Assistent stagecoördinator Huisartsopleiding

Huisartsopleiding Utrecht zoekt een assistent stagecoördinator voor 20-22 uur/wk. Je zorgt voor een goede stageplanning en onderhoudt contacten met stageopleiders. Daarnaast denk je mee over verdere optimalisatie en digitalisering van onze processen.

Als assistent stagecoördinator bij de Huisartsopleiding werk je in een omgeving waarin organiseren, samenwerken en zorgvuldig werken centraal staan. Je maakt onderdeel uit van het team coördinatie (stage-)opleiders, dat bestaat uit jou en twee assistent manager opleiders. Samen zorgen jullie voor de continuïteit en kwaliteit van de organisatorische processen rondom stageopleiders. Bij piekmomenten ondersteunen jullie elkaar en jullie zorgen voor continuïteit door werkzaamheden van elkaar over te nemen bij ziekte en/of vakantie.

Je belangrijkste taak is het zorgen voor een passende koppeling van tweedejaars aios aan hun stageplek en het verzorgen van de communicatie hierover. Je houdt de beschikbaarheid van stage-instellingen en de status van hun erkenning bij en zorgt ervoor dat stageleerwerkplannen actueel zijn. Je bent eerste aanspreekpunt voor stageplekken en plant - in het kader van onze kwaliteitscyclus - stagebezoeken in en handelt de uitkomsten hiervan administratief af.

Daarnaast registreer je de opleidingstrajecten van de aios en denk je proactief mee bij afwijkende trajecten, bijvoorbeeld door zwangerschap of ziekte. Samen met de staffunctionaris vrijstellingen verstrek je informatie over vrijstellingen voor stages in het tweede opleidingsjaar en handel je aanvragen administratief af.

Aanvullend bij deze coördinerende werkzaamheden ligt er ruimte om mee te denken over de verdere ontwikkeling van onze huidige processen. Op dit moment bestaat een deel van de werkzaamheden uit administratieve verwerking. We zien kansen om deze handelingen slimmer en efficiënter in te richten, bijvoorbeeld door verdere automatisering en/of digitalisering.

We zoeken daarom iemand die niet alleen energie krijgt van een goed georganiseerde administratie, maar ook nieuwsgierig is naar hoe processen slimmer en efficiënter kunnen worden ingericht. Nadat je de inhoud en werkwijze goed hebt leren kennen, krijg je de ruimte om vanuit jouw kwaliteiten bij te dragen aan deze ontwikkeling. Binnen het team is diverse expertise aanwezig, waardoor er verschillende rollen mogelijk zijn. Misschien neem jij graag het voortouw bij verbeterinitiatieven, of analyseer juist de knelpunten en lever je inhoudelijke input voor verdere digitalisering en automatisering. Welke rol ook bij je past, we vinden het belangrijk dat je openstaat voor verandering en graag meedenkt over de toekomst.

Huisartsopleiding Utrecht is een onderdeel van het Julius Centrum, een divisie van het UMC Utrecht. De huisartsopleiding hecht veel waarde aan goed georganiseerd en enthousiast onderwijs in het basiscurriculum, de vervolgopleiding en het postacademisch onderwijs. Doel is gemotiveerde huisartsen in opleiding te krijgen en goede huisartsen af te leveren.

De huisartsopleiding is een driejarige opleiding na het artsexamen. De opleiding is sterk praktijkgericht. In het eerste en derde jaar lopen de artsen in opleiding tot specialist (aios) stage in een huisartspraktijk. Hier staat het individuele leertraject centraal. In het tweede jaar wordt stage gelopen bij ziekenhuizen, GGZ-instellingen en verpleeghuizen.

Als Utrechtse huisartsopleiding leiden we jaarlijks circa 300 huisartsen op. De afdeling bestaat uit ongeveer 85 medewerkers.

Wij vragen:

• MBO niveau 4/HBO werk- en denkniveau met enige jaren ervaring in een soortgelijke functie; affiniteit met onderwijs en planning is een pré;
• Beschikbaarheid van 20-22 uur per week (werkdagen in ieder geval dinsdag en woensdag de hele dag en donderdag 4-6 uur);
• Zelfstandig kunnen werken, goed kunnen anticiperen op veranderingen en kunnen inschatten wat deze betekenen voor de uitvoering van werkzaamheden;
• Uitstekende computervaardigheden: onder andere parate kennis van MS Office en de bereidheid je te verdiepen in het werken met het koppelingssysteem Matchmaker, onze elektronische leeromgeving en het softwareprogramma Family;
• Affiniteit met het verbeteren en slimmer organiseren van processen, bijvoorbeeld door digitalisering en automatisering;
• Bereidheid om (indien nodig) cursussen te volgen en je te verdiepen in onderwerpen binnen het taakgebied;
• Flexibiliteit, stressbestendigheid en accuratesse;
• Ervaring met plannen en organiseren;
• Een pragmatische, tactvolle en discrete instelling;
• Uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk.