Communicatieadviseur Implementatie ICT Reclassering NL

1. Achtergrond

Reclassering Nederland werkt met daders om slachtoffers te voorkomen. Als onafhankelijke stichting draagt Reclassering Nederland bij aan de veiligheid van de samenleving. Dat doet zij door advies te geven aan rechters, officieren van justitie en gevangenisdirecteuren, door toezicht te houden op veroordeelden, door gedragstrainingen aan te bieden en door begeleiding te bieden bij de uitvoering van werkstraffen. Reclassering Nederland heeft circa 2.000 medewerkers, verspreid over het land.

Reclassering Nederland vervangt Citrix door een volledig beheerde laptopomgeving met Microsoft Teams en SharePoint Online. Dit programma — de Moderne Werkomgeving (MWO) — betreft de circa 2.000 medewerkers van Reclassering Nederland en kent een harde deadline van 30 november 2026. Het adoptie- en verandermanagementtraject start in mei 2026 en doorloopt vijf fasen tot en met november 2026.

Voor de begeleiding van de Key User Community en de organisatiebrede communicatie heeft Reclassering Nederland SoftwareOne gecontracteerd als externe adoptiepartner. Reclassering Nederland heeft voor dit traject zelf een communicatieadviseur nodig die de samenwerking met SoftwareOne aanstuurt en borgt dat de communicatieaanpak aansluit op de organisatie. Dit project vraagt daarvoor extra communicatiecapaciteit; vandaar dat extern gezocht wordt naar een communicatieadviseur op tijdelijke basis.

2. Doel van de opdracht

De communicatieadviseur zorgt ervoor dat medewerkers van Reclassering Nederland goed worden meegenomen in de overgang naar de nieuwe digitale werkomgeving. Het gaat daarbij niet alleen om het verstrekken van informatie, maar nadrukkelijk ook om het stimuleren van gedragsverandering: medewerkers gaan anders werken, anders samenwerken en zullen anders omgaan met documenten. Dat vraagt een communicatieaanpak die aansluit op de belevingswereld van de medewerker, consistent is in de tijd en per fase de juiste boodschap op het juiste moment brengt.

De communicatieadviseur werkt daartoe nauw samen met SoftwareOne en is het interne aanspreekpunt voor de communicatie- en adoptieaanpak binnen het programma.

3. Positie en samenwerking

De communicatieadviseur wordt hiërarchisch aangestuurd door de programmamanager MWO en maakt deel uit van de werkgroep adoptie. De werkgroep adoptie bestaat uit de programmamanager, de projectmanager van de drie kritieke projecten, de beleidsadviseur ICT en twee functioneel beheerders. De beleidsadviseur ICT is trekker van de werkgroep.

Nauwe aansluiting bij de afdeling Communicatie van Reclassering Nederland is een vereiste. De afdeling Communicatie kent de organisatie, weet wat werkt en wat niet werkt, en bewaakt de consistentie met de bredere interne communicatie van Reclassering Nederland. De communicatieadviseur stemt inhoud, toon en planning af met de afdeling en betrekt hen bij de ontwikkeling van communicatiemiddelen.

SoftwareOne is de externe adoptiepartner en levert de methodische aanpak voor de Key User Community en de communicatieondersteuning per migratiegolf. De communicatieadviseur is de interne counterpart van SoftwareOne: hij of zij stuurt de samenwerking aan, bewaakt dat de aanpak past bij Reclassering Nederland en vertaalt de uitkomsten naar de organisatie.

4. Werkzaamheden

Het adoptie- en verandermanagementtraject doorloopt vijf fasen, van vertrouwensherstel bij de Key User Community (mei 2026) via co-creatie en herstart naar de operationele uitrolperiode (augustus–oktober 2026) en afsluitende evaluatie en borging (november 2026). De communicatieadviseur is gedurende het gehele traject betrokken en schaalt mee met de intensiteit per fase.

De werkzaamheden omvatten in elk geval het volgende.

Communicatieplanning en -uitvoering

Het opstellen van een communicatieplan voor het gehele traject, uitgewerkt per fase en per migratiegolf, inclusief doelgroepen, kernboodschappen, kanalen en planning. Het bewaken van de uitvoering en het bijsturen waar nodig.

Organisatiebrede communicatie

Zorgen dat alle medewerkers van Reclassering Nederland tijdig, in begrijpelijke bewoordingen en consistent worden geïnformeerd over wat er verandert, waarom dat gebeurt en wat er concreet van hen verwacht wordt. De communicatie richt zich niet alleen op medewerkers, maar ook op leidinggevenden — met concrete verwachtingen over hun rol in het begeleiden van hun teams.

Gedragsverandering

De communicatieaanpak gaat verder dan informatieverstrekking. De adviseur denkt actief mee over hoe communicatie gedragsverandering ondersteunt en past de aanpak aan op de belevingswereld van medewerkers die overwegend MBO tot hoog zijn opgeleid maar laag digitaal vaardig zijn.

Samenwerking met SoftwareOne

Afstemmen van de communicatieaanpak met SoftwareOne, deelnemen aan gezamenlijke overleggen, bewaken dat de aanpak aansluit op de cultuur en werkwijze van Reclassering Nederland en zorgen dat gemaakte afspraken worden nagekomen.

