Directie secretaresse

Voor onze eindklant is Harvey Nash op zoek naar een Directie secretaresse. Aantal uren per week: minimaal 32 uur. Gewenste startdatum: 20-04-2022. Verwachte einddatum: 4 maanden. Locatie: S-GRAVENHAGE. Deadline: 13 april voor 10:00 uur.

Wij zoeken tijdelijk een ervaren directiesecretaresse die de Directeur van de organisatie ondersteunt in de dagelijkse uitvoering van haar werkzaamheden. De duur van de opdracht staat nog niet volledig vast, maar zal in ieder geval voor een tijdelijke periode zijn.

Je komt tijdelijk bij ons werken in een dynamische en prettige werkomgeving binnen de organisatie. Je maakt deel uit van een betrokken team en werkt direct voor de Directeur en met de andere directie ondersteuners. De rol biedt veel afwisseling en de mogelijkheid om écht van meerwaarde te zijn in een belangrijke periode.

Je ondersteunt de directeur in een dynamische omgeving waar veel schakelen en overzicht houden centraal staan. Je bent verantwoordelijk voor:

• Het beheren van de (digitale) agenda en telefoonverkeer
• Archivering en correspondentie: e-mailafhandeling, opstellen van brieven en documenten
• Het voorbereiden en organiseren van vergaderingen, bijeenkomsten en overleggen
• Ondersteunende administratieve en representatieve taken
• Het plannen en ondersteunen bij dienstreizen
• Het verzorgen van notulen en actielijsten
• Algemene kantoorwerkzaamheden en coördinatie van dagelijkse organisatorische zaken
• Samen met de collega Directie secretaresse
• Hulpverlening, ondersteuning voor Directie Hulpverlening verzorgen

• HBO niveau, bij voorkeur aangevuld met een secretariële opleiding.
• Uitstekende beheersing van relevante softwarepakketten (Outlook, Word, Excel, PowerPoint).
• Ervaring in een soortgelijke functie is gewenst. Je werkt nauwkeurig, gestructureerd en houdt overzicht, ook onder tijdsdruk.
• Je bent flexibel, positief, servicegericht en kunt goed samenwerken.

• Integer, eerlijk en betrouwbaar. Je gaat vertrouwelijk om met gevoelige informatie.
• Organisatorisch sterk en stressbestendig. Je stelt prioriteiten en behoudt rust in hectiek. Proactief, meedenkend en zelfstandig.
• Professioneel en klantgericht, met uitstekende communicatieve vaardigheden.