Secretarieel ondersteuner

If 95358. GR Fryslân-West

Organisatie 

De gemeenschappelijke regeling (GR) Fryslân-West is een samenwerkingsverband tussen de gemeenten De Fryske Marren, Harlingen, Súdwest-Fryslân en Waadhoeke met als doel het op een bedrijfsmatig verantwoorde wijze doen uitvoeren van taken van en voor deze deelnemende gemeenten op het terrein van de Sociale Werkvoorziening (WSW) en de Participatiewet. 

Binnen de GR speelt het dagelijks en algemeen bestuur een centrale rol. Dit bestuur bestaat uit vier betrokken wethouders en een onafhankelijk voorzitter. Zij komen ongeveer één keer per maand bijeen om belangrijke besluiten te nemen, die direct invloed hebben op inwoners en medewerkers in de regio.

De secretarieel ondersteuner is onderdeel van een klein team. Er zijn korte lijnen met de ambtelijk secretaris en de controller van de GR. 

De GR is op zoek naar een secretarieel ondersteuner voor gemiddeld 4 - 6 uur per week, die op korte termijn kan starten. In deze functie werkt de kandidaat voornamelijk vanuit huis en alleen voor fysieke vergaderingen/overleggen is de kandidaat aanwezig op een locatie van één van de hierboven genoemde gemeentes. 

Verantwoordelijkheden

De secretarieel ondersteuner voor een dagelijks en algemeen bestuur op afstand organiseert ongeveer eens per maand de vergadering (in principe op donderdagen). De secretarieel ondersteuner zorgt verder voor: 

• de agenda met bijbehorende stukken
• een adequate verslaglegging van de vergaderingen door middel van vast te stellen notulen
• de juiste faciliteiten voor de vergaderingen
• opvolging (en soms ook zelf oppakken) van de acties vanuit de vergaderingen
• publicatie van alle stukken op de verschillende kanalen en archivering
• het regelen en ondersteunen bij bedrijfsmatige zaken (o.a. Post, mail, publicaties)

Eisen 

• Je hebt minimaal een relevante afgeronde Mbo-opleiding (niveau 4) secretarieel of vergelijkbaar.
• Je hebt ruime ervaring (minimaal 3 jaar) als secretarieel ondersteuner/notulist.
• Je kan uitstekend overweg met het Microsoft Office pakket.
• Je bent in ieder geval beschikbaar op donderdag (minimaal 2 uren) en vrijdag, de overige uren zijn flexibel in te delen.

Wensen

• Je hebt ruime (minimaal 3 jaar) ervaring als secretarieel ondersteuner/notulist in een politiek gevoelige omgeving.  
• Je hebt ervaring in het werken met iBabs.

Competenties 

• Communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk
• Flexibel (ook in werktijden)
• Senioriteit
• Bestuurlijk sensitief
• Zelfstandig en initiatiefrijk

• Gestructureerd en nauwkeurig

Let op: Om je sollicitatie correct te verwerken, verzoeken wij je vriendelijk om de screeningsvragen onder deze vacature te beantwoorden. Dit helpt ons om je profiel snel en zorgvuldig te beoordelen.

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.

• 1. Je hebt minimaal een relevante afgeronde Mbo-opleiding (niveau 4) secretarieel of vergelijkbaar.
  2. Je hebt ruime ervaring (minimaal 3 jaar) als secretarieel ondersteuner/notulist.
  3. Je kan uitstekend overweg met het Microsoft Office pakket.
  4. Je bent in ieder geval beschikbaar op donderdag (minimaal 2 uren) en vrijdag, de overige uren zijn flexibel in te delen.
  5. Je hebt ruime (minimaal 3 jaar) ervaring als secretarieel ondersteuner/notulist in een politiek gevoelige omgeving.  
  6. Je hebt ervaring in het werken met iBabs.
  7. Wat is je gewenste bruto fulltime maandsalaris?
  8. Bij deze sollicitatie is een motivatiebrief verplicht, graag toevoegen.