Directiesecretaresse

ml. 0018167

Gemeente Rotterdam

Waar ben jij van?

Jij bent van regelen, schakelen en samenwerken. Bij Werk en Inkomen bouwen we aan kansen voor iedere Rotterdammer. Voor het directiesecretariaat zoeken we tijdelijk een secretaresse die de directeur van domein Werk ondersteunt. Je werkt samen in een hecht team en springt bij waar nodig. Met humor, plezier en hart voor de stad zorg jij dat alles soepel verloopt.

Jouw functie

Als secretaresse ben je onderdeel van de afdeling Bestuurlijke, Strategische Advisering (BSA). De BSA richt zich op hoogwaardige, integrale advisering van clusterdirectie, wethouder en het bestuur op het gebied van strategie, beleid en organisatieontwikkeling. De missie van de afdeling luidt als volgt: Wij werken aan de visie en strategie van het cluster Werk en Inkomen door het vertalen van externe en interne ontwikkelingen naar concrete adviezen en ondersteuning aan bestuur en lijn over bijstelling en vernieuwing van kaders en koers. De formatie bestaat uit strategisch adviseurs, programmamanagers, directiesecretarissen en directiesecretaresses.

Je ondersteunt samen met de andere twee directiesecretaresses de 3 directeuren van het Cluster Werk en Inkomen. Je bent verantwoordelijk voor de ondersteuning in brede zin. Dit gaat om voorselectie van informatie, notities en e-mail ten behoeve van de directeur en hebt daarvoor contact met andere secretariaten, directiesecretarissen en managers. Je beheert de agenda door het plannen, agenderen en registreren van afspraken, organiseert daarnaast werkbezoeken, gesprekken, interviews, reguliere en ad-hoc-overleggen en (bijzondere) bijeenkomsten met inbegrip van de organisatorische planning. Je fungeert als klankbord en sparringpartner voor de directeur. Dit doe je in nauw overleg met de directiesecretaris.

Naast de ondersteuning van directie, vragen we inzet voor ondersteuning van de Ondernemingsraad (afspraken plannen, ruimtes reserveren en stukken versturen) en administratieve ondersteuning (bestellen attenties, boeken ruimtes en plannen en organiseren afdelingsbijeenkomsten) bij BSA. Deze werkzaamheden gebeuren niet vanuit de pool, jij bent hiervoor verantwoordelijk.

Jouw profiel

Wij zijn op zoek naar een enthousiaste, communicatief vaardige, bevlogen en stevige persoonlijkheid. Iemand die houdt van puzzels leggen in agenda's, die doorzettingsvermogen heeft en die enthousiast wordt van complexe opgaven. Je gaat een uitdaging niet uit de weg, bent open minded, sociaal vaardig, flexibel en stressbestendig. Jij bent een spin in het web met organisatorische vaardigheden, die graag in teamverband werkt. Bestuurlijke en directionele sensitiviteit zit in je DNA. Jij hebt een gevoel voor prioriteiten en iemand die goed kan schakelen tussen collega's op verschillende niveaus.

Eisen

• Je hebt minimaal een MBO werk- en denkniveau;
• Je hebt minimaal 6 maanden werkervaring als directie- of bestuur secretaresse binnen een commerciële organisatie;
• Je hebt veelvuldige werkervaring met secretariële systemen zoals MS Office;
• Je hebt werkervaring in het beheren van complexe agenda's. 

Wensen

• Je hebt werkervaring binnen een gemeente met meer dan 250.000 inwoners;
• Je hebt werkervaring bij een organisatieonderdeel dat de Participatiewet uitvoert;
• Je hebt werkervaring met documentregistratie- en archiefsystemen, zoals bijvoorbeeld DIVA;
• Je hebt werkervaring met het organiseren van events, meetings en workshops zowel intern als extern;
• Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring met het ondersteunen van ondernemingsraden.
  

De afdeling

We stimuleren en begeleiden Rotterdammers naar werk vanuit de basis van een uitkering en ondersteuning. Zo draagt W&I bij aan een krachtige stad!

Het cluster Werk en Inkomen voert taken uit en oefent bevoegdheden uit die aan het college zijn opgedragen in het kader van de Participatiewet, de Wet inkomensvoorziening oudere en gedeeltelijk arbeidsongeschikte werkloze werknemers, de Wet inkomensvoorziening oudere en gedeeltelijk arbeidsongeschikte gewezen zelfstandigen, de Wet sociale werkvoorziening en de Wet kinderopvang en kwaliteitseisen peuterspeelzalen.

Onze organisatie

Werken voor de gemeente Rotterdam is werken voor een stad die zichzelf steeds opnieuw uitvindt. Die bekend staat als innovatief en internationaal. Een stad ook met complexe vraagstukken en grote maatschappelijke opgaven. In deze voorhoede werk jij, voor en samen met meer dan 620.000 Rotterdammers. Bij zo'n stad hoort een eigentijdse overheid. Wij bieden je ruimte en kansen om Rotterdam en daarmee jezelf vooruit te blijven helpen.

Let op: Om je sollicitatie correct te verwerken, verzoeken wij je vriendelijk om de screeningsvragen onder deze vacature te beantwoorden. Dit helpt ons om je profiel snel en zorgvuldig te beoordelen.

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.

• 1. Je hebt minimaal een MBO werk- en denkniveau;
  2. Je hebt minimaal 6 maanden werkervaring als directie- of bestuur secretaresse binnen een commerciële organisatie;
  3. Je hebt veelvuldige werkervaring met secretariële systemen zoals MS Office;
  4. Je hebt werkervaring in het beheren van complexe agenda's. 
  5. Je hebt werkervaring binnen een gemeente met meer dan 250.000 inwoners;
  6. Je hebt werkervaring bij een organisatieonderdeel dat de Participatiewet uitvoert;
  7. Je hebt werkervaring met documentregistratie- en archiefsystemen, zoals bijvoorbeeld DIVA;
  8. Je hebt werkervaring met het organiseren van events, meetings en workshops zowel intern als extern;
  9. Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring met het ondersteunen van ondernemingsraden.
  10. Wat is je gewenste bruto fulltime maandsalaris voor deze functie?
  11. Voor deze vacature is het schrijven van een motivatiebrief verplicht, graag toevoegen.