Data- en informatiearchitect

ahi. 2086

Gemeente Amstelveen

Opdrachtomschrijving

Ontwikkeling van architectuurproducten voor Datamanagement & Informatievoorziening

De ambtelijke organisatie van de gemeenten Amstelveen en Aalsmeer (hierna: de AA-organisatie) wil de twee thema's Datamanagement (afkorting: Data) en Informatievoorziening (afkorting: IV) verder professionaliseren, om bij te dragen aan de doelen en ambities van de organisatie. NB: 'informatievoorziening' wordt in de GEMMA aangeduid als Informatiebeheer en Duurzame Toegankelijkheid.

Om dit goed te kunnen doen, is een heldere en samenhangende architectuur nodig voor beide thema's. Hiervoor zijn wij op zoek naar een ervaren en pragmatische architect die een set architectuurproducten ontwikkelt, oplevert en gedurende de opdracht kennis overdraagt zodat onze eigen organisatie de producten kan toepassen en onderhouden.

Doel van de opdracht

Het doel van de opdracht is om, samen met de organisatie, te komen tot een samenhangend geheel van architectuurproducten waarmee de AA-organisatie beschikt over

·        een visie op haar toekomstig datalandschap, informatielandschap en organisatie, om de ambities van de organisatie te bewerkstelligen.

·        een helder inzicht krijgt in de huidige situatie van Datamanagement en Informatievoorziening;

·        een roadmap voor het thema Informatievoorziening, die de stappen weergeeft om van de huidige naar de toekomstige inrichting te komen.

Uitgangspunten

• We willen 'just-enough' architectuurdocumenten: kort-maar-krachtig, met net voldoende inhoud om bruikbaar te zijn voor de businessorganisatie. Geen lijvige boekwerken die een navenante investering vergen aan tijd;
• De architectuur voor beide thema's dient in onderlinge samenhang te worden ontwikkeld, zodat keuzes op het ene domein passen bij keuzes op het andere;
• De architectuur dient aan te sluiten op relevante standaarden (NORA, GEMMA, Common Ground, DAMA-DMBOK), maar dient pragmatisch vertaald te worden naar de praktijk van de AA-organisatie.
• De in te huren architect draagt gedurende de hele uitvoering van de opdracht kennis over aan onze interne medewerkers. Dit mag niet iets zijn dat alleen aan het eind plaatsvindt.

Op te leveren deliverables

De externe architect ontwikkelt, in nauwe afstemming met de opdrachtgever, enterprise architect en betrokken medewerkers, zes deliverables met minimaal deze inhoud:

1. Enterprise Data & Informatie architectuur: een overkoepelende architectuurvisie, voor beide thema's, op de ontwikkeling van onze organisatie en haar data- & informatielandschap, voor de komende ca. 5 jaar. Bestanddelen van deze deliverable zijn:

a. Definitie en reikwijdte van de thema's en kernbegrippen (dit bestanddeel is tijdig beschikbaar en kan overgenomen worden);

b. De (externe) kaders, doelen en ambities van de AA-organisatie die de basis vormen van de architectuurvisie (dit is reeds vastgelegd in andere documenten en kan overgenomen worden);

c. De lange termijn architectuurvisie op de organisatie en haar data- en informatielandschap, om de ambities te kunnen realiseren

d. De architectuurprincipes die gehanteerd worden om deze visie en toekomstige inrichting vorm te geven, in de vorm van titel-beschrijving-rationale-implicaties. AA kent reeds enige architectuurprincipes, maar deze achten we als onvolledig, en de onderbouwing met rationale en implicaties is niet overal aanwezig. We verwachten van u een kritische analyse op de bestaande principes en een voorstel voor de aanvulling daarvan.

2. Visualisatie van de huidige situatie Data (IST): het grafisch visualiseren en overzichtelijk maken van de huidige situatie van dataobjecten, datastromen, datasets en opslaglocaties; inzicht in hoe data nu door processen en systemen loopt en waar knelpunten zitten.

· We starten het opstellen van deze deliverable met het definiëren van de aspecten die vastgelegd gaan worden, en de grafische vormgeving ervan. Zodat we overeenkomstige en duidelijke verwachtingen hebben. We doen de definitie gelijktijdig met de definitie voor deliverable 3 (zie onder) om zoveel mogelijk synergie voordelen te halen.

