Vacatures in Woltersum

Het analyseren van de volgende opdrachten en het bewaken en volgen van de ontwikkelingen over IHH. Het gaat om:

1. Analyse Document Management Systeem (DMS).
PROZA en M365 zijn momenteel in beeld als DMS. Sharepoint wordt gebruikt. Uiteindelijk wil DUO toe naar een DMS wat werkbaar is voor heel DUO en haar processen ondersteunt EN goed informatiebeheer c.q. Compliant zijn “afdwingt” m.b.t. Metadata en bewaartermijnen. Er is een requirements Analyse waar een update voor gewenst is. Uiteindelijk is een uitwerking van de keuze en de gevolgenanalyse voor invoering van een DMS nodig. Realisatie van deze analyse moet plaats vinden in 2026.

2. Analyse sleutelfunctionarissen
Momenteel ligt er een besluit in het DO waarbij de sleutelfunctionarissen van schaal 16 en hoger zijn aangewezen als sleutelfunctionarissen. Er is nieuw beleid onderweg waarbij dit besluit herzien moet worden. Breng hiervan de consequenties in kaart. Volg de ontwikkelingen en breng een analyse of advies uit. Realisatie in 2025.

3. Data overbrengen naar Nationaal Archief
Door de invoering van IHH mag DUO haar data die langdurig bewaard moet worden overbrengen naar het Nationaal Archief. Werk een business analyse uit van de het proces van overbrenging, breng de gevolgen in kaart en werk de processen uit. Doe dat in overleg met CIOoffice. Zij stellen de PSA op voor de overbrenging. Oplevering analyse in 2025 realisatie in 2026. NB relatie met requirements Analyse: DMS aansluiten op Nationaal Archief.

4. Integrale aanpak
Voor invoering IHH is een integrale aanpak nodig. Inmiddels is IHH de fase ‘leren’ voorbij. Nu wil zij implementeren. Hiervoor is een integrale aanpak geschetst en bestaat uit 12 onderdelen

Werk een implementatie strategie uit om in samenhang bovenstaande onderdelen te implementeren bij DUO. Breng hiervoor de gevolgen in kaart, stel een roadmap op en werk de bijbehorende processen uit

NB Analyse werkzaamheden geldt in mindere mate voor de onderdelen Trainingen/workshops
informatiebeheer/Informatiebeheerplan/Overdragen NA/Uitdragen van IHH campagnes

Opdrachten kunnen in sommige gevallen wel reeds gestart worden maar nog niet afgemaakt vanwege het feit dat bepaalde besluiten op een hoger niveau nog niet genomen zijn.

De prioriteit voor de eerste periode zal liggen bij het DMS.

Achtergrond opdracht
Het DUO IHH Verbetertraject ondersteunt de DUO-organisatie bij het integraal op orde krijgen van haar Informatiehuishouding (IHH), hetgeen rand voorwaardelijk is voor realisatie van haar uitvoeringstaken, gerelateerde Management Afspraken (MA’s) en lange termijn doelen. IHH beslaat het gehele speelveld van wetgeving, regels, voorzieningen, activiteiten en processen die gericht zijn op de informatiestromen en op het beheer van informatie binnen primaire, ondersteunende en bestuurlijke processen en waarborgt democratische, juridische en historische waarden. Het traject ‘Open op Orde’/de Woo waarin wordt gewerkt aan het gevraagd en ongevraagd openbaar maken, maakt deel uit van de scope. Er is door DUO een actieplan opgesteld met daarin een aantal onderwerpen (fiches) die uit de DUO Informatiehuishouding worden opgepakt

Het team dat werkt aan het programma bestaat uit ongeveer 20 mensen; waaronder analisten, architecten, mensen uit de lijn en het portfolio.

Wekelijks zijn er 2 kantoordagen waarbij de BA-er op locatie, Groningen wordt verwacht. Tijdens deze kantoordagen zijn er o.a. Standupbijeenkomsten waar diverse mensen bijeenkomen. Er zijn zo nu en dan ook bijeenkomsten in ’s-Gravenhage. De analist wordt ingezet op meerdere opdrachten en mede afhankelijk van de prioriteit die het programma geeft bepaalt de analist de werkzaamheden voor die periode.

Harde eisen

• Afgeronde HBO/WO opleiding
• Aantoonbare kennis op het gebied van bedrijfsanalyse en consultancy.
• Ruime kennis en ervaring van en met bedrijfsanalyse en/of informatieanalyse methodieken
• Minimaal 3 jaar ervaring in het uitvoeren van informatieanalyses met meerdere processen, systemen en interne en externe stakeholders en ketenpartners..
• Minimaal 3 jaar ervaring in het opstellen van requirements en opstellen van analyses, procesbeschrijvingen en - schema’s op systeemniveau.

Nice to have

• Consultancy ervaring.
• Ervaring met het werken in een (overheids-) organisaties met minimaal 1000 medewerkers.
• Een proactieve, autonome verbinder.

1. Herkent de kern en de verbanden in situaties, vraagstukken en gegevens.
2. Selecteert de juiste informatie uit diverse bronnen.
3. Maakt onderscheid tussen hoofd en bijzaken.
4. Brengt een logische structuur aan in een veelheid van informatie.
5. Legt verbanden tussen gegevens en/of vraagstukken.
6. Onderscheidt oorzaak en gevolg.
7. Hanteert bij de analyse verschillende invalshoeken.
8. Adviesvaardigheden. Uitstekende mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden.

Deze opdracht staat ook open voor doorleen en zzp'ers.

DUO verzorgt als uitvoeringsorganisatie, zijnde onderdeel van het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap de uitvoering van complexe wet- en regelgeving en heeft een uitgebreid dienstenpakket. DUO financiert en informeert onderwijsdeelnemers en onderwijsinstellingen. Voor verdere informatie zie www.duo.nl