Directiesecretaresse - Jeugd in Zuid-Limburg

Voor Koraal, zijn we op zoek naar een enthousiaste en gedreven Management Assistent / Directiesecretaresse.

Het betreft een tijdelijke functie met zicht op vast dienstverband. De directiesecretaresse is hét visitekaartje van de organisatie, de grote regelaar en een onmisbare steun voor de regiodirecteur en het managementteam. Je werkt vanuit een centrale locatie in Zuid-Limburg en vervult een breed scala aan secretariële, organisatorische en administratieve taken.

Het betreft een functie voor 28 uur - 32 uur per week.

Hoe zien je werkdagen eruit? Je beheert de agenda van de directeur, organiseert en coördineert bijeenkomsten en plant vergaderingen waarbij je regelmatig notuleert. Je bereidt vergaderingen voor door het verzamelen van stukken en (achtergrond)informatie, stelt de agenda op en reserveert/voorbereidt vergaderruimtes. Je denkt vooruit, zoekt samenwerking op, biedt (gevraagd en ongevraagd) ondersteuning en advies, schakelt snel en bent positief assertief. Je fungeert als eerste aanspreekpunt en speelt waar mogelijk een rol als intermediair bij klachten in de zorg.

Daarnaast neem je zelfstandig acties op vanuit de mailbox van de directeur en behandel je correspondentie. Je hebt regelmatig een project onder je hoede dat je uitvoert, stuurt en coördineert, bewaakt de voortgang, stelt prioriteiten en deadlines en zorgt dat alle werkzaamheden zo efficiënt mogelijk verlopen. Je verzamelt, archiveert en registreert informatie zorgvuldig.

Je gaat werken op meerdere locaties (Urmond/Simpelveld en Sittard). Het secretariaat is een belangrijk aanspreekpunt voor de organisatie; de lijnen zijn kort en collega’s komen regelmatig binnen met vragen of voor een luisterend oor. Je bent de spin in het web van de organisatie.

Locaties: Gastenhof Urmond, Gastenhof Simpelveld en de Polikliniek in Sittard, regio Zuid-Limburg.

Een uitdagende functie binnen een organisatie die volop in ontwikkeling is, met ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en flexibiliteit. Je komt in een klein team met fijne collega's.

• Salaris: inschaling conform CAO Gehandicaptenzorg in FWG 45 (afhankelijk van opleiding en werkervaring): min. €2.992 en max. €4.178 bruto/maand (op basis van 36 u/w).
• Goede arbeidsvoorwaarden: eindejaarsuitkering (8,33%), goede pensioenregeling en een collectieve zorgverzekering. We bieden daarnaast een meerkeuzesysteem arbeidsvoorwaarden (o.a. Fiscaal gunstig sporten, groene arbeidsvoorwaarden).
• Contract: we starten met een jaarcontract met vooruitzicht op een vast dienstverband.
• Contracturen: 28 - 32 uur per week.
• Koraal Vitaal: online platform met informatie over werkomstandigheden, balans werk&privé, vitaal&gezond en je loopbaan.
• Kennis: doelgroepgerichte scholing en een breed cursusaanbod.

Je houdt van een dynamische werkomgeving. Strakke deadlines, een overvolle mailbox, een complexe agenda of onverwachte ad-hocvragen brengen jou niet van je stuk. Je zorgt voor rust en overzicht, weet wat prioriteit heeft, denkt een stap vooruit en pakt proactief op wat nodig is. Zo bied je de directeur de ondersteuning en structuur die nodig is om alles soepel te laten verlopen.

Je bent toegankelijk, nauwkeurig en schakelt makkelijk mee met wat de situatie vraagt. Collega’s werken graag met je samen. Je communiceert helder en professioneel, met gevoel voor timing en de juiste toon.

• Je beschikt over HBO werk- en denkniveau.
• Je hebt aantoonbare ervaring als management assistent / directiesecretaresse, bij voorkeur in de zorg of het onderwijs.
• Je hebt ervaring met notuleren.
• Je kunt goed projectmatig werken en weet wat er nodig is om bijeenkomsten effectief voor te bereiden.
• Je bent dienstverlenend, flexibel en hebt een hands-on mentaliteit, maar bewaakt ook je grenzen.
• Microsoft 365 heeft voor jou weinig geheimen.

Wil je meer weten over deze vacature, neem dan telefonisch contact op met Marie-Claire Defauwes (Transitiemanager Jeugd) via: 06 - 41 37 88 89.

Ben je enthousiast geworden na het lezen van deze vacature? Stuur dan je cv en motivatiebrief vóór 22 februari via het sollicitatieformulier. We kijken uit naar je reactie!