Standplaats: UTRECHT
Duur: zsm - 30-04-2027
Optie tot verlenging: Ja
Reageren voor: 06-11-2026
Voor de gemeente Utrecht is Magnit op zoek naar een Programmasecretaris voor Groen. Utrecht heeft jou nodig! In deze functie help je teams om plannen echt verder te brengen. Je werkt in een omgeving waar veel tegelijk gebeurt en waar jouw overzicht en rust onmisbaar zijn. Als programmasecretaris ben jij degene die processen goed laat lopen, informatie bij elkaar brengt en zorgt dat collega's hun werk goed kunnen doen. Jij bent de vaste steun van de programmamanager of teammanager en houdt de inhoud, planning en financiën bij elkaar. Zo help je mee om de duurzame ambities van Utrecht echt verder te brengen.
Je schakelt dagelijks tussen organiseren, afstemmen en vooruitdenken. Je ziet wat er nodig is, stelt prioriteiten en zorgt dat afspraken helder zijn. Je bewaakt de voortgang van projecten, houdt de administratie op orde en zorgt dat iedereen op tijd de juiste informatie heeft. Je bent het aanspreekpunt voor vragen, je signaleert knelpunten en je helpt mee om oplossingen te vinden.
Je werkzaamheden bestaan uit:
•
• Het beheren van financiën, urenregistratie en werkbegrotingen.
• Het bewaken van inkomsten en uitgaven en de verantwoording van (Europese) subsidies.
• Het verbeteren van werkprocessen en het aanbrengen van structuur in de planning en besluitvorming. Ook bewaken van de planning.
• Het ondersteunen van de programmamanager of teammanager bij dagelijkse werkzaamheden en (strategische) overleggen.
• Het coördineren van besluitvormingsprocessen binnen het programma.
Wat breng je mee?
•
• Hbo werk- en denkniveau.
• Vijf jaar ervaring in een organiserende of ondersteunende rol.
• Het is een voordeel als je handig bent met budgetten, financiële administratie en Excel.
• Je hebt interesse in duurzaamheidsthema's zoals groen en klimaat.
• Je houdt van overzicht en brengt structuur in een omgeving waar veel tegelijk gebeurt.
• Je plant en organiseert met gemak, bewaakt deadlines en zorgt dat processen soepel blijven lopen.
• Je neemt initiatief, ziet wat er nodig is en denkt vooruit, zodat collega's altijd op het juiste moment de juiste informatie hebben.
• Je werkt graag samen en weet mensen te verbinden, omdat je met veel verschillende teams en afdelingen schakelt.
• Tegelijkertijd werk je nauwkeurig en zorgvuldig: je let op details, controleert informatie en houdt financiële en administratieve gegevens netjes bij.
Als gemeente Utrecht geloven wij dat een diverse organisatie zorgt voor meer innovatie, creativiteit en een betere samenwerking. Om die reden streven wij ernaar om een zo'n inclusief mogelijke organisatie te zijn. Ben je benieuwd hoe wij dat doen? Lees dat op deze pagina.
Aanvullende informatie:
•
• Deze rol kan worden ingevuld door 1 voltijds kracht (36 uur per week) of 2 parttimers (beiden zo'n 20 uur). Werkzaamheden voor het programma vergroening, bomen & klimaatadaptatie nemen zo'n 20-24 uur per week in beslag. Overige uren worden besteed aan andere programma's binnen Groen. Het is niet toegestaan kandidaten voor te stellen als de kandidaat in de afgelopen twee jaar bij de gemeente Utrecht in loondienst is geweest. Als de kandidaat in de afgelopen 6 maanden als externe medewerker voor de gemeente Utrecht heeft gewerkt, dan vragen wij om vooraf duidelijk aan te geven voor welke opdracht en in welke periode dit is geweest.
• Gelieve CV aanleveren in PDF-format en in het Nederlands.
• Screening dient afgerond te zijn voordat een kandidaat mag starten.
• Leveranciers van kandidaten behoren op de hoogte te zijn van de geldende wet- en regelgeving op het gebied van arbeidsvoorwaarden en de Gemeenten cao.
• Graag ontvangen we in de persoonlijke motivatie een onderbouwing waaruit blijkt dat de kandidaat over de gevraagde competenties beschikt.
• Als de kandidaat mag starten bij de klant, dan zal er een pre-employmentscreening plaatsvinden. Wij sturen u op dat moment de daarvoor benodigde documenten toe. Uw kandidaat mag pas starten na afronding van de pre-employmentscreening inclusief de VOG.
• De kandidaat beschikt over een legitimatiebewijs (een paspoort of identiteitskaart), welke bij intake én op de startdatum van het contract van de kandidaat geldig is en ter controle kan worden overlegd.
• Bij het aanbieden van kandidaat gaan wij ervan uit dat u akkoord bent met de voorwaarden van deze specifieke klant. Bent u niet bekend met deze voorwaarden kunt u die opvragen bij de verantwoordelijke recruiter.
• Bij voldoende aanmeldingen kan de aanvraag eerder gesloten worden.
Functie-eisen:
De kandidaat beschikt over hbo werk- en denkniveau.
De kandidaat heeft vijf jaar ervaring in een organiserende of ondersteunende rol.
Kandidaten die in de afgelopen twee jaar bij de gemeente Utrecht in loondienst zijn geweest, mogen niet worden voorgesteld.
Als de kandidaat in de afgelopen zes maanden als externe medewerker voor de gemeente Utrecht heeft gewerkt, moet vooraf duidelijk worden aangegeven voor welke opdracht en in welke periode dit was.
Het cv moet in PDF-formaat en in het Nederlands worden aangeleverd.
De screening moet zijn afgerond voordat de kandidaat mag starten.
De kandidaat mag pas starten nadat de pre-employmentscreening, inclusief de VOG, is afgerond.
De kandidaat beschikt over een paspoort of identiteitskaart dat zowel bij de intake als op de startdatum van het contract geldig is en ter controle kan worden overlegd.
Wensen:
Het is een voordeel als je handig bent met budgetten, financiële administratie en Excel.