Als managementassistent van het afdelingshoofd van de afdeling Verloskunde en Gynaecologie vervul je een veelzijdige en verantwoordelijke functie en ben je het zichtbare centrale aanspreekpunt voor zowel collega’s als externe contacten. Daarnaast heb je een belangrijke rol in het soepel laten verlopen van de dagelijkse werkzaamheden.
Met jouw overzicht en betrokkenheid ondersteun je het afdelingshoofd in de 3 kerntaken; patiëntenzorg, onderzoek en onderwijs. In deze functie staat het ontzorgen van het afdelingshoofd centraal. Jij:
- Beheert de complexe agenda en zorgt ervoor dat afspraken efficiënt en logisch worden gepland.
- Ondersteunt in de afhandeling van de mailbox door binnenkomende berichten te signaleren, te ordenen en waar nodig voor te bereiden. Zodat het afdelingshoofd efficiënt kan handelen en prioriteiten kan stellen.
- Verzorgt uiteenlopende correspondentie en zorgt voor een verzorgde lay-out van documenten en presentaties.
- Bereidt vergaderingen en bijeenkomsten zorgvuldig voor, notuleert accuraat en draagt zorg voor een gestructureerde archivering.
- Ondersteunt bij personele administratie via het HR Selfservice systeem.
Dankzij jouw nauwkeurigheid en overzicht ben je een betrouwbare schakel binnen de afdeling. Je draagt bij aan de organisatie en coördinatie van promotietrajecten, waarbij je contact onderhoudt met promovendi, de pedel en commissieleden en zorgdraagt voor de verwerking in Hora Finita. Je houdt je bezig met het verwerken en bewaken van bestellingen en facturen en stemt af met interne en externe leveranciers. Verder ondersteun je bij visitaties op het gebied van kwaliteit, wetenschap en opleiding en help je bij de praktische organisatie daarvan.