Interim secretaresse Raad van Bestuur - CIZ Utrecht (loondienst)

Als secretaresse Raad van Bestuur bied je, samen met je twee collega’s, secretariële en organisatorische ondersteuning aan de voorzitter en lid Raad van Bestuur, de bestuurssecretaris en strategisch bestuursadviseur. Je werkt in deze functie nauw samen met je collega’s met wie je samen de kern van het bestuurssecretariaat vormt, je fungeert als elkaars back-up en vervangt elkaar onderling bij afwezigheid.
Je faciliteert de mensen voor wie je werkt in de breedste zin van het woord, zodanig dat zij hun werk goed en in onderlinge verbinding kunnen doen. Je vindt het leuk om zelf je weg te vinden en contacten te onderhouden, zowel intern als extern. Je bent gericht op ondersteunen en samenwerken en voelt je verantwoordelijk voor het gezamenlijke resultaat.
Het is een zelfstandige, veelzijdige en uitdagende functie waarin je in verbinding staat met zowel collega’s uit alle geledingen binnen het CIZ als met externe partijen. Je zoekt actief de samenwerking op met je collega-managementondersteuner(s) in Utrecht en in de regiokantoren.

Concreet ga jij je bezighouden met onder andere de volgende werkzaamheden:• Complex agendabeheer waarbij continu belangen afgewogen moeten worden om afspraken en overleggen te kunnen prioriteren. Dit zijn zowel externe overleggen, zoals bijvoorbeeld periodieke bestuurlijke overleggen met stakeholders, als interne overleggen. Je plant deze overleggen, je bereidt ze waar nodig en mogelijk voor en/of zorgt dat de juiste gegevens of documenten tijdig voor de deelnemers beschikbaar zijn en zorgt voor opvolging indien van toepassing. • Proactieve mailbehandeling en -afhandeling, ook van de voorzitter of lid Raad van bestuur en bestuurssecretaris of strategisch bestuursadviseur, waarbij de nadruk ligt op prioriteren, communiceren en het bewaken van deadlines. Ook behoort het uitzetten en bewaken van actiepunten tot je werkzaamheden.• Je denkt en plant vooruit, zodat je tijdig stukken kunt uitvragen, voorbereidingen kunt treffen voor (afspraken van het) bestuur en bestuurssecretaris en indien nodig kunt ingrijpen als de agenda of omstandigheden hierom vragen.• Voorbereiding, verslaglegging en nazorg (bewaking vervolgacties) van interne overleggen. Denk hierbij aan het wekelijks management overleg, maandelijkse bestuursvergadering en Raad van Advies en Auditadvies commissie vergaderingen (in totaal ca zes keer per jaar). Dit doe je zelf, samen of roulerend met je directe collega en met de functionaris bestuursbureau Daarbij bewaak je het besluitvormingsproces en de vastlegging daarvan. • Behandeling van inkomende en uitgaande correspondentie inclusief opstellen van documenten, met aandacht voor de huisstijl, en een redactieslag op aangeleverde documenten. Spoedeisende stukken worden onder de aandacht van betrokkenen gebracht en je bewaakt overall de tijdige afhandeling.
• Fungeren als vraagbaak voor collega’s en externe partijen.
• Adequate archivering van relevante mails en documenten.
• Aandacht voor het optimaliseren van zowel de eigen werkprocessen als die binnen het bestuurssecretariaat. • Organiseren van (fysieke) vergaderingen en evenementen. Je regelt alles tot in de puntjes (vergaderfaciliteiten, uitnodigingen, agenda, etc.). Op de dag zelf fungeer je als gastvrouw.
• Administratieve taken op het gebied van personeels-, facturen- en orderadministratie.
Het betreft een tijdelijke functie, waarbij snel starten noodzakelijk is. De opdracht loopt tot eind september/oktober, met optie tot verlenging (van maximaal 2 jaar).