Gesloten vacatures Zutphen

Standplaats: ARNHEM
Duur: 01-09-2025 - 01-09-2026
Optie tot verlenging: Ja
Reageren voor: 05-09-2025

Organisatie:
Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en bestaat uit zeven landelijke en zeven regionale organisatieonderdelen. Al meer dan 200 jaar werken we dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland. We beheren en ontwikkelen de rijkswegen, -vaarwegen en -wateren en zetten in op een duurzame leefomgeving. Samen met anderen werken we aan een land dat beschermd is tegen overstromingen. Waar voldoende groen is, en voldoende en schoon water. En waar je vlot en veilig van A naar B kunt. Samenwerken aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland. Dat is Rijkswaterstaat.


Het project ViA15 heeft de behoefte aan een duurzame meerjarige ondersteuning bij de vastleggen van de documentatie van het project. Er is behoefte aan een documentalist die zelfstandig voor de duur van het project (ca. 6 jaar) het projectteam ondersteund in het vastleggen van de documenten, controleert of de documenten aanwezig zijn en het aansporen van medewerkers om de documenten juist en tijdig vast te leggen. Af en toe zul je zelf ook als ondersteuning documenten moeten gaan archiveren / vastleggen in de systeem.



Opdracht dient te worden uitgevoerd binnen de richtlijnen / processen van het project ViA15. De opdracht omvat het uitvoeren van het beheer op de archivering in het (document management) systeem door projectmedewerkers. Dit beheer vindt plaats tijdens het uitvoeren van activiteiten zoals: registreren, meta dateren, ordenen en classificeren (vertrouwelijkheid) van documenten/informatie.



Daarnaast: het zorgen voor een actueel ordeningsplan/documentair informatieplan, waarderen van de dossiers, autoriseren van medewerkers, geven van training/opleiding aan (project)medewerkers en zorgen voor de benodigde middelen.



Een belangrijke taak is het coachen van de projectmedewerker zodat deze zich bewust is van zijn/haar taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming en deze adequaat uitvoert, waarmee de informatiehuishouding continu verbetert.



Taken die horen bij het zelfstandigheid beheren van een digitaal projectarchief zijn o.a.:


•

• het opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix;


• het verlenen en intrekken van autorisaties tot het gebruikte (document management) systeem;


• het maken van relevante standaardweergave(n) of standaard zoekvragen in het document management systeem naar behoefte van de medewerkers;


• Instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers zodat deze de eigen taken met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming zelfstandig en adequaat kunnen uitvoeren.


• het toevoegen, ordenen, waarderen en selecteren, en muteren van nieuwe (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur;


• het actueel houden van alle documenten die bij het beheren van het projectarchief horen.


• het verplaatsen van documenten en /of (sub)dossiers;


• Toezien op het juist verwerken van inkomende, interne en uitgaande documenten conform kaders. En het tijdig beschikbaar stellen van de juiste informatie, aan de juiste persoon (routeren van post- en e-mailstukken).


• het melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer (LFB), bijv. afdeling Informatievoorziening en beheer (IV-B);


• het inventariseren en melden van verbetervoorstellen t.b.v. applicaties in de vorm van functionele wensen conform het proces van LFB.





Resultaat opdracht



• Ingericht projectarchief volgens de afspraken die met de opdrachtgever zijn gemaakt en dat voldoet aan de kwaliteitseisen die RWS hieraan stelt (o.a. ordening, waarderen en selecteren, toepassen van metadata);


• Actuele middelen voor het documentbeheer en archivering (o.a. autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen, ordeningsstructuur);



Functie-eisen:
Afgeronde HBO opleiding en of werk en denk niveau in het vakgebied van informatiemanagement of gelijkwaardige opleiding.
Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en
- dienstverlening, en het gebruik van DIM gerelateerde ICT-middelen.
Zelfstandig werkinstructies en handreikingen opstellen. 

Wensen:
Kennis van en ervaring met (grootschalige) Infrastructurele (aanleg) projecten bij de overheid.
Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR, Toepassingsmodel metadata).
Ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie.
De mate van het voldoen aan de genoemde competenties.

DC Engineers is dé intermediair voor overheidspersoneel. Uitgegroeid van specialisten in de inrichting van de openbare ruimte tot alle facetten binnen overheidsland. Bent u werkzaam binnen de overheid dan is DC Engineers geen onbekende naam voor u.