· Het zwaartepunt voor de architect zal liggen bij het visualiseren van de huidige situatie. Wel zal ook inventarisatie binnen de organisatie nodig zijn om informatie op te halen en af te stemmen. Dat is een activiteit die de A&I organisatie zelf zal oppakken, maar wij verwachten van de externe architect dat hij/zij de eerste 3 interviews met ons samen doet,  om onze medewerkers 'op te leiden'.

3. Visualisatie van de huidige situatie Informatievoorziening (IST): het grafisch visualiseren en overzichtelijk maken van de huidige processen, systemen en opslagoplossingen; inzicht in de levenscyclus van informatieobjecten en de belangrijkste knelpunten.

· We starten het opstellen van deze deliverable met het definiëren van de aspecten die vastgelegd gaan worden, en de grafische vormgeving ervan. Zodat we overeenkomstige en duidelijke verwachtingen hebben. We doen de definitie gelijktijdig met de definitie voor deliverable 2 (zie boven) om zoveel mogelijk synergie voordelen te halen.

· De taak van de externe architect is het visualiseren van de huidige situatie. Het deelnemen aan inventarisatie gesprekken is voor dit thema niet nodig.

4. Doelarchitectuur Datagedreven Werken (SOLL): Uitwerking van de visie naar de toekomstige inrichting van het data- en applicatielandschap, minimaal op de dimensies organisatie, dataobjecten en datastromen, applicaties en ondersteunende techniek. Dit betreft zowel de datastromen) t.b.v. De bedrijfsprocessen als de datastromen t.b.v. Analyse en managementinformatie. Kernaspecten hierbij zijn data uitwisseling, datakwaliteit, dataminimalisatie en data-governance.

· We starten het opstellen van deze deliverable met het definiëren van de vormgeving en de benodigde diepgang. Zodat we overeenkomstige en duidelijke verwachtingen hebben over het eindresultaat. Deze definitie dient gelijktijdig plaats te vinden met de definitie van deliverable 5 (zie onder) om zoveel mogelijk synergie voordelen te halen.

5. Doelarchitectuur Informatievoorziening (SOLL): Uitwerking van de visie naar de toekomstige inrichting van het informatielandschap, minimaal op de dimensies organisatie, informatieobjecten en informatiestromen, applicaties en ondersteunende techniek. De architectuur dient de gehele informatielevenscyclus te beslaan: van ontstaan t/m archivering en vernietiging. Kernaspecten hierbij zijn vindbaarheid, duurzame toegankelijkheid, betrouwbaarheid, bewaartermijnen en vernietiging.

We starten het opstellen van deze deliverable met het definiëren van de vormgeving en benodigde diepgang. Zodat we overeenkomstige en duidelijke verwachtingen hebben over het eindresultaat. Deze definitie dient gelijktijdig plaats te vinden met de definitie van deliverable 4 (zie boven) om zoveel mogelijk synergie voordelen te halen.

6. Roadmap Informatievoorziening: Concreet stappenplan met acties voor korte, middellange en langere termijn. Inclusief afhankelijkheden en randvoorwaarden; praktische aanbevelingen voor implementatie en governance.

Let op!

Alle documenten dienen bij voorkeur te worden opgeleverd in een t.z.t. Af te spreken format (bijvoorbeeld Word of Visio), met heldere visualisaties en begeleidende toelichting. Dit, ten behoeve van enerzijds de onderhoudbaarheid van de documenten en anderzijds de communiceerbaarheid ervan naar de (business) doelgroepen.

Planning

De volgorde van de hierboven genoemde deliverables geeft de volgorde weer waarin we willen dat de architectuur wordt opgesteld:

1. Het overkoepelende visiedocument;
2. De visualisatie van de huidige situatie voor Data en IV, vooraf gegaan door de definitie van deze deliverables;
3. De doelarchitecturen voor Datagedreven Werken en Informatievoorziening, , vooraf gegaan door de definitie van deze deliverables;
4. De roadmap voor IV, als de brug van de huidige naar de toekomstige inrichting.

Mijlpalen

We hanteren de volgende mijlpalen:

• De deliverable 'Enterprise Data en Informatie Architectuur' (deliverable 1) en de definitie van beide IST-visualisaties (Data en IV) dienen uiterlijk 4 weken na de start opgeleverd te worden voor voorlopige vaststelling door de (gedelegeerd) opdrachtgever.
• Deliverables 2 en 3, de visualisaties van de huidige situatie van Data en IV, dienen uiterlijk 1 april 2026 opgeleverd te worden.
• Deliverables 4, 5 en 6: de doelarchitectuur voor Data, de doelarchitectuur voor IV en de roadmap voor IV, dienen uiterlijk 30/6/26 opgeleverd te worden.

