Documenten Coördinator | Aalsmeer

In de superjachtenbouw is betrouwbare documentatie onmisbaar. Als Documenten Coördinator zorg jij dat informatie tijdig, volledig en overzichtelijk beschikbaar is voor klant, captain, crew en autoriteiten. Structuur en oog voor detail zijn daarbij jouw kracht.

Jouw aandeel in de bouw van een Feadship

Bij Koninklijke De Vries Scheepsbouw bouwen we superjachten die wereldwijd tot de absolute top behoren. Achter elk Feadship schuilt niet alleen vakmanschap aan boord, maar ook een enorme hoeveelheid technische kennis. Die kennis moet niet alleen opgebouwd, maar ook vastgelegd worden. Manuals, certificaten, onderhoudsvoorschriften, IHM-documenten en systeembeschrijvingen zorgen ervoor dat systemen veilig gebruikt, onderhouden en gecertificeerd kunnen worden. 

Dankzij complete en nauwkeurig beheerde documentatie kan een superjacht uiteindelijk worden opgeleverd aan de eigenaar en jarenlang probleemloos worden gebruikt. Jij zorgt ervoor dat geen enkel belangrijk document ontbreekt. Pas als alles compleet is kan een jacht aan haar eigenaar worden overgedragen en de zeven wereldzeeën bevaren.

Dit ga je doen als Documenten Coördinator

In deze functie ben je verantwoordelijk voor het verzamelen, beheren en aanleveren van documentatie en certificaten ten behoeve van de overdracht van onze superjachten aan eigenaar en bemanning. Hiertoe heb je dagelijks contact met leveranciers, projectteams en collega's uit verschillende disciplines. Alle documenten moeten volgens de internationale en maritieme wet- en regelgeving in het Engels worden aangeleverd.

Daarbij kun je denken aan:

• Het opvragen, verzamelen en verwerken van manuals, certificaten, onderhoudsvoorschriften en IHM-documenten van leveranciers.
• Het bijdragen aan een uniforme, gestructureerde en professionele documentatievoorziening binnen onze projecten.
• Je exporteert inkooporderlijsten uit het ERP-systeem (Inventive) als basis en houdt in Microsoft Excel gedetailleerde documentatielijsten en traceerlijsten bij van alle opgevraagde en ontvangen documenten.
• Het controleren van ontvangen documentatie op volledigheid, actualiteit en juistheid.
• Je controleert en signaleert afwijkingen of ontbrekende documenten en stemt deze af met projectteams en inkopers.
• Het beheren en structureren van documentatie binnen de Microsoft SharePoint- en Teams-omgevingen.
• Je kijkt verder dan de dagelijkse werkzaamheden. Door innovatieve toepassingen van AI, SharePoint, Teams en andere digitale hulpmiddelen te verkennen, realiseer je verbeteringen die onze documentatievoorziening naar een hoger niveau brengen.

Dankzij jouw nauwkeurigheid en structuur weten we zeker dat niets ontbreekt wanneer een Feadship klaar is voor overdracht.

Dit breng je mee

Je krijgt energie van structuur aanbrengen in complexe informatie. Nauwkeurig werken zit in je natuur en je laat niet los voordat informatie compleet is. Tegelijkertijd ben je communicatief sterk genoeg om leveranciers en collega's actief mee te nemen wanneer documenten ontbreken of aanvullende informatie nodig is.

Daarnaast herken je jezelf in het volgende:

• Je hebt mbo+ of hbo werk- en denkniveau.
• Je bent sterk in het organiseren, beheren en structureren van informatie.
• Je werkt nauwkeurig en hebt oog voor detail, zonder het overzicht te verliezen.
• Je bent proactief en wacht niet af of informatie ontbreekt of deadlines onder druk staan.
• Je beheerst Microsoft 365 (waaronder Excel, Teams en SharePoint) bovengemiddeld.
• Je vindt het leuk om processen slimmer in te richten en ziet kansen om met digitalisering en AI efficiënter te werken.
• Je hebt affiniteit met techniek, scheepsbouw, jachtbouw en/of een complexe projectomgeving.
• Je beheerst de Nederlandse en Engelse taal goed, zowel mondeling als schriftelijk. Niet alleen omdat alle documentatie in het Engels is, maar ook omdat je directe collega Engelstalig is.

Mooi meegenomen

• Ervaring met documentbeheer, (technische) documentatie of document control.
• Bekendheid met certificeringen, manuals en/of technische dossiers.
• Ervaring met vaartuigen en/of kennis van scheepsbouw.
• Ervaring met ERP-systemen, Adobe (InDesign), Microsoft Power Automate, Microsoft Copilot of andere digitale hulpmiddelen voor procesverbetering.
• Ervaring met het voeren van een administratie, werkvoorbereiding, projectondersteuning, kwaliteitsmanagement, engineering support of supply chain.

Voldoe je niet aan alle eisen, maar denk je dat deze functie wél goed bij je past, neem dan contact op met Sylvia Zethoven, de recruiter. Wie weet ben jij straks onze nieuwe Documenten Coördinator.

Ons aanbod

Bij Feadship werk je aan unieke projecten waar vakmanschap, samenwerking en trots op het eindresultaat centraal staan. Want als mensen met plezier werken aan iets bijzonders, zie je dat terug in elk detail van het jacht.

We bieden je ook:

• Een unieke werkomgeving aan de top van de luxe jachtbouw, waar passie en vertrouwen voelbaar zijn.
• Salaris tussen € 3.000,- en € 4.500,- bruto per maand (op fulltime basis).
• Maar liefst 40 (!) vrije dagen (27 verlof- en 13 adv-dagen).
• Uitgebreide opleidingsmogelijkheden en doorgroeiperspectief — je wordt uitgebreid ingewerkt, zodat je snel op vlieghoogte bent.
• Een goede pensioenregeling, waarbij wij het grootste deel van de premie voor onze rekening nemen.
• Een vaste maandelijkse netto reiskostenvergoeding (op basis van € 0,25/km woon-werkverkeer).
• Je werktijden zijn flexibel in te delen en part time werken is bespreekbaar met een minimaal dienstverband van 32 uur per week.
• Feestelijke oplevering van elk jacht samen met je collega’s en een actieve personeelsvereniging.

Hoe kom je bij ons aan boord?

• Telefonische intake
• Kennismakings-gesprek en eventueel rondleiding/ meelopen
• Vervolggesprek motivatie en toekomst
• Aanbod

Nog meer interessante vacatures waar jouw vakmanschap centraal staat

Wil jij meebouwen aan onze superjachten? Bekijk ook onze andere vacatures.