Ben jij die ondersteuner met legal ervaring en ben jij beschikbaar op woensdag, donderdag en vrijdag voor 24 uur per week? Dan is deze functie iets voor jou!
Voor het secretariële team van onze opdrachtgever zoeken wij een secretaresse voor drie dagen in de week. Dit betreft de woensdag, donderdag en vrijdag. Hiervan ben je twee dagen (donderdag/vrijdag) voor een specifiek team aan het werk en één dag (vrijdag) voor het gehele kantoor. Op de specifieke afdeling werken de secretaresses in teamverband samen voor de Business Units Corporate & Finance (Corporate M&A, Notariaat, Tax, Banking & Finance, Capital Markets) en Employment.
We zijn op zoek naar een secretaresse om het secretaresse team van Transactional te versterken. Dit houdt in dat je als eerste aanspreekpunt fungeert voor een van de Corporate partners en haar team (twee dagen) maar ook werkt voor de andere business units van kantoor (één dag). Je kunt goed prioriteiten stellen, gestructureerd en efficiënt werken en vlot schakelen door zowel zelfstandig als met anderen goed (samen) te werken. Je bent flexibel, proactief en assertief wanneer dat nodig is. Daarnaast voel je aan wanneer jouw discretie vereist is of wanneer je juist actie moet ondernemen. Moeilijke situaties los je op door jouw sociale en communicatieve vaardigheden in te zetten en tot slot ben je uiteraard dienstverlenend en klantgericht.
Belangrijkste taken en verantwoordelijkheden
- Agenda- en relatiebeheer (contacten bijhouden, afspraken en reizen organiseren en coördineren);
- Zelfstandig oppakken van alle correspondentie, telefoon- en e-mailverkeer;
- Zowel nationaal als internationaal afspraken maken en calls opzetten;
- Voorbereiden en uitwerken van presentaties;
- Openen, filen en archiveren van dossiers en vertrouwelijke stukken (digitaal en hard copy);
- (Concept) brieven opstellen onder leiding van advocaat/notaris;
- Aanpassen/verwerken van stukken op instructie;
- Kopiëren, printen, scannen en opslaan van documenten;
- Declareren van onkosten;
- Voorbereiden van facturen aan cliënten.
Wat neem je mee?
- Een afgeronde secretariële opleiding/een andere opleiding op MBO+/HBO niveau;
- Wij zijn bij voorkeur op zoek naar kandidaten met aantoonbare stage of werkervaring in een soortgelijke functie, bij voorkeur binnen de zakelijke dienstverlening of in een groter concern;
- Kennis van MS Office programma's;
- Een dienstverlenende, flexibele en proactieve houding;
- Uitstekende Nederlandse taal- en schrijfvaardigheden;
- Goede Engelse taal- en schrijfvaardigheden;
- Een goed gevoel voor verhoudingen;
- Klantgericht naar interne en externe collega's en klanten.
Wat krijg je ervoor terug?
Je komt te werken in een professionele omgeving met een informeel karakter. Wij bieden een marktconform salaris en diverse secundaire arbeidsvoorwaarden zoals een 13e maand en een persoonlijk vitaliteitsbudget.