Flexibel inzetbare Bestuursassistent

ml T164298. Gemeente Utrecht

Korte beschrijving speelveld 
Utrecht heeft jou nodig! Als flexibel inzetbare bestuursassistent ben je een onmisbare schakel in het bestuurlijke proces. Samen met andere bestuursassistenten, woordvoerders en bestuursadviseurs ondersteun je twee of meer bestuurders en zorg je ervoor dat alles vlot verloopt, ook als de werkdruk toeneemt. Je schakelt als stevige en verbindende partner moeiteloos tussen verschillende taken en portefeuilles, houdt overzicht en weet rust en structuur te bewaren, zelfs in hectische situaties. Je houdt ervan om samen met je collega's de grote puzzel keer op keer opnieuw te leggen en te zorgen voor een soepele ondersteuning van de bestuurders. Je zult merken dat geen dag hetzelfde is. 

Opdrachtomschrijving:
Als doorgewinterde assistent ben je een echte duizendpoot. Samen met een communicatieadviseur en een bestuursadviseur ondersteun je één of meerdere bestuurders over de hele breedte van zijn of haar portefeuilles. Jij zorgt in alle hectiek voor rust, overzicht en een goede sfeer. Je coördineert de stukkenstroom en voert de regie over de agenda waarin je geen detail mist. Je hebt er plezier in om telkens nieuwe uitdagingen op te pakken en om als intermediair te fungeren tussen de bestuurders, inwoners, directeuren van partnerorganisaties, ambtenaren en overige externe contacten rond diverse inhoudelijke onderwerpen. Op jou kunnen we bouwen. 

Concreet houdt dit in dat jij: 

• Een aanspreekpunt bent voor interne en externe contacten van (een of meerdere) bestuurder(s);
• De zeer complexe agenda(s) programmeert en actief scant op belangrijke berichten in de mailboxen; 
• Op eigen initiatief mailberichten afhandelt of bespreekt met de bestuurder en/of het de workload bewaakt en grip houdt op de agenda; 
• Op de hoogte bent van zaken die spelen binnen de portefeuille van de bestuurder en helder en snel communiceert over de voortgang met de bestuurder, het team en de portefeuilleonderdelen; 
• Meedraait in het team van adviseurs rond de collegeleden, daar stevig aan tafel zit en je inbreng levert op logistieke, agenda-technische en persoonlijke zaken (zoals functioneren van jezelf in een team, feedback en reflectie richting het collegelid, enz.); 
• Overzicht houdt in een complexe setting en de juiste prioriteiten weet te stellen; 
• Ervoor zorgt dat de voorbereiding voor de diverse afspraken correct en tijdig beschikbaar is. 

Resultaat van de opdracht
De flexibel inzetbare bestuursassistent zorgt voor een professionele, betrouwbare en soepele ondersteuning van één of meerdere bestuurders. Hij/zij borgt rust en overzicht in de dagelijkse hectiek, houdt regie over complexe agenda's en stukkenstromen en fungeert als stevig en verbindend aanspreekpunt voor interne en externe contacten. De bestuursassistent draagt bij aan een effectieve samenwerking binnen het team van adviseurs en ondersteunt het bestuurlijke proces door proactieve signalering, prioritering en heldere communicatie.

Jij hebt:

• Relevante werkervaring op hbo-niveau, minimaal een mbo-opleiding afgerond; 
• Minimaal 5 jaar relevante werkervaring als assistent op executive level van een bestuurder, gemeentesecretaris, algemeen directeur; 
• Meerdere jaren werkervaring als bestuursassistent binnen een grote gemeente, voorkeur voor een G4 of 100.000+ gemeente.
• Digitale vaardigheid, bekend met de systemen die gebruikt worden of je kunt deze snel eigen maken (Office 365, iBabs, Zaaksysteem); 
• Inzetbaarheid op woensdag en vrijdag

Aanvullend:

• Bij voorkeur heb je kennis van de stad/regio Utrecht;
• Ben je stressbestendig, en houd je overzicht in een complexe setting en weet je de juiste prioriteiten te stellen;
• In staat jezelf, de agenda van de bestuurder en de omgeving te managen; 
• Dienstverlenend, accuraat, een teamplayer, flexibel en positief ingesteld met een flinke dosis humor.

