De functie
Wij zijn een luchtvaartonderneming met een belangrijke maatschappelijke opdracht: met onze luchthavens en samenwerkingsverbanden creëren wij waarde voor de samenleving en de economie. Wij werken vanuit onze kernwaarden efficiënt, betrouwbaar, duurzaam, gastvrij en inspirerend. Jouw ontwikkeling bepaalt ook onze ontwikkeling. Daarom bieden wij je alle ruimte om in beweging te blijven. Wij gaan daarbij uit van jouw eigen talenten en kwaliteiten, want die hebben we hard nodig om onze ambities waar te maken: the world's most sustainable and high quality airports te creëren.
Afdeling
Schiphol Commercial is als onderdeel van Royal Schiphol Group onder andere verantwoordelijk voor de ontwikkeling en het beheer van vastgoed op en rondom Schiphol. Doelstelling hierbij is dat het luchthavengebied een aantrekkelijke vestigingsplaats is voor bedrijven en een locatie om prettig te verblijven. Er is een grote variëteit aan hoogwaardig vastgoed, waaronder kantoorpanden en logistieke gebouwen. Voor de afdeling Commercial Real Estate zijn wij op zoek naar een stevige en hands-on Management Assistant.
De functie
Als Management Assistant zorg je voor een adequate ondersteuning van de Senior Manager Commercial Real Estate en de afdeling Commercial Real Estate. Deze afdeling is verantwoordelijk voor de ontwikkeling en het integraal beheer en onderhoud van de commerciële vastgoedportefeuille van Schiphol met als doel het behalen van een optimaal rendement en een hoge klanttevredenheid.
In deze rol ben je verantwoordelijk voor:
- Complex agendabeheer voor de Senior Manager;
- Standaard secretariële taken, zoals dossierbeheer (SharePoint), notuleren van vergaderingen (in overleg) en overige administratieve taken van de Senior Manager en de afdeling;
- Het organiseren van dienstreizen;
- De organisatie van onder andere teambijeenkomsten en klantevenementen;
- Het uitvoeren van diverse ondersteunende (ad hoc) werkzaamheden, zoals het voorbereiden van presentaties en afspraken;
- De onboarding van nieuwe collega's (bijv. Het aanvragen van passen voor nieuwe medewerkers);
- Tevens ben je een schakel met de WorkForcedesk m.b.t. Inhuur externen en zorg je voor een soepele en gastvrije ontvangst. Ontzorgen is hier het sleutelwoord;
- Inplannen en organiseren van sollicitatiegesprekken, meet ups met samenwerkingspartners of andere stakeholders.
Je maakt deel uit van het team van Management Assistenten van Schiphol Commercial (totaal 4 management assistenten). In dit team vervang je elkaar bij vakanties of ziekte, ben je op de hoogte van elkaars werkzaamheden met een duidelijk taakverdeling en pak je samen afdelingsbrede zaken of projecten op.
Tevens ben jij het centrale aanspreekpunt voor alle interne en externe contacten en weet je zelfstandig vragen en verzoeken op te pakken en op te volgen.
Jij bent
Jij bent professioneel in het ontzorgen van de manager(s) voor wie je werkt. Je hebt uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk in het Nederlands en Engels. Je hebt een gave om sfeer aan te voelen en gaat hier op een juiste, integere manier mee om. Je maakt het bespreekbaar als emoties oplopen, maar durft ook mensen aan te spreken of hun gedrag te spiegelen. Je helpt collega's graag, je bent oplossingsgericht en creatief, maar je weet ook prioriteiten te stellen aan je eigen werkzaamheden. Daarnaast ben je een echte teamspeler, want je bent ook onderdeel van een team van Management Assistentes binnen Schiphol Commercial. Je bent een belangrijke motor en de smeerolie voor het draaiende houden van de hele afdeling.
Je bent proactief en zelfstandig, waardoor je jouw manager(s) werk uit handen neemt. Jij weet tijdig urgente zaken te signaleren en je manager hierop te attenderen. Daar waar nodig pak je dingen proactief op. Je staat stevig in je schoenen en bent in staat om onder druk te werken. Jij hebt hier lol in en vind je baan daarom zo leuk!
Ervaring met Microsoft 365 is belangrijk voor het gebruik van applicaties als PowerPoint, Excel, Word, Outlook, Sharepoint en Teams. Daarnaast heb je minimaal MBO/HBO werk- en denkniveau. Tenslotte ben je flexibel, stressbestendig en je houdt van een dynamische werkomgeving.
Wij bieden
- Een marktconform salaris van € 3.416,- tot € 4.407,- o.b.v. 36 uur (schaal 8) afhankelijk van je kennis en ervaring;
- Flexibele werktijden voor een optimale balans tussen werk en privé met een thuiswerkvergoeding;
- 8,33% vaste eindejaarsuitkering;
- We geven je ruimte voor ontwikkeling op professioneel en persoonlijk vlak. Zo is er een persoonlijk duurzaam inzetbaarheidsbudget (2% van je jaarsalaris) dit kun je inzetten voor onder andere opleiding, coaching, sporten of verlof.
- 5 weken vakantie (o.b.v. 36 uur per week) met de mogelijkheid om extra dagen te kopen.
- Wij stimuleren een inclusieve cultuur daarom heb je recht op twee diversiteitsdagen, te gebruiken op een willekeurige (feest)dag;
- Via Schiphol Go kun je zelf bepalen hoe je naar en van je werk reist;
- We stimuleren het reizen met openbaar vervoer, daarom ontvang je een NS-Business Card;
- Smartphone, keuze uit iPhone 13 of Samsung Galaxy S21;
- Vanuit Schiphol willen we je ondersteunen om zo effectief en efficiënt mogelijk te werken. Een gezonde 'work/life balance' vinden we daarbij belangrijk, jij kiest (afhankelijk van jouw functie) waar en hoe je werkt. Daarom bieden we je de Bring Your Own (BYO) regeling aan waarbij je €450,- kunt besteden aan een tablet of accessoires of (ergonomische) bureau of bureaustoel.
Interesse?
Sluit deze rol aan bij jouw ervaring en ambities, dan zien we je sollicitatie graag tegemoet. Je kunt direct met je cv en motivatiebrief solliciteren via de sollicitatiebutton. Sollicitaties per mail kunnen we helaas niet in behandeling nemen in verband met de AVG wet- en regelgeving.
Wil je meer weten over de functie of solliciteren, dan kun je contact opnemen met Mirjam van Mameren (recruiter): 06-15599246 (WhatsApp) of mirjam.van.mameren[at]schiphol.nl.
*Een AIVD veiligheidsonderzoek (VGB B-Burgerluchtvaart) is onderdeel van de onboarding.