HR Ondersteuner

Wat ga je doen?

1. Verricht ondersteunende HR-werkzaamheden met betrekking tot de integrale ondersteuning van het lijnmanagement door:

• het in overleg met de (senior) HR adviseur en adviseur W&S begeleiden en adviseren van het lijnmanagement bij de uitvoerende administratieve taken van Hr-processen, die gekoppeld zijn aan het Functioneren van en In- Door en Uitstroom van personeel; 
• het verzamelen en samenvatten van informatie uit regelgeving BARD/AMAR en diverse regelingen, deze informatie interpreteren op toepasbaarheid op vraagstellingen en casuïstiek van leidinggevenden, adviseurs en recruiters, wanneer het gaat om het instromen, herplaatsen, functioneren, verlof, verzuim, belonen en arbeidsvoorwaardelijke afspraken van personeel. 
• het verstrekken van informatie over werking van HR processen, aanvraagprocedures en rapporteren over voortgang van aanvragen.
• toelichten gebruik relevante HR systemen voor leidinggevenden en HR-collega’s en bedenken van oplossingen bij eventuele knelpunten, die ontstaan door vastlopen van de digitale procesflow in het personeelsinformatiesysteem (selfservice leidinggevenden).

2. Het coördineren en voorbereiden van alle uitvoerende administratieve taken behorende bij de diverse HR-processen, door:

• het op basis van data-rapporten uit Peoplesoft en/of andere applicaties interpreteren van informatie en vaststellen van benodigde administratieve acties voor personeel en deze in afstemming met HR adviseur of recruiter bespreken met leidinggevenden en/of medewerkers;
• het ondersteunen van de HR adviseur bij de voorbereiding en uitvoering van organisatiewijzigingen en reorganisaties door het genereren en controleren van rapportages en overzichten en coördineren van de administratieve verwerking van vacaturepublicaties, brieven en opstellen van mutaties; 
• Het controleren van ingediende mutatievoorstellen en het bewaken van doorlooptijden. 

3. Ondersteunen en uitvoering geven aan het publicatie- en instroomproces, door:

• Administratieve ondersteuning team W&S
• het controleren van ingediende vacaturepublicaties, het bewaken van doorlooptijden van verrichte publicatiewerkzaamheden door team Ondersteuning, het zorgdragen voor invoeren van juiste data in het volgsysteem;
• het coördineren van het instroom-en plaatsingsproces van medewerkers, het registreren van nieuwe instroom en alle bijbehorende controlerende administratieve taken;
• het genereren en samenstellen van voortgangsrapportages met betrekking tot het werving & selectieproces, vanuit meerdere intern- en extern in gebruik zijnde applicaties. 

4. Het signaleren van knelpunten en tekortkomingen in de uitvoering, van de op basis van personeelsbeleid, vastgestelde HR processen, door:

• het coördineren en beoordelen van kwaliteit uitvoering van administratieve mutaties en feedback doorspreken en afstemmen met collega’s HR Advies en W&S;
• het mede signaleren en specificeren van de behoefte aan P&O diensten en proceswijzigingen vanuit leidinggevenden en HR-collega’s;
• het signaleren en doen van voorstellen voor verbeteringen in administratieve werkprocessen en werkinstructies.

Wie zoeken we

Vereist: 
Een afgeronde MBO4-opleiding of MBO4 werk- en denkniveau aantoonbaar te maken door een combinatie van kennis, opleiding en ervaring, zo nodig toetsbaar in een assessment.

Gewenst: 

• Afgeronde MBO-opleiding HRM niveau 3/4,of (studerend voor) een relevante Hbo-opleiding richting HR, Bedrijfskunde, Rechten.
• Interne opleidingen Rechtspositie, Workshops functiebeschrijving en –waardering, Organisatie en Reorganisatie, Morele Oordeelsvorming en HR-rapportages
• Microsoft Office (Word en Excel)
• Zakelijkecorrespondentie
• Peoplesoft (HRMS, HRHD en COGNOS)

Ervaring:

Vereist:
Minimaal 2 jaar ervaring in 2 jaar in een HR-Ondersteuningsfunctie, bij voorkeur binnen Defensie.

