Managementassistent

Als Managementassistent ben je niet alleen de organisatorische spil, maar ook een moderne 'business partner' voor het management. Ontzorgen en ondersteunen zit in je DNA en je krijgt energie van het slim inrichten van werkprocessen.

Met jouw energie kan het...

• Als Managementassistent ben je niet alleen de organisatorische spil, maar ook een moderne 'business partner' voor het management. Ontzorgen en ondersteunen zit in je DNA, maar je haalt net zo goed energie uit het slim inrichten, digitaliseren en continu verbeteren van werkprocessen.
• Je werkt nauw samen met de managers Corporate Affairs, Legal Affairs en Compliance. Ook ontzorg je de advocaten en bedrijfsjuristen binnen Corporate & Legal Affairs bij hun procesvoering. Vanuit jouw centrale positie help je de collega's om effectief, transparant en toekomstgericht te werken.
• Daarbij kun je rekenen op goede arbeidsvoorwaarden, waaronder de mogelijkheid om je werk flexibel in te delen, een vitaliteitsbudget en een bijdrage aan je pensioen.

Zo ga jij deze uitdaging aan

Als Managementassistent(e) werk je binnen de afdeling Corporate & Legal Affairs voor de Manager Corporate Affairs, de Manager Legal Affairs en de Manager Compliance. Daarnaast help je de advocaten en bedrijfsjuristen van de afdeling bij de procesvoering.

Dit zijn jouw verantwoordelijkheden:

• Je bent regisseur van de agenda's van de managers: je plant niet alleen afspraken, maar denkt actief mee over prioriteiten, voorbereiding en opvolging.
• Je stelt vergaderagenda's op voor afdelingsoverleggen, notuleert, bewaakt actielijsten en zorgt dat acties ook daadwerkelijk worden opgepakt.
• Je reserveert ruimtes en faciliteert hybride en digitale overleggen (Teams/online tools).
• Je vervult een belangrijke rol in de correspondentie tussen advocaten, rechtbanken en andere partijen en voert rolhandelingen uit.
• Je bewaakt planningen en termijnen en zorgt ervoor dat processtukken tijdig en correct worden ingediend bij de desbetreffende instanties.
• Je ondersteunt bij het opstellen en actualiseren van managementrapportages, beheert de systemen en de infosite van de afdeling en zorgt dat informatie logisch, vindbaar en up-to-date is.
• Je bent een voorloper op het gebied van digitale innovaties, zoals AI en moderne Microsoft 365-functionaliteiten.
• Je verkent nieuwe mogelijkheden, test deze in de praktijk en helpt collega's om hier effectief gebruik van te maken.
• Je herkent structurele knelpunten in processen en werkafspraken en vertaalt die naar concrete verbetervoorstellen.
• Je initieert én begeleidt verbeteringen, bijvoorbeeld door documentenstromen te vereenvoudigen, standaardisatie te bevorderen en digitale tools beter in te zetten.