Key User Community

Ondersteunen van de communicatie rondom de Key User Community — van de persoonlijke brief aan key users in fase 0 tot de activering en briefing van key users per migratiegolf. De adviseur werkt hierin samen met de beleidsadviseur ICT als trekker van de werkgroep adoptie.

Communicatiemiddelen

(Laten) ontwikkelen van communicatiematerialen die aansluiten op de gekozen positionering, waaronder berichten voor intranet en het nieuwsbericht in Teams, informatiekaarten, leidraden voor leidinggevenden en wavespecifieke communicatie. Teksten schrijven en redigeren.

Signalering en evaluatie

Ophalen van signalen uit de organisatie, bewaken of de communicatie het gewenste effect heeft en adviseren over bijsturing. Na elke migratiegolf bijdragen aan de evaluatie en de aanpak voor de volgende golf aanscherpen.

Reclassering Nederland, gevestigd in Utrecht, zet zich in voor een veiligere samenleving door samen te werken met daders om slachtoffers te voorkomen. Als onafhankelijke stichting adviseren we rechters, officieren van justitie en gevangenisdirecteuren, en bieden we begeleiding en gedragstrainingen aan veroordeelden.

Bij ons werk je in een omgeving waar maatschappelijke impact centraal staat. We investeren in jouw professionele groei met ontwikkelingsmogelijkheden en creëren een cultuur van samenwerking, innovatie en betrokkenheid. Onze medewerkers vormen een hecht team dat samen werkt aan betekenisvolle doelen.

Ben jij klaar om bij te dragen aan een veiliger Nederland?

Eisen

• Minimaal vijf jaar werkervaring als communicatieadviseur, waarvan aantoonbare ervaring met interne communicatie bij organisatieverandering of IT-implementaties. De adviseur begrijpt de impact van een technische verandering op het dagelijkse werk van medewerkers en kan dat vertalen naar effectieve communicatie.
• Aantoonbare ervaring met het begeleiden van gedragsverandering via communicatie — niet alleen informeren, maar ook activeren en meenemen.
• Vaardig in het schrijven en redigeren van heldere, toegankelijke teksten voor uiteenlopende doelgroepen.
• Ervaring met het ontwikkelen en coördineren van communicatiemiddelen, in samenwerking met interne en externe partijen.
• Zelfstandig, proactief en in staat om te schakelen tussen verschillende stakeholders binnen een programmaorganisatie.
• Affiniteit met Microsoft 365-toepassingen; deinst niet terug voor IT-jargon.
• Opleiding op minimaal HBO-niveau in communicatie of een verwante richting.
• Een geldige Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) dient bij aanvang van de opdracht te worden overlegd.

Wensen

• Ervaring binnen een (semi-)publieke organisatie of non-profitomgeving.
• Bekendheid met adoptie- en verandermanagementmethoden in de context van Microsoft 365-migraties

• Tijdelijke opdracht voor 16 uur per week
• Startdatum: z.s.m.
• Duur: 7 maanden
• Standplaats: Utrecht / hybride
• Niveau: medior
• Geschikt voor: detachering/ZZP
• Reageren voor: 18 mei
• Gesprekken: datum volgt

Wat we jou kunnen bieden?

Wanneer je kiest voor detachering, treed je in dienst bij USG MarCom op basis van een projectduur of een jaarcontract, met kans op een vaste aanstelling. Daarbij bieden wij jou o.a. Het volgende:

• Gelijke beloning volgens de CAO van de opdrachtgever (Equal Pay)
• Opbouw vakantiegeld, pensioen en vakantiedagen
• Afhankelijk van CAO opdrachtgever: Eindejaarsuitkering van 8,33% en reiskostenvergoeding
• Werken met een gepassioneerd team en opdrachtgevers met maatschappelijk doel
• We zijn vaste partner van de Rijksoverheid en bieden doorlopend uitdagende opdrachten aan.
• Bij een aantal van onze klanten zijn wij voorkeursleverancier
• Ontwikkelingsmogelijkheden: workshops, expertiseteams, opleidingsbudget en toegang tot Online Academy / SkillsTown
• Persoonlijke begeleiding, coaching, Performance Management en intervisie
• Netwerkbijeenkomsten en borrels om andere professionals te ontmoeten
• Referral bonus voor opdrachten en nieuwe collega's

Wat we jou kunnen bieden als ZZP'er:

• Een bijpassend uurtarief incl. Reiskosten, excl. BTW
• Persoonlijke benadering met een vast aanspreekpunt
• Een uitgebreid landelijk netwerk, met opdrachtgevers en gelijkgestemden vakidioten (100+ freelancers).
• Wij zijn vaste partner van de Rijksoverheid en kunnen doorlopend uitdagende freelance opdrachten aanbieden.
• 'Member get member' regeling, waarbij je een aantrekkelijk bedrag ontvangt per gewerkt uur van iemand uit jouw netwerk die via ons aan de slag gaat.
• We nemen alle belangrijke taken uit handen, zoals: je administratie, je overeenkomsten inclusief alle juridische spelregels, je urenregistratie en je facturatie. Terwijl jij doet waar je goed in bent, regelen wij de rest. Dat noemen we: samen zelfstandiger ondernemen.
• Fast Payment: de mogelijkheid om op elk gewenst moment (de volgende werkdag!) de factuur versneld uit te betalen

Is jouw interesse gewekt? Solliciteer direct en wij nemen zo snel mogelijk contact met jou op.