Eisen

• Je hebt een relevante opleiding op minimaal Mbo niveau afgerond.
• Je hebt tenminste 5 jaar relevante werkervaring als assistent op executive level van een bestuurder, gemeentesecretaris (directeur-generaal of secretaris generaal) of algemeen directeur. 
• Je hebt in ieder geval 4 jaar ervaring als bestuursassistent binnen een grote gemeente, bij voorkeur een G4 stad of 100K plus.
• Je bent bekend onze systemen (Office365, Ibabs, Zaaksysteem)
• Je bent beschikbaar op woensdag en vrijdag.
• Schrijf een motivatie t.b.v. Deze opdracht en ga in op onderstaande vragen.

  1. Wat motiveert jou in een functie waarin je voortdurend schakelt tussen verschillende mensen, taken en verantwoordelijkheden?

  2. Werken in een veeleisende omgeving: Kun je een concreet voorbeeld geven van een situatie waarin je hebt gewerkt met veeleisende personen of in een omgeving waar alles snel moest worden opgepakt? Hoe zorgde je ervoor dat je het overzicht behield en prioriteiten stelde? 

  3. Nauwkeurigheid in het werk: Kun je beschrijven hoe je ervoor zorgt dat je werk altijd zorgvuldig en nauwkeurig wordt uitgevoerd, zelfs onder hoge druk? Kun je een voorbeeld geven van een situatie waarin jouw nauwkeurigheid het verschil maakte? 

Let op: Om je sollicitatie correct te verwerken, verzoeken wij je vriendelijk om de screeningsvragen onder deze vacature te beantwoorden. Dit helpt ons om je profiel snel en zorgvuldig te beoordelen.

Voordelen voor ZZP-ers om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Als je via All About Work aan het werk gaat is dit voordelig, want wij hanteren een snelle uitbetaling van je factuur, namelijk binnen 16 dagen.
• Jij bepaalt je zzp uurtarief (wij moeten wel rekening houden met wat we maximaal mogen hanteren van de opdrachtgever). (LET OP: Het door jou opgegeven uurtarief is all in, inclusief 10% fee All About Work en exclusief BTW)

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.

• 1. Je hebt een relevante opleiding op minimaal Mbo niveau afgerond.
  2. Je hebt tenminste 5 jaar relevante werkervaring als assistent op executive level van een bestuurder, gemeentesecretaris (directeur-generaal of secretaris generaal) of algemeen directeur. 
  3. Je hebt in ieder geval 4 jaar ervaring als bestuursassistent binnen een grote gemeente, bij voorkeur een G4 stad of 100K plus.
  4. Je bent bekend onze systemen (Office365, Ibabs, Zaaksysteem)
  5. Je bent beschikbaar op woensdag en vrijdag.
  6. Schrijf een motivatie t.b.v. Deze opdracht en ga in op onderstaande vragen.

     1. Wat motiveert jou in een functie waarin je voortdurend schakelt tussen verschillende mensen, taken en verantwoordelijkheden?

     2. Werken in een veeleisende omgeving: Kun je een concreet voorbeeld geven van een situatie waarin je hebt gewerkt met veeleisende personen of in een omgeving waar alles snel moest worden opgepakt? Hoe zorgde je ervoor dat je het overzicht behield en prioriteiten stelde? 

     3. Nauwkeurigheid in het werk: Kun je beschrijven hoe je ervoor zorgt dat je werk altijd zorgvuldig en nauwkeurig wordt uitgevoerd, zelfs onder hoge druk? Kun je een voorbeeld geven van een situatie waarin jouw nauwkeurigheid het verschil maakte? 

  7. Wat is je uurtarief als zzp-er, exclusief BTW/inclusief reiskosten woon-werkverkeer? (Het door jou opgegeven uurtarief is all in, inclusief 10% fee All About Work en exclusief BTW, bijvoorbeeld als je 80 euro aangeeft is 72 euro voor jou als zzp-er en 8 euro fee). 
  8. Wat is je gewenste bruto fulltime maandsalaris voor deze functie?
  9. Bij deze sollicitatie is een motivatiebrief verplicht, graag toevoegen.