Alle deliverables dienen dus binnen een periode van 22-24 weken opgeleverd te worden. De precieze planning wordt in overleg met de geselecteerde architect afgestemd, maar zal aan deze mijlpalen dienen te voldoen.

Werkwijze en rol van de architect

We richten een projectorganisatie in om het opstellen van de architectuurproducten te beheersen. De in te huren architect is in de lead bij het opstellen van de architectuurdocumenten en de informatiegaring die daarvoor nodig is. Hij/zij betrekt het projectteam en stakeholders voor input en review, en ondersteunt de opdrachtgever en projectleider om tijdig en binnen het budget tot het gewenste resultaat te komen.

Van de externe architect verwachten wij dat hij/zij:

·        vooruitloopt in inhoud en structuur van de architectuurproducten, en daarvoor voorzetten doet;

·        de architectuurproducten opstelt;

·        Input- en reviewsessies leidt, met leden van het projectteam en stakeholders;

·        onze interne medewerkers helpt om de benodigde informatie voor SOLL en IST op te halen middels gesprekken en sessies met medewerkers uit de organisatie. We denken hierbij aan een werkwijze waarbij de externe architect een aantal gesprekken samen met onze medewerkers doet, en hen zo leert hoe deze gesprekken doeltreffend aan te pakken. We staan open voor andere suggesties om onze eigen medewerkers te instrueren.

·        deelneemt aan projectoverleg voor afstemming over de planning en resultaat;

·        interne medewerkers meeneemt in de aanpak, zodat zij in staat zijn om de architectuur en inventarisaties later zelf bij te houden;

·        zorgdraagt voor een goede overdracht van de architectuurdocumenten aan de interne organisatie.

Eisen aan de architect

Om deze opdracht succesvol uit te voeren, is het essentieel dat de architect zowel beschikt over ervaring met het opstellen van architectuur voor beide thema's, als dat hij/zij beschikt over de competenties om tijdig het gewenste resultaat op te leveren.

In het aanbod ontvangen wij in ieder geval:

·        CV van de voorgestelde architect, inclusief opleidingsniveau, relevante opleidingen en certificeringen, en een overzicht van relevante werkervaring (met nadruk op gemeenten/publieke sector, data-architectuur en informatievoorziening).

·        Motivatie en match met de opdracht: een korte toelichting waarom de voorgestelde architect goed past bij de vraagstukken van de AA-organisatie en een beschrijving van ervaring met vergelijkbare opdrachten (bij voorkeur een of meer concrete voorbeelden).

·        Beschrijving van de aanpak: hoe de architect de gevraagde deliverables wil realiseren, hoe de samenwerking met interne stakeholders wordt vormgegeven en hoe wordt geborgd dat de afgesproken architectuur tijdig wordt opgeleverd.

·        Planning en beschikbaarheid: een indicatieve planning voor de verschillende fasen (visie/SOLL, IST, roadmap) en de inschatting van de benodigde inzet (in uren/dagen) per fase/deliverable en voor het geheel.

·        Tarief: voorstel voor het uurtarief van de architect, in- en exclusief BTW.

·        Welke randvoorwaarden u aan ons stelt om de opdracht succesvol te kunnen uitvoeren.

Eventuele aanvullende informatie, zoals een voorbeeld van een eerder opgestelde thema-architectuur (geanonimiseerd), mag als bijlage worden toegevoegd; dat stellen wij op prijs. Wij zullen hier discreet mee omgaan.

De opdracht loopt t/m 19 juli 2026. Er is een mogelijkheid tot verlenging. Deze verlenging wordt voor afloop van de opdracht besproken en de exacte duur is nu nog niet bekend.

Kandidaatomschrijving

 

Competenties

Naast de bovenstaande ervaring zijn de volgende competenties van belang:

·        je hebt een eigen visie op Data- en informatiearchitectuur;

·        je beschikt over analytisch vermogen om complexe vraagstukken te doorgronden;

·        je bent sterk in plannen en organiseren; zowel het plannen van je eigen werk als het managen van afhankelijkheden, bijvoorbeeld werk van anderen;

·        je werkt resultaatgericht; je maakt heldere afspraken over het resultaat en komt deze na. En indien nodig ben je vaardig om ons aan onze afspraken te houden;

·        je bent communicatief vaardig; je kunt complexe materie begrijpelijk uitleggen;

·        je beschikt over overtuigingskracht en kunt verschillende belangen verbinden;

·        je kunt theorie pragmatisch toepassen en flexibel schakelen tussen strategie, tactiek en operatie.