Dit krijg je van ons

Salarisniveau schaal 9
Minimum salaris: €3.750 bruto per maand
Maximum salaris: €5.400 bruto per maand
Contractduur Tijdelijke aanstelling tot 31-12-2028
Aantal uren per week 38
Plaats Den Haag, Zuid-Holland

Overige arbeidsvoorwaarden

Het Ministerie van Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,33% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen.
Wij vinden het ook belangrijk dat je het werken bij Defensie met jouw privéleven kunt combineren. Diverse verlofregelingen (bijvoorbeeld 75% betaald ouderschapsverlof) en flexibele werktijden dragen bij aan een goede balans. Het is ook nog mogelijk je werktijd (tijdelijk) enkele uren per week te verkorten en extra IKB uren op te bouwen. Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een vergoeding woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland. Wanneer je het OV-abonnement alleen gebruikt voor woon-werkverkeer hoef je hier geen bijdrage voor te betalen.

De organisatie Ministerie van Defensie

Het ministerie van Defensie bestaat uit de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando en het Commando Materieel en IT.

Wij zijn Defensie. Onmisbaar in een wereld vol onrust. We beschermen wat ons dierbaar is. We strijden voor een wereld waarin mensen in vrijheid en veiligheid kunnen leven. Omdat we ervan overtuigd zijn dat ieder mens dat verdient. Dat is onze missie en daarvoor gaan we op missie.

Defensie heeft ongeveer 74.000 medewerkers en is daarmee een van de grotere werkgevers van Nederland. Bij de Bestuursstaf, gevestigd aan het Plein in Den Haag, werken ongeveer 4.000 burgers en militairen.

De afdeling Bestuursstaf HR-advies Kerndepartement

De werkzaamheden worden verricht binnen de afdeling HR van de Directie Human Resource en bedrijfsvoering (DHR&BV) die als bedrijfsvoeringeenheid direct ressorteert onder de (Plaatsvervangend) Secretaris-Generaal. 
De DHR&BV is integraal verantwoordelijk voor advisering en bedrijfsondersteuning van de PSG en het lijnmanagement van de BS en de Bijzondere Organisatie Eenheden op het gebied van materieel, personeel & organisatie, informatievoorziening, documentaire informatie, besturing, ruimtelijke ordening, milieu, vastgoed, facilitaire zaken, beveiliging en veiligheidsmanagement.
De afdeling HR bestaat uit de teams HR Advies, Werving en Selectie, Stagebureau, Employability, Opleidingen en het P&O-loket (Administratie). De afdeling HR is gericht op het integreren van HR aspecten in de bedrijfsvoering binnen de Bestuursstaf. 
De sectie HR administratie (P&O-loket) draagt zorg voor HR-ondersteuning en ondersteuning werving en selectie en voert integraal het beheer over de HR-administratie door het verlenen van administratieve ondersteuning en werkzaamheden binnen de afdeling HR-advies en Employability. Functioneel beheer van (HR)systemen en informatieverstrekking (door samenstellen van managementinformatie) worden binnen de sectie HR-administratie vormgegeven.

Je bent werkzaam binnen het team HR-administratie (P&O loket) dat op dit moment valt onder team HR advies. De sr. Medewerker HR Support coördineert operationele HR taken, adviseert aan HR-collega’s en leidinggevenden over de volledige breedte van operationele HR-processen en coördineert alle hieruit voortkomende uitvoerende administratieve taken en zorgt voor de uitvoering/ voert deze uit.

Bijzonderheden

Een veiligheidsonderzoek maakt onderdeel uit van de selectieprocedure, de Nederlandse nationaliteit is hiervoor een vereiste.

Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.

Jouw sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd.

De vacature wordt zowel intern als extern Defensie gepubliceerd. Eventuele interne kandidaten worden in de selectieprocedure eerst behandeld alvorens de selectie wordt uitgebreid met externe kandidaten.

Het ministerie van Defensie zet zich in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet banenafspraak vallen. Val je in deze doelgroep en sta je in het doelgroepenregister? Dan nodigen we ook jou uit om te reageren! Samen met jou kijken we of en hoe je eventueel invulling kunt geven aan deze functie.

Defensie is een organisatie waarin integriteit en professionaliteit voorop staan. De manier waarop de medewerkers van Defensie met elkaar behoren om te gaan staat omschreven in de Gedragscode Defensie. De gedragscode vormt de basis van wat Defensie onder integriteit verstaat. Als organisatie vinden wij het belangrijk dat nieuwe medewerkers op de hoogte zijn van de Gedragscode Defensie. Meer informatie hierover is te vinden via: https://www.defensie.nl/onderwerpen/integriteit.

