Functieoverzicht:
De Operationeel Assistent (met financiële focus) is verantwoordelijk voor ondersteuning op het gebied van financiën en boekhouding, waaronder factuurbeheer, verwerking van betalingen, gegevensinvoer voor belastingdoeleinden, en afstemming met zowel het Amerikaanse financiële team als de lokale Nederlandse financiële adviseurs van REUZEit. De functie is gebaseerd op onze locatie in Waddinxveen (ongeveer 20 minuten rijden van het centrum van Rotterdam). De werkzaamheden omvatten tevens kantoorbeheer, leverancierscoördinatie, documentbeheer, financiële rapportage, gegevensinvoer in QuickBooks of een vergelijkbaar boekhoudplatform, ondersteuning van magazijn- en logistieke activiteiten, en interne communicatie.
Doelstellingen:
- Organisatie – Zorgen voor een goed georganiseerde, efficiënte en conforme kantooromgeving.
- Ondersteuning – Operationele, magazijn-, boekhoudkundige en HR-afdelingen tijdig en accuraat administratief ondersteunen.
- Facilitering – De algehele prestaties ondersteunen door een soepele backoffice en effectieve samenwerking met partners in de EMEA-regio te waarborgen.
Verantwoordelijkheden:
• Boekhouding & Financiële Coördinatie
-
Beheren van debiteuren- en crediteurenadministratie.
-
Verwerken en betalen van facturen, uitvoeren van betalingen en bankafstemmingen.
-
Nauwkeurige administratie bijhouden in QuickBooks of vergelijkbare online boekhoudsoftware.
-
Samenwerken met het Amerikaanse financiële team en Nederlandse financiële adviseurs voor belasting- en nalevingsrapportages.
-
Voorbereiden en ondersteunen van btw-aangiften en assisteren bij lokale boekhoudkundige vereisten.
• Kantoor- & Facilitair Beheer
-
Coördineren van leveranciers, nutsvoorzieningen en onderhoud van de faciliteit in Nederland.
-
Zorgen dat kantoorbenodigdheden, hulpmiddelen en apparatuur goed worden onderhouden en beschikbaar zijn.
• Documentbeheer & Naleving
-
Beheren van personeelsdossiers, leverancierscontracten en administratieve documenten.
-
Voorbereiden van visumaanvragen en reisdocumentatie voor medewerkers.
-
Zorgen voor naleving van lokale administratieve en wettelijke voorschriften.
• Inkoop & Financiële Rapportage
-
Uitvoeren van aankopen, volgen van kantooruitgaven en beheren van kleinere budgetten.
-
Assisteren bij het opstellen van operationele en financiële rapportages.
-
Ondersteunen bij btw-aangiften, facturatie en boekhoudkundige taken.
• Magazijn- & Logistieke Ondersteuning
-
Ondersteunen bij de coördinatie van apparatuur-ophaalacties en inventarisdocumentatie.
-
Contact onderhouden met lokale partners voor herinzet, opslag en transport.
-
Volgen van projectvoortgang en administratieve logistieke ondersteuning bieden.
• Vergadercoördinatie
-
Plannen en coördineren van operationele, boekhoudkundige, IT-, kwaliteits- en projectvergaderingen.
-
Ondersteunen bij de voorbereiding, notulering en opvolging van vergaderingen.
Rapportagelijnen:
-
Rapporteert aan: Operations Manager – EMEA
-
Werkt nauw samen met:
-
Het magazijnteam in Nederland
-
De financiële en boekhoudteams in de VS en het VK
-
De IT-teams in de VS
-
De internationale Business Development-programmateams
-
Wereldwijde Operations- en HR-afdelingen
-