Assistant to the Company Secretariat

Nice to know (you)

• Wil jij met jouw organisatietalent en ondernemend karakter een belangrijke bijdrage leveren aan onze professionele en efficiënte organisatie van het Executive Committee-, de Raad van Commissarissen- en Commissie vergaderingen i.s.m. De Deputy Company Secretary?
• In de rol van Assistant to the Company Secretariat kom je terecht in een ambitieus team waar veel eigen initiatieven worden genomen waarbij je werkt in een complexe, dynamische omgeving.
• Van reiziger tot medewerker: we vinden het erg belangrijk dat iedereen zich op Schiphol veilig, gewaardeerd en welkom voelt.

Connecting your world

Als Assistant to the Company Secretariat bij een van de meest toonaangevende luchthavens ter wereld maak je onderdeel uit van het vennootschapssecretariaat en het corporate legal team van Royal Schiphol Group. In deze veelzijdige functie neem je proactief werk uit handen. En hoe je dit aanvliegt? Dat is aan jou. We vertrouwen op de manier waarop jij met enthousiasme en vastberadenheid doelen nastreeft, anderen weet te overtuigen van je visie en met vertrouwen obstakels overwint. Jij zet jouw talenten in bij het:

• Ondersteunen van de (Deputy) Company Secretary bij de planning, voorbereiding en follow-up van de Executive Committee -vergaderingen, de vergaderingen van de Raad van Commissarissen (RvC), commissies en aandeelhoudersvergaderingen samen met een andere Management Assistant van het Corporate Legal-team.
• Coördineren van binnengekomen vergaderstukken, het voorbereiden van agenda's en het uploaden van documentatie in de digitale Board Portal waarbij je ervoor zorgt dat de processen zo efficiënt mogelijk verlopen.
• Verrichten van alle voorkomende taken waaronder e-mail en correspondentie met RvC- en ExCom-leden en senior management, complex agendabeheer, agendabewaking van vergaderingen en te plannen afspraken voor RvC-leden met derden.
• Ontvangen en begeleiden van RvC-leden en hun gasten.
• Bewaken van informatiestromen in de meest brede zin van het woord, bijvoorbeeld het voorbereiden en (logistiek) organiseren van vergaderingen, besprekingen en bijeenkomsten, en het actief opvolgen van actiepunten uit vergaderingen. Waar nodig worden acties voorbereid en voorgelegd aan de (Deputy) Company Secretary.
• Zelfstandig uitvoeren en ondersteunen van gedelegeerde taken waarbij contact wordt onderhouden met diverse interne en externe partijen en instanties (bijvoorbeeld het coördineren van in- en externe locaties voor vergaderingen en diners).

In deze rol werk je nauw samen met de Management Assistant, die zich met name focust op de organisatie van de Executive Committee‑vergaderingen, de PA’s/Executive Secretaries van de ExCom‑leden en de (Deputy) Company Secretary.

You've got this

Schiphol verbindt jouw wereld. Met de beste mensen maken we reizen veilig en verantwoord. Jij draagt hieraan bij met jouw unieke talenten, zoals de manier waarop jij jouw doelen duidelijk stelt en deze op tijd bereikt volgens een goed plan en soepel sterke banden met anderen opbouwt. Sowieso heb je voor deze functie:

• Hbo‑werk- en denkniveau, aangevuld met minimaal 5 jaar ervaring als assistent(e) voor een vennootschapssecretariaat, directie dan wel senior management in een dynamische en complexe werkomgeving.
• MS-officepakketten hebben geen geheimen voor je.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift.
• Ervaring met juridische processen en/of werkzaamheden voor het vennootschapssecretariaat.
• Je werkt 32-36 uur en bent bij voorkeur beschikbaar op woensdag, donderdag en vrijdag.
• Je ben flexibel, stressbestendig en hebt gevoel voor humor.
• Je bent representatief, je bent het visitekaartje van onze organisatie. 

You get this

• € 3889 tot 5016 bruto per maand (Schaal 8).
• Een 13e maand.
• Een iPhone 14 of Samsung S22. Aan jou de keuze.
• Een NS-Business Card die reizen met openbaar vervoer van en naar het werk helemaal vergoedt.
• Deelname aan het pensioenfonds ABP.
• 180 vakantieuren.

Dit zijn nog maar een aantal van onze arbeidsvoorwaarden die horen bij deze functie (op basis van een 36-urige werkweek). Schiphol heeft jou nog meer te bieden. Ga voor het totale overzicht van alle arbeidsvoorwaarden naar Arbeidsvoorwaarden - Werken bij Schiphol.

About the Team

Corporate Legal

Wij willen ons steeds verder blijven verbeteren. Bij Corporate Legal doen we dat met 18 collega’s, door innovatie en professionalisering te combineren met onze grote kennis van het vliegveld. Dat stelt Royal Schiphol Group in staat haar strategie zo goed mogelijk uit te voeren, vanuit een afgewogen risico-inschatting.

Choose your destination

Wat zijn jouw talenten? Welke dromen heb jij? Wat is jouw verhaal? We zijn benieuwd naar jou en nodigen je graag uit om te solliciteren. Solliciteren kan door jouw motivatie en cv met ons te delen via de sollicitatiebutton hieronder.

• Voor meer informatie over solliciteren bij Schiphol: werken bij Schiphol.
• Heb je vragen over de inhoud van de functie Assistant to the Company Secretariat ? Schakel met Maaike van der Meer.
• Heb je vragen over het sollicitatieproces? Stel deze aan Bart Koekman via Bart.Koekman[at]schiphol.nl.
• Een assessment kan deel uitmaken van het proces.
• Voor indiensttreding dient een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) te worden overgelegd.
   #LI-ALL1

About Schiphol Group

Met ruim 4200 trotse collega’s zetten we een extra stap om Nederland zo goed mogelijk te verbinden met de rest van de wereld. Vernieuwen, veiligheid en samenwerken staan daarbij voorop. Samen geven we meer betekenis aan reizen en leveren een bijdrage aan economie en maatschappij. Al meer dan 100 jaar. In Nederland en daarbuiten. Wist je trouwens dat:

… Royal Schiphol Group eigenaar en exploitant is van Amsterdam Airport Schiphol, Rotterdam The Hague Airport en Lelystad Airport? We hebben ook een meerderheidsbelang in Eindhoven Airport.
… er in 2025 circa 477.552 vliegbewegingen van en naar Schiphol Airport waren?
… je als Assistant to the Company Secretariat de business area Corporate Legal versterkt.