Managementassistent

Je beweegt moeiteloos tussen management of bestuur aan de ene kant, en collega’s of Amsterdammers aan de andere kant. Je zorgt dat alles soepel verloopt, zowel in de dagelijkse gang van zaken als in het contact met collega’s en externe relaties.

Door langdurige ziekte is er tijdelijk versterking nodig. Een collega van een andere afdeling heeft deze werkzaamheden tijdelijk opgevangen, maar die oplossing is niet langer houdbaar. Als deze vacature niet snel wordt ingevuld, blijven belangrijke secretariële taken liggen en komen werkzaamheden bij Directie Data tot stilstand.

De managementassistent is onmisbaar voor het goed laten verlopen van de dagelijkse processen binnen Directie Data. Jij beheert de agenda’s van managers, regelt vergaderzalen en catering, verzorgt de organisatie van evenementen en hebt oog voor lief en leed. Dankzij jouw inzet kunnen managers hun werk effectief en ontspannen doen. Alles is goed geregeld, de sfeer is prettig en collega’s voelen zich met elkaar verbonden.

De nieuwe managementassistent zorgt niet alleen voor het uitvoeren van deze werkzaamheden, maar brengt ook structuur en overzicht in het secretariaat. Je verbetert de samenwerking met collega’s en houdt regie over taken, berichten en afspraken die binnenkomen in de algemene mailbox. Je bent niet alleen inhoudelijk sterk, maar ook het gezicht van de afdeling: behulpzaam, attent en verbindend.

Je werkdag

Op een gemiddelde werkdag zorg je voor een vlekkeloos agendabeheer, zodat de dagen van directeur en managers goed zijn voorbereid. Je bereidt MT-vergaderingen voor, stelt de agenda op en zorgt dat alle stukken tijdig beschikbaar zijn in iBabs. Je onderhoudt communicatie met de afdeling en verzorgt correspondentie. Daarnaast bied je organisatorische en administratieve ondersteuning bij vergaderingen, kwartaalbijeenkomsten en andere activiteiten. In overleg met betrokkenen pak je flexibel diverse ad-hoc taken op, zoals bestellingen, lunches, attenties en cadeaukaarten.

Je gaat aan de slag binnen het cluster Digitalisering, Innovatie en Informatie, waar de vraag van de stad van vandaag én morgen centraal staat. Dit cluster levert uitstekende dienstverlening aan bewoners, ondernemers en bezoekers van Amsterdam. Het zorgt voor overzicht, kennis en duiding van informatie en bewaakt de veiligheid van data, digitale identiteit en privacy in de stad.

Binnen de afdeling werken verschillende vakgroepen die zich richten op data, IT-inrichting en agile werkprocessen. Hier werken onder meer analisten, product owners, data engineers, business intelligence-specialisten en data scientists. Ook het Data Office, dat processen en standaarden opstelt en beheert, valt onder deze afdeling. Daarnaast is er Onderzoek en Statistiek, waar domein overstijgend sociaalwetenschappelijk en beleidsgericht onderzoek wordt uitgevoerd.

Als managementassistent secretariaat bij Directie Data ondersteun je de directeur en leidinggevenden. Dat doe je samen met twee collega’s in een hecht en actief team van drie medewerkers. 

De werklocatie is aan de President Kennedylaan 923 in Amsterdam.

Voor deze functie beschik je over:

• mbo-niveau 4 met een secretariële opleiding of gelijkwaardig werk- en denkniveau
• minimaal twee jaar ervaring met secretariële werkzaamheden, waaronder het beheren van meerdere agenda’s, bijvoorbeeld binnen een managementteam
• uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk, aangetoond via je motivatiebrief

We zoeken een echte teamspeler die verder kijkt dan het eigen werkpakket of de directe opdrachtgever. Je bent attent en weet verwachtingen te overtreffen.

• Een parttime/fulltime baan van 32-36 uur per week;
• Een salaris van minimaal €3500,- en maximaal €5000,- bruto per maand op basis van 36 uur, afhankelijk van relevante werkervaring en opleiding;
• Een uitzendcontract van 6 maanden met een optie tot verlenging.
• Je bouwt direct pensioen op;
• Reiskostenvergoeding van €0,10 per kilometer met de auto, €0,15 lopend of fietsend en €0,21 met het OV met een max van 45 km per reis;
• Veel ruimte voor persoonlijke ontwikkeling;
• Een team met gezellige en ambitieuze collega’s in een maatschappelijke organisatie;
• Thuiswerkvergoeding van € 3,- per dag;
• 8,33 % vakantiegeld;
• Eindejaarsuitkering (dertiende maand);
• Olympia heeft voor iedereen voor scholingsbudget. Wij bieden iedereen een scholingsgesprek aan waarin we samen kijken naar jouw ontwikkel- en opleidingsmogelijkheden.

De gemeente Amsterdam is een gastvrije werkgever voor iedereen met een hart voor Amsterdam. De gemeente wil een werkgever zijn waar iedereen welkom is en waar de medewerkers echt een afspiegeling zijn van de samenleving. De gemeente kijkt niet naar wat je niet kan, maar vooral naar wat je wel kan en waar je talenten liggen. We nodigen daarom iedereen die een steentje wil bijdragen aan het prachtige Amsterdam van harte uit om te solliciteren.

Chris beheert deze vacature en ziet jouw sollicitatie graag tegemoet! Solliciteer vandaag nog. Heb je eerst een vraag? Stuur dan een e-mail naar c.bootsma@olympia.nl