Als office manager bij de Rijksoverheid in Den Haag ben jij degene die zorgt dat het managementteam van de directie DIO zich volledig kan richten op de inhoud van hun werk: de wereldwijde handel. Je bent verantwoordelijk voor een soepel lopend secretariaat en zorgt dat de kwaliteit van de ondersteuning op het hoogste niveau blijft. Jouw werkzaamheden bestaan onder andere uit:
- Management Support: Je beheert complexe agenda's voor MT-leden en bewindspersonen, waarbij je prioriteiten stelt en (inter)nationale dienstreizen organiseert.
- Procesregie: Je bewaakt de stukkenstroom en correspondentie via digitale systemen (zoals SWR) en zorgt dat besluitvorming op tijd en volledig wordt voorbereid.
- Operationeel Beheer: Je beheert de centrale postbussen, bent het aanspreekpunt voor bedrijfsvoeringsvragen en regelt praktische zaken voor het team.
- Visitekaartje: Je ontvangt internationale delegaties en bezoekers op professionele wijze en handelt diplomatiek telefoonverkeer moeiteloos af in het Nederlands en Engels.
- Samenwerken: Je bewaakt de sociale cohesie binnen het secretariaatsteam en zorgt samen met je collega-ondersteuners voor een goede onderlinge achtervang.
Wie zoeken wij?
Als office manager bij de Rijksoverheid in Den Haag ben je een ervaren organisator die rust en structuur brengt in een drukke omgeving. Je bent communicatief vaardig en voelt goed aan wat er nodig is om een team goed te laten functioneren. Je toont initiatief, denkt altijd een paar stappen vooruit en houdt ervan om zaken van begin tot eind te regelen.
Je voelt je thuis in een omgeving waar sociale banden en teambuilding belangrijk zijn; je bent iemand die graag bijdraagt aan een veilige en gezellige werksfeer. Nauwkeurigheid en integriteit zijn voor jou vanzelfsprekend, zeker wanneer je werkt met gevoelige informatie op het gebied van internationale handel.
Waar ga je werken?
Als office manager bij de Rijksoverheid in Den Haag ga je aan de slag bij de directie Internationaal Ondernemen (DIO) binnen het Ministerie van Buitenlandse Zaken. Wij versterken de economische positie van Nederland door wereldwijd handel en investeringen te stimuleren.
Je komt te werken op een secretariaat in Den Haag dat bekendstaat om zijn actieve sociale cohesie. Vanwege vervanging zoeken we per direct een office manager die snel kan instappen in dit betrokken en gezellige team.
Goed om te weten: De selectiegesprekken staan gepland voor de ochtend van 21 mei.
Wat wij bieden- Een mooi uurloon van € 19,34 tot € 24,88.
- Flexibele werkweek van 24-36 uur.
- Start snel en werk tot minstens 30 september, met kans op verlenging.
- Volledige vergoeding van je OV-reiskosten.
- Ontvang een eindejaarsuitkering van 8,5%.
- Een fijne werkplek in Den Haag.
- De unieke kans om bij de Rijksoverheid te werken.
- Toegang tot YC skills voor persoonlijke groei.
- Minimaal mbo werk- en denkniveau
- Minimaal 4 jaar ervaring als managementondersteuner
- Kennis van secretarieel beheer en procedures
- Goede beheersing van MS-Office (Excel, Word, Outlook)
- Uitstekende beheersing van het Nederlands (C1) en Engels (B1)
- Flexibel, initiatiefrijk en een teamspeler
- Organisatietalent en oplossingsgericht
€3017 - €3880 per maand