Projectmedewerker DIM Informatiebeheer en Archivering

ft 24111. BEL Combinatie

Organisatie
De BEL Combinatie is een uniek samenwerkingsverband tussen de gemeenten Blaricum, Eemnes en Laren. In deze constructie zijn de drie gemeenten zelfstandig en maken ze alle drie gebruik van één grote, professionele en flexibele ambtelijke organisatie, de BEL Combinatie. Je werkt vanuit jouw rol als adviseur Wonen dus voor drie gemeenten !die binnen twee provincies en twee regio's vallen. Een dynamisch werkveld waar je aan de slag gaat binnen een hecht en gezellig team Ruimtelijke Ontwikkeling.

Context en opdracht
Onze organisatie heeft de afgelopen jaren stappen gezet in het verbeteren van haar informatiehuishouding. Met de implementatie van de E-Data applicatie zijn belangrijke functies zoals anonimiseren en publiceren operationeel. Het project bevindt zich nu in de afrondende fase: de zoekfunctionaliteit moet nog worden geoptimaliseerd en de aandacht verschuift in september 2025 naar adoptie en inbedding in het werkproces.

Tegelijkertijd ligt er een stevige opgave op het gebied van archivering en documentmanagement, met directe impact op onze Woo-verplichtingen. Het belang van een duurzame, betrouwbare en transparante informatiehuishouding is hoog. Dit maakt dat de komende periode cruciaal is voor het aantoonbaar op orde brengen van ons archief, zowel fysiek als digitaal.

Opdrachtomschrijving

De projectmedewerker die wij zoeken:

• Stelt een procedure op voor de digitale vernietiging binnen het documentmanagementsysteem, inclusief toetsing aan wettelijke eisen.
• Voert regie op het vernietigingsproces van het digitale archief over de periode van 2019-2024.
• Ondersteunt informatiemanagement bij de adoptie van E-Data, waarbij zoeken, vinden en publiceren optimaal aansluiten op werkprocessen en de Woo.
• Ondersteunt DIM medewerkers bij het opstellen van een kwaliteitshandboek.
• Draagt bij aan de bewustwording binnen de organisatie over het belang van juiste archivering in het licht van openbaarheid, transparantie en rechtszekerheid.

Waarom is dit belangrijk?
Een betrouwbaar en actueel archief is geen luxe - het is een voorwaarde voor transparant bestuur. De Woo stelt steeds hogere eisen aan de vindbaarheid, toegankelijkheid en duurzaamheid van overheidsinformatie. Zonder een geordend archief zijn we niet in staat tijdig en volledig te voldoen aan informatieverzoeken, laat staan proactief te publiceren. Daarnaast zal in de komende jaren ook de nieuwe Archiefwet van kracht worden. Deze opdracht is daarom van strategisch belang voor het bestuurs- en ambtelijk vertrouwen in onze informatiehuishouding.

Profiel van de projectmedewerker
We zoeken een stevige DIM medewerker met een combinatie van vakinhoudelijke kennis en veranderkundige vaardigheden. Je:

• Bent expert op het gebied van informatiebeheer, archivering en digitale duurzaamheid;
• Hebt aantoonbare kennis van en ervaring met de Woo en de Archiefwet;
• Hebt ervaring met het opstellen van procedures, uitvoeren van vernietigingsacties en het borgen van processen in een beheersbare structuur;
• Kunt schakelen tussen operationele uitvoering en bestuurlijke verantwoording.

Op te leveren resultaten:

Fysiek archief 2022-2024 is vernietigd:

• Procedure opgesteld in de vorm van een vernietigingslijst en besluit;
• De uitvoering van digitale vernietiging is gerealiseerd conform wettelijke eisen uit de archiefwet.

Digitale vernietiging van 2019-2024

• Digitaal vernietigingsprotocol opgesteld en vastgesteld, conform Archiefwet en selectielijst;
• Uitvoering vastgelegd in vernietigingsverklaringen als bewijs van rechtmatigheid;
• Digitale dossiers vernietigd via een getoetste procedure, conform Archiefwet en AVG. Hiermee is aantoonbare naleving van archief- en privacywetgeving geborgd.

