bijzonder van de twee partners van dat team. Voor deze partners vervul je meer een personal assistant rol. Dat maakt deze functie zeer uitdagend en afwisselend. De taken bestaan onder andere uit:
- Meelezen met de mailbox van de partners en het daaruit zelfstandig oppakken van bepaalde acties en bewaken van deadlines;
- Agendabeheer, inplannen van besprekingen en teams meetings;
- Voorbereiden en verzamelen benodigde stukken voor besprekingen;
- Regelen van lunches, hotels, treinreizen en vluchten;
- Verwerken van onkosten;
- Voorbereiden en controleren van declaraties;
- Openen van nieuwe dossiers;
- Opstellen en versturen van Engagement Letters en monitoren of deze getekend retour worden ontvangen;
- Uitwerken van juridische stukken en algemene correspondentie in de Nederlandse en Engelse taal, zowel zelfstandig als van concept;
- Verantwoordelijk zijn voor toepassing van juiste opmaak en huisstijl in documenten;
- Archiveren en up-to-date houden van dossiers.
Functie-eisen:
Voor deze vacature zijn we op zoek naar een representatieve Personal Assistant / secretaresse die ervaring heeft opgedaan bij een internationaal advocatenkantoor. Hij of zij heeft een open en positieve persoonlijkheid en voelt zich thuis binnen de zakelijke dienstverlening. Zelfstandig werken moet geen probleem zijn. Daarnaast voldoet hij of zij aan de volgende eisen:
- HBO werk- en denkniveau;
- Afgeronde secretariële opleiding is een sterke pré;
- Enkele jaren werkervaring als secretaresse of PA binnen de internationale advocatuur;
- 4 of 5 dagen per week beschikbaar;
- Uitstekende beheersing van de Nederlandse & Engelse taal in zowel woord als geschrift;
- Zeer goede kennis van MS Office: Word, Excel, PowerPoint;
- Je bent energiek, zorgvuldig, proactief, flexibel en representatief;
- Je bent zeer dienstverlenend en bovenal stressbestendig.