Afdelings- en Projectsecretaris

Wil jij werken op het snijvlak van strategie en uitvoering? Ben jij iemand die overzicht houdt, verbinding legt en zorgt dat plannen ook écht landen?

Om onze afdeling én onze projecten optimaal te laten functioneren, zoeken wij een verbindende en stevige project- en afdelingssecretaris. Iemand die het managementteam ondersteunt, de organisatie verder brengt én tegelijkertijd actief meedraait in projecten en programma's.

Wat ga je doen?

In deze gecombineerde functie ben jij de spil in onze organisatie. Je ondersteunt het afdelingshoofd en het MT bij strategie, planning en besluitvorming en zorgt ervoor dat processen, stukken en besluitvorming soepel en zorgvuldig verlopen. Tegelijkertijd werk je declarabel mee in projecten en programma's als rechterhand van project- en programmamanagers. Je combineert organisatiebreed overzicht met operationele slagkracht en inhoudelijk adviesvermogen. Je ziet wat er nodig is, denkt vooruit en brengt structuur, rust en samenhang.

Als Afdelingssecretaris ben je een onmisbare schakel voor het MT. Je coördineert en stelt (mede) jaarplannen, afdelingsplannen en rapportages op en zorgt dat stukken op tijd en van goede kwaliteit worden aangeleverd. Je bereidt MT-overleggen voor, bewaakt afspraken en voortgang en signaleert knelpunten voordat ze problemen worden. Daarnaast adviseer je het afdelingshoofd en MT over bedrijfsvoering, professionalisering en organisatieontwikkeling. Je denkt mee over verbeteringen, coördineert doorontwikkeltrajecten en bent binnen de organisatie hét aanspreekpunt voor alles wat de afdeling raakt. Je beweegt je gemakkelijk in complexe organisatorische vraagstukken en weet analyse om te zetten in concrete oplossingen.

Naast je interne rol werk je actief mee in projecten en programma's. Je ondersteunt project- en programmateams gedurende de hele looptijd: van planvorming tot afronding. Je helpt bij het opstellen van plannen en rapportages, monitort voortgang, kwaliteit en financiën en organiseert besluitvorming en communicatie.

Je houdt overzicht op planningen, mijlpalen en capaciteit, verbindt stakeholders en draagt bij aan draagvlak. Je signaleert risico's en kansen, adviseert hierover en pakt waar nodig ad hoc vraagstukken op. Daarmee ben je voor project- en programmamanagers een betrouwbare en inhoudelijke sparringpartner.

Wat bieden wij?

Wij bieden je een veelzijdige en betekenisvolle functie waarin je zichtbaar bijdraagt aan het functioneren van de organisatie én aan maatschappelijke opgaven voor de stad Den Haag. Je werkt in een unieke combinatie van interne sturing en externe project- en programmainzet, waardoor geen dag hetzelfde is. Er is volop ruimte om eigen initiatief te nemen, mee te denken over verbeteringen en je verder te ontwikkelen in een dynamische omgeving.

Ook kun je rekenen op:

• een 36-urige werkweek met een salaris van minimaal €4.465,- en maximaal €6.343,- bruto per maand (schaal 11), op basis van een volledige (36-urige) werkweek;
• een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd voor de duur van 12 maanden met de mogelijkheid tot verlenging of een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd;
• een individueel keuzebudget (IKB) ter waarde van 17,05% boven op je salaris, dat je naar keuze kunt inzetten voor bijvoorbeeld extra verlof, salaris of afbetaling studieschuld;
• ruimte om compensatieverlof op te bouwen;
• de mogelijkheid om tweede Paasdag en/of tweede Pinksterdag ruilen voor een andere religieuze, culturele of nationale feest- of herdenkingsdag;
• diverse opleidings- en ontwikkelmogelijkheden;
• de ruimte om jouw optimale werk- en privébalans te vinden: je krijgt diverse voorzieningen (o.a. Laptop en telefoon) en de mogelijkheid je werk daar te doen waar het op dat moment het beste past;
• en nog veel meer. Bekijk onze overige arbeidsvoorwaarden.

Wat vragen wij?

Je beweegt je gemakkelijk in een omgeving waarin belangen, tempo en perspectieven voortdurend wisselen. Je schakelt soepel tussen management, collega's, project- en programmamanagers, adviseurs en stakeholders en weet precies wanneer je moet informeren, adviseren of coördineren. Je houdt overzicht waar anderen het verliezen en vertaalt strategie moeiteloos naar uitvoering. Met jouw organisatiesensitiviteit, analytische blik en verbindende stijl breng je structuur, rust en voortgang in complexe vraagstukken. Je werkt zelfstandig, maar altijd met oog voor het grotere geheel en het versterken van het team.

Ook breng je mee:

• hbo/wo werk- en denkniveau;
• aantoonbare ervaring met werken in complexe organisaties met meerdere stakeholders;
• ervaring met projectmatig en/of programmatisch werken;
• kennis van besluitvormingsprocessen;
• ervaring met planning & control, rapportages en voortgangsbewaking.

Wie zijn wij?

Opgaven & Ontwikkeling is een duurzaam partner voor leren, implementeren, organisatieontwikkeling en interim-management. Wij ondersteunen diensten én de gemeente Den Haag als geheel bij complexe verander- en ontwikkelvraagstukken, met oog voor innovatie, professionalisering en maatschappelijke impact.

Sollicitatieproces

Je solliciteert door het invullen van ons online sollicitatieformulier.

Super, je bent een stapje verder in ons sollicitatieproces. We leren jou graag beter kennen via een gesprek. Daarnaast krijg jij ook ruimte om meer over de gemeente, de functie en het team te weten te komen.

Gefeliciteerd! We doen je graag een aanbod met betrekking tot salaris, vakantiedagen en andere voorwaarden.

Gefeliciteerd! We zijn het beiden eens over de arbeidsvoorwaarden. Alleen het contract en de VOG moeten nog worden ondertekend en dan kan je starten bij de gemeente.

Op je eerste werkdag krijg je een introductie over de gemeente Den Haag en maak je kennis met je collega's en werkplek. Hiermee begint je nieuwe baan bij de gemeente Den Haag.

Meer weten

Voor meer informatie over deze functie of de sollicitatieprocedure kan je contact opnemen met Jan Donders, Manager Interimpool, op telefoonnummer 06-52582358.

De gemeente Den Haag wil een werkgever zijn waar het prettig werken is. Waar het veilig is en waar ruimte is om vrijmoedig te spreken. Waar er ruimte is voor verschillende mensen, meningen en perspectieven. Den Haag, onze mooie stad achter de duinen, heeft medewerkers nodig die zich willen inzetten voor het welzijn en de leefbaarheid van al onze burgers. Wees welkom om te solliciteren als jij je daarvoor wilt inzetten. Zo zijn we Samen Haags.

Extra informatie

• Het opvragen van referenties en een assessment kan een onderdeel zijn van de selectieprocedure.
• Het aanvragen van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) is bij externe sollicitanten een onderdeel van de selectieprocedure.

Wij werken zonder tussenkomst of hulp van werving- en selectiebureaus. Indien wij daar toch gebruik van maken, werken wij met vaste leveranciers.