Optimalisatie archief en zaaksysteem

• Het zaaksysteem Corsa is opgeschoond en heringericht met uniforme metadata en opgesplitste dossiers, zodat de koppeling met de Woo-applicatie eData leidt tot snellere en volledigere beantwoording van Woo-verzoeken;
• Medewerkers worden meegenomen in extra toelichting en uitleg over het belang van archivering en hun rol binnen dit proces.

 Vereisten / knock-outcriteria
1. Minimaal een aantoonbare afgeronde hbo-bachelor opleiding;
2. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als DIM medewerker;
3. Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring binnen een gemeente;
4. Een maximum uurtarief van €90 exclusief btw / inclusief reiskosten woon-werkerverkeer (alleen van toepassing op ZZP).

Selectiecriteria (weging, totaal 100 punten)
5. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als DIM medewerker (30 punten);
6. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring binnen een gemeente of overheidsinstelling (30 punten);
7. Aantoonbare werkervaring met een zaaksysteem bijvoorkeur CORSA, Woo-applicatie eData, benoem waar dit is opgedaan (30 punten);
a. Aantoonbare werkervaring met beiden systemen (30 punten);
b. Aantoonbare werkervaring met 1 van de 2 systemen (15 punten):
c. Geen aantoonbare werkervaring met beiden systemen (0 punten).
8.  Aantoonbare werkervaring met het toelichten en complete en correcte uitleg over het belang van archiveren en het proces (10 punten).

Competenties
Deskundigheid, Accuratesse, Analyseren, Communiceren, Samenwerken, Integriteit en Probleemoplossend vermogen.

Werkdagen
Is hybride werken mogelijk: Ja
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: In overleg

Planning
De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op donderdag 9 oktober 2025 vanaf 14:00 uur.

Overige informatie

• De BEL Combinatie vraagt bij elke nieuwe opdracht én elke verlenging om een nieuwe Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG). 

Let op: Om je sollicitatie correct te verwerken, verzoeken wij je vriendelijk om de screeningsvragen onder deze vacature te beantwoorden. Dit helpt ons om je profiel snel en zorgvuldig te beoordelen.

Voordelen voor ZZP-ers om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Als je via All About Work aan het werk gaat is dit voordelig, want wij hanteren een snelle uitbetaling van je factuur, namelijk binnen 16 dagen.
• Jij bepaalt je zzp uurtarief (wij moeten wel rekening houden met wat we maximaal mogen hanteren van de opdrachtgever). (LET OP: Het door jou opgegeven uurtarief is all in, inclusief 10% fee All About Work en exclusief BTW)

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.

• 1. Minimaal een aantoonbare afgeronde hbo-bachelor opleiding;
  2. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als DIM medewerker;
  3. Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring binnen een gemeente;
  4. Een maximum uurtarief van €90 exclusief btw / inclusief reiskosten woon-werkerverkeer (alleen van toepassing op ZZP).

  5. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als DIM medewerker (30 punten);
  6. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring binnen een gemeente of overheidsinstelling (30 punten);
  7. Aantoonbare werkervaring met een zaaksysteem bijvoorkeur CORSA, Woo-applicatie eData, benoem waar dit is opgedaan (30 punten);
  a. Aantoonbare werkervaring met beiden systemen (30 punten);
  b. Aantoonbare werkervaring met 1 van de 2 systemen (15 punten):
  c. Geen aantoonbare werkervaring met beiden systemen (0 punten).
  8.  Aantoonbare werkervaring met het toelichten en complete en correcte uitleg over het belang van archiveren en het proces (10 punten).

  9. Wat is je uurtarief (excl. Btw, incl. Woon-werkverkeer)?
  Het opgegeven tarief is all-in, inclusief 10% fee All About Work. Bijvoorbeeld: bij opgave van €80 is €72 voor jou, €8 fee.

  10. Wat is je gewenste bruto fulltime maandsalaris?

  11. Per wanneer ben je beschikbaar?