Managementassistent

In verband met een langdurig zieke is dit een tijdelijke functie voor de duur van 11 maanden. De ondersteuning van de manager bij alle secretariële, administratieve, financiële en organisatorische werkzaamheden is noodzakelijk voor een goed verloop van de dagelijkse zaken en voor de korte- en middellangetermijnplanning van de afdeling.

Je maakt onderdeel uit van het Team Bestuur en Managementondersteuning en werkt nauw samen met drie enthousiaste collega-managementassistentes. Samen ondersteunen jullie het management en het Dagelijks Bestuur van Stadsdeel Oost. Deze ondersteuning is belangrijk voor zowel de organisatie als de inwoners van Amsterdam. Je werkt in een inspirerende omgeving met een uitstekende werksfeer en draagt bij aan belangrijke maatschappelijke opgaven.

Vanaf dag één wordt verwacht dat je resultaten behaalt op het gebied van KPI’s, zoals een adequate reactiesnelheid op e-mails, tijdige taakvoltooiing en een correcte afhandeling van financiële taken met betrekking tot inkoop en betalingen binnen het beschikbare budget. Daarnaast wordt er efficiëntie verwacht in de omgang met vertrouwelijke informatie, budgetten, declaraties en relatiebeheer met zowel interne als externe contacten. Een dienstverlenende, proactieve houding, gecombineerd met een probleemoplossend en ontzorgend karakter, is essentieel.

Dit doe je op een gemiddelde werkdag

De manager van het team Bestuur en Managementondersteuning is jouw opdrachtgever. Je beheert zijn of haar agenda zodat alles soepel verloopt en ondersteunt bij werkzaamheden die onder andere gerelateerd zijn aan de verkiezingen. Je beheert de acties van de manager: je leest, handelt af, zet door en archiveert berichten. Daarnaast houd je zowel de gezamenlijke mailbox van het directiesecretariaat als je eigen mailbox nauwlettend in de gaten. Het snel schakelen hiertussen gaat je moeiteloos af.

Je bereidt vergaderingen grondig voor door tijdig de benodigde stukken op te vragen, agenda’s op te stellen, ruimtes te reserveren, catering te regelen en alle stukken in het systeem (iBabs) te verwerken. Indien nodig houd je actielijsten bij. Je zorgt voor een goed ontvangst van gasten en begeleidt hen bij vertrek. Regelmatig overleg je met je manager en collega’s over de voortgang. Ook onderzoek je proactief welke zaken je alvast kunt uitzetten of welke overleggen ingepland kunnen worden. Hierbij schakel je snel en prettig met interne en externe contactpersonen om dit te realiseren.

Daarnaast bestel je via het inkoopsysteem AFIS (bijvoorbeeld bloemen of attenties) en werk je plezierig samen met je collega’s. Je neemt deel aan het vervangingsschema bij ziekte of verlof.

We willen een goede werkgever zijn die ervoor zorgt dat alle collega’s zich gezien en gewaardeerd voelen. We koesteren verschillen tussen collega’s, omdat deze zorgen voor betere resultaten voor zowel onze organisatie als onze stad. We streven naar een personeelsbestand dat een afspiegeling is van de beroepsbevolking van Amsterdam. Wie jij ook bent: bij ons ben je van harte welkom.

Het stadsdeel kent een open en informele cultuur met een prettige werksfeer. Het Team Bestuur en Managementondersteuning bestaat uit 21 medewerkers en is opgebouwd uit twee subteams van enthousiaste en betrokken professionals met uiteenlopende rollen en verantwoordelijkheden. Samen dragen zij bij aan het realiseren van bestuurlijke ambities en organisatiedoelstellingen.

• Het subteam Bestuursondersteuning richt zich op strategische en tactische advisering aan het dagelijks bestuur en de stadsdeelcommissie, woordvoering, het bewaken en ondersteunen van betrouwbare besluitvormingsprocessen en de secretariële ondersteuning van het bestuur.

• Het subteam Directieondersteuning richt zich op strategische en tactische advisering en ondersteuning van het management(team), coördinatie van klachten en de Wet open overheid, en het versterken van het gebiedsgericht werken en lerend vermogen van de organisatie door middel van data en onderzoek.

In deze functie maak je deel uit van het subteam Directieondersteuning als managementassistent van de manager BMO.

Voor deze functie beschik je over:

• Minimaal een mbo-4 opleiding, eventueel aangevuld met een opleiding tot secretaresse of managementassistent.
• Minimaal 3 jaar werkervaring in een functie als managementassistent (of vergelijkbaar), waarbij je verantwoordelijk was voor complex agendabeheer en een breed pakket aan secretariële en ondersteunende werkzaamheden. Dit licht je toe in je cv.
• Minimaal 3 jaar ervaring en vaardigheid met ICT-toepassingen zoals Word, Excel, PowerPoint, Teams, iBabs (of vergelijkbaar) en Outlook.
• Een goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk (minimaal B2-niveau). Schrijven gaat je makkelijk af.
• Minimaal 3 jaar ervaring met telefonische afhandeling.   

Wensen:

• Bij voorkeur minimaal 2 jaar gemeentelijke ervaring (35).
• Het vermogen om je binnen een maand in te werken in nieuwe systemen wanneer dat nodig is (30).
• De gewoonte om snel structuur te creëren en je vlot in te werken in een nieuwe omgeving (30).
• Eerdere ervaring met werkzaamheden rondom verkiezingen (5).

• Een baan van 32-36 uur per week;
• Een salaris van minimaal €3150,- en maximaal €4400,- bruto per maand op basis van 36 uur, afhankelijk van relevante werkervaring en opleiding;
• Een uitzendcontract van 11 maanden mét een mogelijkheid op verlenging!
• Je bouwt direct pensioen op;
• Reiskostenvergoeding van €0,10 per kilometer met de auto, €0,15 lopend of fietsend en €0,21 met het OV met een max van 45 km per reis;
• Veel ruimte voor persoonlijke ontwikkeling;
• Een team met gezellige en ambitieuze collega’s in een maatschappelijke organisatie;
• Thuiswerkvergoeding van € 3,25 per dag;
• 8,33 % vakantiegeld;
• Eindejaarsuitkering;
• Olympia heeft voor iedereen voor scholingsbudget. Wij bieden iedereen een scholingsgesprek aan waarin we samen kijken naar jouw ontwikkel- en opleidingsmogelijkheden.

De gemeente Amsterdam is een gastvrije werkgever voor iedereen met een hart voor Amsterdam. De gemeente wil een werkgever zijn waar iedereen welkom is en waar de medewerkers echt een afspiegeling zijn van de samenleving. De gemeente kijkt niet naar wat je niet kan, maar vooral naar wat je wel kan en waar je talenten liggen. We nodigen daarom iedereen die een steentje wil bijdragen aan het prachtige Amsterdam van harte uit om te solliciteren.

Deze vacature wordt beheert door Maria, bij interesse ben je meer dan welkom om te solliciteren via de website of kun je mailen naar m.shaawi@olympia.nl