Ervaring en opleiding

·        Je hebt kennis van het domein Data- en Informatiebeheer/Informatievoorziening, waaronder digitale archivering en levenscyclusmanagement van informatieobjecten (minimaal 4 jaar).

·        Je hebt aantoonbaar hands-on ervaring met het opzetten van een data-architectuur en informatie-architectuur bij andere gemeenten of publieke organisaties.

 

·        Je hebt kennis van overheidsstandaarden zoals NORA, GEMMA en Common Ground.

·        Je hebt ervaring met architectuurvraagstukken rond DMS, zaaksystemen en duurzame opslagvoorzieningen (zoals eDepot of pre-depot), Enterprise Search, etc.

·        Je hebt affiniteit met de DAMA-DMBOK methodiek

·        Je hebt minimaal een afgeronde hbo-opleiding.

In Amstelveen werken we samen, zijn we betrokken en werken we oplossingsgericht. Dit zijn onze kernwaarden en passen bij de manier waarop jij je werkzaamheden uitvoert. Bovenstaande competenties worden tijdens het gesprek beoordeeld door de gemeente.

Eisen

• Op cv aantoonbaar een afgeronde HBO Bachelor (4 jaar) opleiding.
• Op cv aantoonbaar minimaal 4 jaar werkervaring als Data en/of informatie architect in de afgelopen 6 jaar binnen een overheidsorganisatie.
• Op CV aantoonbaar kennis van overheidsstandaarden zoals NORA, GEMMA en Common Ground. Graag geel arceren op CV.

    Gunningscriteria

Weging prijsdeel:25 %

• Op CV aantoonbaar minimaal 2 jaar ervaring binnen een gemeente. Graag geel arceren welke gemeente dit zijn.
• Op CV aantoonbaar van de DAMA-DMBOK methodiek. Graag geel arceren op CV.
• Op CV aantoonbaar ervaring met architectuurvraagstukken rond DMS, zaaksystemen en duurzame opslagvoorzieningen (zoals eDepot of pre-Depot, Enterprise Search, etc.) Graag geel arceren op CV.

Interview Bij deze opdracht worden na de eerste selectieronde met een aantal partijen interviews afgenomen. Deze wegen mee in de uiteindelijke beoordeling. Deze interviews worden beoordeeld volgens de hieronder aangegeven criteria.

• Verificatie kandidaat met de aangeboden CV
• Resultaten/praktijkvoorbeelden vanuit vorige werkzaamheden.
• Competenties voor deze uitvraag.
• In hoeverre de kandidaat overtuigt de opdracht succesvol af te ronden.

Weging:25 %

Let op: Om je sollicitatie correct te verwerken, verzoeken wij je vriendelijk om de screeningsvragen onder deze vacature te beantwoorden. Dit helpt ons om je profiel snel en zorgvuldig te beoordelen.

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.

Screeningsvragen:

• 1. Op cv aantoonbaar een afgeronde HBO Bachelor (4 jaar) opleiding.
  2. Op cv aantoonbaar minimaal 4 jaar werkervaring als Data en/of informatie architect in de afgelopen 6 jaar binnen een overheidsorganisatie.
  3. Op CV aantoonbaar kennis van overheidsstandaarden zoals NORA, GEMMA en Common Ground. Graag geel arceren op CV.
  4. Op CV aantoonbaar minimaal 2 jaar ervaring binnen een gemeente. Graag geel arceren welke gemeente dit zijn.
  5. Op CV aantoonbaar van de DAMA-DMBOK methodiek. Graag geel arceren op CV.
  6. Op CV aantoonbaar ervaring met architectuurvraagstukken rond DMS, zaaksystemen en duurzame opslagvoorzieningen (zoals eDepot of pre-Depot, Enterprise Search, etc.) Graag geel arceren op CV.
  7. Wat is je gewenste bruto fulltime maandsalaris voor deze functie?
  8. Voor deze vacature is het schrijven van een motivatiebrief verplicht, graag toevoegen.