Directiesecretaresse Ministerie van Buitenlandse Zaken

Maak het verschil bij het ministerie in Den Haag. Word managementondersteuner Ministerie van Buitenlandse Zaken en ondersteun het managementteam met jouw organisatorische talent.

Als managementondersteuner ondersteun je de directeur en Chief Information Officer (CIO) door structuur, overzicht en continuïteit te bieden in hun dagelijkse werkzaamheden. Dankzij jouw organisatietalent, zelfstandigheid en vooruitziende blik zorg je ervoor dat prioriteiten helder zijn en afspraken soepel verlopen. Je bewaakt de agenda, denkt vooruit en helpt de directie om optimaal voorbereid te zijn in een levendige werkomgeving waar geen dag hetzelfde is.

Samen met twee collega-managementondersteuners vorm je een professioneel secretariaat dat zorgt voor een efficiënte ondersteuning van de directie en bijdraagt aan verbinding binnen IDI.

Een greep uit jouw taken:

• Je plant complexe meetings voor de directeur en clusterhoofden en zorgt ervoor dat alle voorbereidingen volledig en op tijd geregeld zijn.
• Je organiseert (internationale) dienstreizen en werkbezoeken en verzorgt hierbij de volledige logistieke en organisatorische voorbereiding.
• Je beheert de mailbox van managementondersteuning, bewaakt prioriteiten en coördineert werkzaamheden binnen het secretariaat.
• Je draagt bij aan verbinding binnen de directie door bijeenkomsten te ondersteunen en activiteiten voor medewerkers te organiseren.
• Je vervangt collega-managementondersteuners bij afwezigheid en zorgt voor continuïteit binnen het secretariaat.

Je werkt 32 tot 36 uur per week. Je start zo snel mogelijkheid en gaat aan de slag tot 8 december 2026, met mogelijkheid op verlenging.

Als managementondersteuner bij het Ministerie van Buitenlandse Zaken ben je zelfstandig, proactief en beschik je over uitstekende organisatorische vaardigheden. Je bent in staat overzicht te houden in een complexe omgeving, weet prioriteiten te stellen en ondersteunt collega’s met een oplossingsgerichte aanpak.

Daarnaast beschik jij over:

• Een mbo-4 opleiding of hoger in een relevante richting, zoals officemanagement, managementassistent, personal assistant of vergelijkbaar.
• Minimaal 5 jaar werkervaring binnen de Rijksoverheid.
• Goede kennis van MS Office-programma’s, zoals Outlook, SharePoint, Teams en Excel.

Je gaat aan de slag bij de Directie Informatievoorziening en Digitale Innovatie (IDI) van het Ministerie van Buitenlandse Zaken. IDI zorgt ervoor dat medewerkers wereldwijd veilig, betrouwbaar en efficiënt digitaal kunnen samenwerken. Daarbij ondersteunt de directie collega’s op ambassades en posten in ongeveer 150 landen bij hun belangrijke werk voor Nederlanders in het buitenland.

Je komt terecht in een betrokken en divers team van professionals met verschillende achtergronden. Samenwerking, innovatie en respect voor verschillen staan centraal. Binnen deze dynamische werkomgeving speel jij als managementondersteuner een belangrijke rol door structuur, overzicht en ondersteuning te bieden aan een directie met internationale impact.

• Een salaris van € 3246,16 tot € 4340,57 o.b.v. 36 uur/ schaal 8, cao Rijksoverheid.
• Reiskostenvergoeding waarbij het OV volledig wordt vergoed.
• Reizen met eigen vervoer geldt een vergoeding van € 0,07 cent per km.
• Deelname aan een pensioenregeling, op te bouwen vanaf week 1.
• Je bouwt naar rato 28,89 dagen per jaar op en je ontvangt 8% vakantiegeld over je verdiende salaris.
• Een eindejaarsuitkering.
• Een gratis wisselend aanbod aan opleidingen & workshops.