Acquisitie naar deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.

38 - 38 uren per week €3.750 ~ €5.400 salaris Niveau: Mbo - 4 Locatie: Den Haag Reageren vóór 09 november 2025

Je startsalaris is afhankelijk van je leeftijd, opleidingsniveau en ervaring. Naarmate je kennis en ervaring toenemen, groeit ook je salaris met je mee. Boven op je salaris ontvang je als militair bovendien verschillende structurele en incidentele toelages. In de vermelde salarissen op werkenbijdefensie.nl is de VEB-toelage al opgenomen. Meer info

HR Ondersteuner Wat ga je doen?

1. Verricht ondersteunende HR-werkzaamheden met betrekking tot de integrale ondersteuning van het lijnmanagement door:

• het in overleg met de (senior) HR adviseur en adviseur W&S begeleiden en adviseren van het lijnmanagement bij de uitvoerende administratieve taken van Hr-processen, die gekoppeld zijn aan het Functioneren van en In- Door en Uitstroom van personeel; 
• het verzamelen en samenvatten van informatie uit regelgeving BARD/AMAR en diverse regelingen, deze informatie interpreteren op toepasbaarheid op vraagstellingen en casuïstiek van leidinggevenden, adviseurs en recruiters, wanneer het gaat om het instromen, herplaatsen, functioneren, verlof, verzuim, belonen en arbeidsvoorwaardelijke afspraken van personeel. 
• het verstrekken van informatie over werking van HR processen, aanvraagprocedures en rapporteren over voortgang van aanvragen.
• toelichten gebruik relevante HR systemen voor leidinggevenden en HR-collega’s en bedenken van oplossingen bij eventuele knelpunten, die ontstaan door vastlopen van de digitale procesflow in het personeelsinformatiesysteem (selfservice leidinggevenden).

2. Het coördineren en voorbereiden van alle uitvoerende administratieve taken behorende bij de diverse HR-processen, door:

• het op basis van data-rapporten uit Peoplesoft en/of andere applicaties interpreteren van informatie en vaststellen van benodigde administratieve acties voor personeel en deze in afstemming met HR adviseur of recruiter bespreken met leidinggevenden en/of medewerkers;
• het ondersteunen van de HR adviseur bij de voorbereiding en uitvoering van organisatiewijzigingen en reorganisaties door het genereren en controleren van rapportages en overzichten en coördineren van de administratieve verwerking van vacaturepublicaties, brieven en opstellen van mutaties; 
• Het controleren van ingediende mutatievoorstellen en het bewaken van doorlooptijden. 

3. Ondersteunen en uitvoering geven aan het publicatie- en instroomproces, door:

• Administratieve ondersteuning team W&S
• het controleren van ingediende vacaturepublicaties, het bewaken van doorlooptijden van verrichte publicatiewerkzaamheden door team Ondersteuning, het zorgdragen voor invoeren van juiste data in het volgsysteem;
• het coördineren van het instroom-en plaatsingsproces van medewerkers, het registreren van nieuwe instroom en alle bijbehorende controlerende administratieve taken;
• het genereren en samenstellen van voortgangsrapportages met betrekking tot het werving & selectieproces, vanuit meerdere intern- en extern in gebruik zijnde applicaties. 

4. Het signaleren van knelpunten en tekortkomingen in de uitvoering, van de op basis van personeelsbeleid, vastgestelde HR processen, door:

• het coördineren en beoordelen van kwaliteit uitvoering van administratieve mutaties en feedback doorspreken en afstemmen met collega’s HR Advies en W&S;
• het mede signaleren en specificeren van de behoefte aan P&O diensten en proceswijzigingen vanuit leidinggevenden en HR-collega’s;
• het signaleren en doen van voorstellen voor verbeteringen in administratieve werkprocessen en werkinstructies.

Wie zoeken we

Vereist: 
Een afgeronde MBO4-opleiding of MBO4 werk- en denkniveau aantoonbaar te maken door een combinatie van kennis, opleiding en ervaring, zo nodig toetsbaar in een assessment.

Gewenst: 

• Afgeronde MBO-opleiding HRM niveau 3/4,of (studerend voor) een relevante Hbo-opleiding richting HR, Bedrijfskunde,...
  Salarisomschrijving

  €5411 monthly