Officemanager

Wat ga je precies doen Ben jij een proactieve en gestructureerde duizendpoot met gevoel voor organisatie? Wij zoeken een officemanager die zorgt voor een soepel draaiende werkdag voor het hele team. Jij bent het aanspreekpunt op kantoor en speelt een centrale rol in de dagelijkse gang van zaken. Je ondersteunt zelfstandig bij onder meer subsidies, financiën, evenementen en secretariële taken. Zo draag jij bij aan een prettige en efficiënte werkomgeving.

Jouw taken:

• Coördineren van vergaderingen: vergaderruimtes reserveren, materialen voorbereiden en notuleren;
• Administratieve ondersteuning bieden aan het managementteam en collega’s;
• Beheren van inkomende communicatie, waaronder e-mails (inclusief het beheren van de algemene mailbox van Sportsupport) en telefoontjes;
• (Mede) organiseren van interne en externe evenementen en bijeenkomsten;
• Budgetten en financiële processen bijhouden, zoals het aanmaken van inkooporders;
• Facilitaire en kantoorzaken regelen, bestanden gestructureerd beheren in SharePoint;
• Ondersteunen bij HR-taken, zoals het inwerken van nieuwe collega’s en het verwerken van verlof- en ziekmeldingen.

Wat bieden we jou

• Een salaris in schaal 7 met een bijbehorende salaris vanaf €2.858,- op basis van een 36-urige werkweek;
• Een uitdagende positie, van minimaal 24 en maximaal 32 uur per week;
• Een tijdelijk dienstverband, met kans op verlenging;
• Vergoeding van reiskosten: €0,10 per kilometer, met een dagelijkse maximumvergoeding van €6, inclusief compensatie voor openbaar vervoer.

Let op: We zijn klaar om het sollicitatieproces voor jou soepel en efficiënt te laten verlopen. Vergeet daarom niet om je meest recente cv, een motivatiebrief en een referent (naam, functie, telefoonnummer en organisatie) mee te sturen.Het aanvragen van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG), het opgeven van een referent en het aantonen van je diploma zijn vereisten tijdens de selectieprocedure. Functie-eisen

• Een afgeronde opleiding in bedrijfskunde, administratie of een vergelijkbaar vakgebied;
• Relevante werkervaring in een soortgelijke functie, bijvoorbeeld als officemanager of administratief medewerker;
• Sterke organisatorische vaardigheden en het vermogen om meerdere taken tegelijk te managen;
• Goede communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk;
• Een proactieve houding en goed probleemoplossend vermogen;
• Ervaring met Microsoft Office 365 (o.a. Word, Excel en PowerPoint); kennis van projectmanagementtools is een pré;
• Een klantgerichte werkstijl en de flexibiliteit om samen te werken met collega’s uit verschillende teams;
• Integriteit, discretie en een goed gevoel voor vertrouwelijke informatie.

Over het bedrijf

Welkom bij de gemeente Den Haag, gevestigd in 's-Gravenhage. Ons domein sport- en volksgezondheidsbeleid richt zich op onderwijs, jeugd, sport, cultuur, welzijn en zorg. We werken samen met Haagse en landelijke partners om gezondheid en sport te bevorderen.

Bij ons heerst een cultuur van samenwerking en groei. Iedereen krijgt de kans om talenten te ontwikkelen en bij te dragen aan ons gezamenlijke succes. We bieden een stimulerende werkomgeving waar je je professioneel kunt ontwikkelen.