Spoed aanvraag! Aankomende week vinden de gesprekken plaats en rond 2 oktober kan je van start.
In samenwerking met de Gemeente Leeuwarden zijn wij per direct op zoek naar een ervaren 'Secretaresse Plus' voor bij het Sociaal Domein Fryslan. Het betreft een tijdelijke aanstelling voor 28 tot 36 uur tot einde jaar.
Als project assistent & secretaresse ben je de spin in 't web van de sectoren van het Sociaal Domein. Je draagt bij aan het efficiënt functioneren van het Sociaal Domein door het uitvoeren van secretariaatswerkzaamheden en logistieke zaken ten behoeve van het domein en diverse projecten. Je bent samen met je teamgenoten verantwoordelijk voor onderstaande werkzaamheden.
1. Ondersteunen van en bijdragen aan Projecten binnen Sociaal Domein
- Verlenen van (secretariële en administratieve) ondersteuning bij projecten;
- Bewaken van voortgang, actielijsten, deadlines e.d.;
- Organiseren van bijeenkomsten, conferenties, congressen en trainingen;
- Beheren van de mailbox van het Projecten, verzorgen van correspondentie i.o.m. De projectleider.
2. Frontdienst
- Afhandelen van binnenkomende verzoeken via de algemene mailbox Secretariaat Sociaal Domein;
- Afhandelen van de Interne Postbus en fysieke poststukken van het Sociaal Domein;
- Telefoonbeheer van het Sociaal Domein.
3. Agendabeheer
- Verzorgen van het agendabeheer van managers en teamleiders;
- Afspraken inplannen met een bestuurlijk karakter en/of waar externen mee gemoeid zijn;
- Interne afspraken inplannen indien het gaat om complexe agenda's.
3. Verzorgen vergaderingen
- Notuleren bij vergaderingen met een bestuurlijk karakter en/of waar externen mee gemoeid zijn;
- Notuleren bij interne vergaderingen met een spoedeisend karakter;
- Reserveren van interne of externe vergaderruimtes met daarbij indien gewenst faciliteiten;
- Opstellen van agenda's en uitnodigingen i.o.m. De voorzitter, verzamelt de bijbehorende stukken en zend deze naar de deelnemers van de betreffende vergadering;
- Bewaken van actielijsten;
4. Overige secretariële werkzaamheden
- Publiceren van door het college vastgestelde (subsidie)regelingen (DROP);
- Ondersteuning bij calamiteiten in samenwerking met het crisisteam;
- Inhoudelijk bijdragen aan en verbetering van de dienstverlening of administratieve processen, binnen het eigen team, het sociaal domein of gemeente-breed;
- Afhandelen van facilitaire verzoeken, zoals het versturen van bloemen, cadeaubonnen etc..
- Een afwisselende baan bij een gemeente;
- Een reiskostenvergoeding van 15 cent per km met een maximale dagvergoeding van € 6,-;
- Je wordt beloond met een marktconform salaris van € 2.545 tot € 3.612 bruto per maand (inschaling op basis van ervaring) / schaal 7 conform cao gemeenten;
- Je bouwt naar rato 25 vakantiedagen per jaar op en je ontvangt 8,33% vakantiegeld over je verdiende salaris;
- Een gratis wisselend aanbod aan opleidingen & workshops;
- Collectiviteitskortingen bij verschillende (zorg-)verzekeringen;
- Doorbemiddeling bij einde opdracht of einde dienstverband;
- Een maandelijkse korting van €10,00 op je sportabonnement via Bedrijfsfitness Nederland bij een van de 3500 aangesloten sportscholen.
Jij bent een representatief type met uitstekende communicatieve vaardigheden (zowel schriftelijk als in woord). Je bent stressbestendig, voelt je verantwoordelijk voor het team, bent proactief én flexibel. Je kunt goed overweg met verschillende geautomatiseerde systemen (o.a. Outlook, Word, Teams en Excel). Daarnaast kan je snel schakelen, werk je nauwkeurig en heb je een zelfstandige werkhouding.
Wij vragen iemand met een afgeronde secretariële en/of administratieve opleiding op mbo+ niveau en geruime werkervaring op het gebied van (project)ondersteuning en secretariële taken. Daarnaast verwachten we dat je in staat bent om je werkzaamheden goed te plannen en te organiseren.
Je komt te werken binnen het Sociaal Domein van de gemeente Leeuwarden sector Bedrijfsvoering en Advies.
Het secretariaat bestaande uit 7 leden zorgt gezamenlijk ervoor dat de managers en medewerkers van de dienst worden ondersteund. Als secretaresse van de dienst kom je in een pool te werken. Het team secretariaat werkt in een teamverband en uit één e-mail box. Zij hechten aan duidelijke onderlinge (vastgelegde) werkafspraken om onze dienstverlening zo goed en uniform mogelijk te kunnen leveren.
Reageer op deze vacature via de sollicitatieknop. Heb je een vraag over deze vacature? Neem dan telefonisch contact met Dunja Tijmensma of Kirstie Broeders op via 058-205 10 11 of stuur een e-mail via leeuwarden@driessen.nl.